Governance-Planung verbessert Microsoft-SharePoint-Unternehmenssuche

Erfahren Sie in diesen Beitrag, wie ein Governance-Plan die SharePoint-Suche verbessern kann, was er beinhalten und wer ihn ausarbeiten sollte.

Obwohl fast jeder Aspekt von SharePoint von einem gut ausgearbeiteten Governance-Plan profitieren kann, zieht die Suchfunktionalität in Microsoft SharePoint den größten Nutzen daraus.

Wie für alle Teile von SharePoint gibt es eine gute und eine schlechte Nachricht, was die Governance betrifft. Die schlechte Nachricht für viele Unternehmen: Es ist äußerst schwierig, einen Governance-Plan aufzubauen und zu integrieren, wenn es noch nie einen gegeben hat.

Und die gute Nachricht: Sie können mit einem Governance-Plan die Unternehmenssuche schnell konfigurieren und verbessern – und zwar zu fast jedem Zeitpunkt. Ein weiterer Pluspunkt: Wenn Sie einen Governance-Plan für die Unternehmenssuche implementieren, können Sie sofort die Ergebnisse sehen.

Kein erfolgreicher Governance-Plan ist in Stein gemeißelt. Bezogen auf die Unternehmenssuche ist Governance aber besonders flexibel. SharePoint-Implementierungen verändern im Laufe der Zeit einiges, und dies kann sich auf die Suche positiv auswirken.

Mit was sollte sich ein SharePoint Governance-Plan befassen?

Sie haben bislang noch keinen Governance-Plan? Hier sind einige Kriterien, die er beinhalten sollte:

  • Bereiche verwalten;
  • Definieren von Inhaltsquellen;
  • Definieren und Verwalten von Inhaltstypen;
  • Bestimmen von Schlüsselwörtern;
  • mit Tools von Drittanbietern oder benutzerdefinierten Funktionen die Suche erweitern, zum Beispiel als Wildcard-Suche;
  • Fortbildung für Endanwender.

Ein erfolgreicher Governance-Plan für die Unternehmenssuche sollte mit der Bildung eines Projekt-Teams verknüpft werden. Dieses hat die Aufgabe, Governance-Themen zu identifizieren, zu analysieren und auf diese angemessen zu reagieren.

Bei der Bildung eines solchen Teams ist es wichtig zu verstehen, dass die meisten Menschen, die die Suche in SharePoint definieren und konfigurieren, keine Suchexperten sind. Vielmehr handelt es sich dabei, salopp gesagt, im besten Fall um „Leichtgewichte“, was die professionelle Suche betrifft. Fast die gesamte Such-Administration wird heute von SharePoint-Administratoren gemanagt, die nicht als primäre Zielgruppe des Produktes fungieren.

Diejenigen, die tatsächlich auf SharePoint nach Content suchen, sind natürlich Endanwender. Dies bedeutet nicht, dass das Projekt-Team SharePoint-Administratoren ausschließen sollte. Die Konsequenz sollte vielmehr sein, dass es eine breite Vielfalt von Benutzertypen umfasst.

Wer sollte im SharePoint-Projekt-Team Mitglied sein?

Wer in einem Governance-Team für die SharePoint-Suche Mitglied ist, dürfte von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Allerdings sollten zumindest die folgenden Richtlinien zwingend beachtet werden:

  • ein oder zwei wechselnde Positionen, die von einem erfahrenen Endanwender besetzt werden – oder einem Power-User;
  • ein oder mehrere Business-Analysten;
  • ein Server-Administrator;
  • ein Entwickler, der mit den Programmiermöglichkeiten in SharePoint vertraut ist – speziell mit der Such-API.

Endanwender sind zweifellos die zentrale Gruppe: Sie geben oft Feedback, das wichtig für die Implementierung von Suchfunktionalitäten ist. Allerdings neigen sie auch dazu, „anekdotisch“ und benutzerspezifisch zu agieren. Endanwender sprechen mit der authentischen Stimme der Praxiserfahrung, aber sie verfügen in der Regel nur über ein schwach ausgeprägtes technisches Verständnis. Im Endeffekt müssen ihre Erfahrungen – egal ob positive oder negative – sorgfältig von den anderen Team-Mitgliedern interpretiert werden.

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Business-Analysten werden ausgebildet, um die Geschäftsanforderungen von Endbenutzern zu interpretieren und ordnen diese Anforderungen bestehende oder neue Funktionalitäten zu. Analysten können Änderungen an Suchfunktionalitäten aus administrativer Sicht vorschlagen – wie das Erstellen neuer Bereiche. Und sie können kundenspezifische Lösungen empfehlen, zum Beispiel die Entwicklung neuer Webparts für die Suche.

