Warum personenfokussierte Business Continuity wichtig wird

Was ist personenzentrierte Geschäftskontinuität?

Da Menschen das Bindeglied sind, das ein Unternehmen zusammenhält, ist der Verlust von Mitarbeitern die kritischste Störung, die im Rahmen der Geschäftskontinuität bewältigt werden muss. Die drei anderen Elemente – Prozesse, Technologie und Einrichtungen – sind zwar nicht weniger wichtig, aber es sind Menschen erforderlich, um alle Teile zu einem zusammenhängenden Unternehmen zu verbinden.

In einem Notfall muss die Organisation zunächst die Auswirkungen des Ereignisses auf Mitarbeiter und andere Personen bewerten und anschließend Maßnahmen zum Schutz der Menschen und zur Gewährleistung ihrer Sicherheit ergreifen. Zwei Beispiele hierfür sind Evakuierungs- und Schutzpläne. Ohne Menschen kann es schwierig oder sogar unmöglich sein, auf ein störendes Ereignis zu reagieren und sich davon zu erholen.

Menschen sind für Entscheidungen über die Einführung von Business Continuity- und Disaster-Recovery-Plänen (BC/DR) unverzichtbar. Die BC/DR-Teams sind in der Regel dafür verantwortlich, Ersthelfer, Lieferanten, Behörden, Stakeholder und Familienangehörige der Mitarbeiter über das Ereignis zu informieren. Sie sind auch im Umgang mit der Öffentlichkeit, beispielsweise in sozialen Medien, Fernsehen/Radio und Printmedien, unverzichtbar.

Die Umsetzung eines BC/DR-Plans ist praktisch unmöglich, ohne dass Mitarbeiter an Übungen teilnehmen, Pläne aktualisieren und die Führungskräfte und Stakeholder informieren.

Beispiele aus der Praxis

Die Maßnahmen zur Geschäftskontinuität variieren stark von Unternehmen zu Unternehmen, sodass auch die Einbindung der Mitarbeiter unterschiedlich ausfällt. In größeren Unternehmen kann eine personenorientierte Geschäftskontinuität beispielsweise die Unterstützung durch Mitarbeiter vor Ort oder umfangreiche Schulungen umfassen. In kleineren Unternehmen kann es sich einfach um eine Aktualisierung der Krisenkommunikationspläne handeln, um Missverständnisse zu vermeiden.

Um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wie eine personenorientierte Geschäftskontinuität in der Praxis aussieht, finden Sie hier einige allgemeine Möglichkeiten, wie Sie sich auf die Mitarbeiter im Geschäftsbetrieb konzentrieren können.

• Sicherheit von Mitarbeitern und anderen Personen gewährleisten. Business-Continuity-Pläne sollten idealerweise die Sicherheit der Mitarbeiter und anderer Personen, wie Stakeholder, Auftragnehmer und andere mit dem Unternehmen verbundene Personen, in den Vordergrund stellen. Zu diesen Initiativen können Evakuierungs- und Schutzpläne, die Führung eines Verzeichnisses der Sicherheitsausrüstung und spezielle Unterstützungsmaßnahmen wie Krisenberatung während und nach dem Ereignis gehören.
• Pläne für die Kommunikation mit Menschen. Es ist sowohl während als auch nach einem Ereignis unerlässlich, Mitarbeiter und andere Personen über den Status eines Ereignisses auf dem Laufenden zu halten. Hier kann ein ENS ein wertvolles Instrument sein, um Nachrichten an Personen zu übermitteln und auch Bestätigungsnachrichten zu empfangen. Kommunikationspläne sollten mehrere Kanäle nutzen und leicht zu aktualisieren sein, um die Nachrichten auf dem neuesten Stand zu halten.
• Unterstützung für Remote-Arbeit. Die COVID-19-Pandemie hat gezeigt, wie wichtig Remote-Arbeit ist. Remote-Arbeit sollte für alle Personen, die mit einer Organisation in Verbindung stehen, eine Option sein, sofern dies möglich ist.
• Durchführung von Schulungs- und Sensibilisierungsprogrammen. Business-Continuity-Pläne befassen sich in der Regel mit der Bedeutung der Schulung von Mitarbeitern und Mitgliedern des Notfallteams hinsichtlich ihrer Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Notfall. Sensibilisierungsmaßnahmen, oft in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, halten Mitarbeiter und andere Personen über BC/DR-bezogene Schulungen und Prozesse auf dem Laufenden. Eine wichtige Maßnahme ist die Benennung von Mitgliedern des Notfallteams und deren Schulung hinsichtlich der Pläne und ihrer Aufgaben im Notfall.
• Erstellung von Nachfolgerplänen. Viele Unternehmen übersehen, wer Führungsaufgaben übernehmen soll, wenn die primären Führungskräfte des Unternehmens nicht verfügbar sind. Dies kann ein komplexer Prozess sein und wird in der Regel in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung durchgeführt. Manchmal werden die Schlüsselrollen identifiziert – nicht unbedingt die derzeitigen Inhaber – und festgelegt, welche Position als Ersatz vorgesehen ist. Die Nachfolgerplanung ist eine wesentliche Maßnahme, da sie die Kontinuität der Führung und des Fachwissens im Unternehmen gewährleistet.
• Einrichtung von Mitarbeiterhilfsprogrammen. Diese Programme werden idealerweise in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung entwickelt und konzentrieren sich darauf, Mitarbeitern und anderen Personen während und nach einer Krise zu helfen. Dazu können die Unterstützung von Familienangehörigen von Mitarbeitern, finanzielle Hilfe, psychologische Betreuung und flexible Arbeitsmodelle/Home-Office gehören.
• Richtlinien und Verfahren. Business-Continuity-Pläne sollten Richtlinien und klar definierte Verfahren für verschiedene Notfallszenarien enthalten, wie zum Beispiel Naturkatastrophen, Unwetter, Brände und Cyberangriffe. Die regelmäßige Weitergabe dieser Informationen an die Mitarbeiter ist unerlässlich, damit diese ihre Rollen und Verantwortlichkeiten im Notfall verstehen.
• Regelmäßige Überprüfungen, Übungen und Audits. Business-Continuity-Pläne sind nur so gut wie die darin enthaltenen Informationen und das Verständnis der Mitarbeiter für die Pläne und ihre Aufgaben im Notfall. Regelmäßige Überprüfungen der Pläne stellen sicher, dass sie auf dem neuesten Stand sind, insbesondere die Kontaktinformationen der Mitarbeiter. Übungen stellen sicher, dass die Mitglieder des BC/DR-Teams und die Mitarbeiter wissen, was in einem Notfall zu tun ist. Audits stellen sicher, dass die in den Plänen festgelegten Kontrollen angemessen sind und den bewährten Verfahren entsprechen.
• Kontinuierliche Optimierung. Business-Continuity-Programme sind nicht statisch, sondern sollten regelmäßig von Mitarbeitern innerhalb des Unternehmens überprüft und wo immer möglich verbessert werden.

Vorteile für Unternehmen

Der Hauptvorteil für ein Unternehmen, dessen Mitarbeiter gut informiert und in Business Continuity geschult sind, besteht darin, dass die Überlebenschancen des Unternehmens im Ernstfall viel besser sind als ohne solche Vorkehrungen.

Weitere