SharePoint-Administratoren sind die Meister der aktuellen SharePoint-Umgebung. Wenn sie die Details einer bestimmten Konfiguration nicht kennen – wie zum Beispiel, wie viele Datensätze in einem bestimmten Suchbereich enthalten sind – dann werden sie es schnell herausfinden. Administratoren sorgen für die empirische Evidenz. Sie erstellen SharePoint-Rechercheberichte und verteilen sie an das Team. Und Administratoren implementieren in der Regel die Entscheidungen des Such-Teams bezüglich der Suchkonfiguration.

SharePoint-Entwickler nehmen alle Informationen auf und arbeiten mit den Business-Analysten zusammen, um die gewünschten, benutzerdefinierten Tools zu implementieren. Viele Organisationen wünschen sich zum Beispiel ein Wildcard-Suchwerkzeug. Obwohl eine ganze Reihe von Herstellern diese Art von Produkten anbieten, kann das eine oder andere Unternehmen beschließen, das Tool stattdessen intern zu entwickeln. Weil Entwickler Ratschläge für Best Practices anbieten können, die die Suchanforderungen von Endanwender treffen, sollten diese deshalb unbedingt an den Sitzungen des Such-Teams teilnehmen.

Treffen sollten sich die Team-Mitglieder mindestens einmal im Monat. Ein Unternehmen, das gerade mit SharePoint anfängt, kann von seinem Such-Team aber erwarten, dass es sich vor und während der ersten Rollouts öfters zusammensetzt.

Was passiert bei einem Treffen des Projekt-Teams?

Inhaltlich befasst sich ein Such-Team mit einer Reihe von Punkten. Nachdem die Aktionen der letzten Meetings besprochen wurden, sollten die Teilnehmer das Feedback der Endbenutzer diskutieren. Beachten Sie, dass dieses Feedback in den meisten Fällen einen eher anekdotischen, persönlichen Charakter hat. 

Endanwender beantworten normalerweise offene Fragen wie: Funktioniert die Suche überall? Ist die Qualität der Suchergebnisse besser oder schlimmer geworden – oder einfach nur gleich geblieben? Funktioniert die Suche für einige Gruppen besser als für andere?

Diese Diskussion sollte möglichst anhand konkreter Beispiele erfolgen. Die Endbenutzer sollten darüber hinaus auch vor dem Team einige Suchanfragen ausführen, und eine Reihe von erfolgreichen und fehlgeschlagenen Suchanfragen demonstrieren. Der Rest des Kommitees diskutiert dann die Ergebnisse, jeweils aus der eigenen Perspektive.

Als nächstes präsentiert der System-Administrator seine Suchberichte. Das Projekt-Team überprüft und bewertet diese Ergebnisse.

Je nach individueller Situation werden sich einige der folgenden spezifischen Aktionselemente ergeben:

  • Definieren, ändern oder löschen von Suchbereichen.
  • Identifizieren Sie häufig missbrauchte Schlüsselwörter und überprüfen Sie, ob diese über den SharePoint-Thesaurus im Hintergrund automatisch korrigiert werden können.
  • Konfigurieren Sie in Einklang mit den verwendeten Stichworten die Funktion beste Suchergebnisse, um so den Benutzern einen Leitfaden an die Hand zu geben für kürzere Suchzeiten mit besseren, geschäftsrelevanten Suchbegriffen.
  • Prüfen Sie Möglichkeiten zur Verbesserung der Anwenderschulung. Die SharePoint-Suche stellt eine Google-ähnliche Keyword-Suche bereit, die Endanwender im Allgemeinen intuitiv finden. Aber die SharePoint-Suche stellt darüber hinaus auch eine umfassendere Suchlösung bereit, die über die einfache Stichwortsuche hinausgeht.
  • Identifizieren Sie die Schwachstellen in der Informationsarchitektur. Beispiel: Nehmen Sie an, Benutzer suchen nach dem Begriff „Rechnungsnummer“. Gleichzeitig ist dies der Name einer Spalte. Diese Art der Suche zeigt den Bedarf dieser Inhalte.

Das Projekt-Team wird eine Reihe von Schwachpunkten finden, um die Suche durch diesen Prozess zu verbessern.

Die SharePoint-Unternehmenssuche funktioniert einigermaßen gut mit den vorgegebenen Standardeinstellungen. Besser ist es jedoch, eine sorgfältig festgelegte Informationsarchitektur und eine durchdachte Taxonomie zu verwenden. Am besten ist es, die Suchoptimierung von Beginn an anzugehen. Aber wenn dies zu Anfang verpasst wurde – und das kommt häufig vor – denken Sie daran: Es ist nie zu spät für den Beginn.

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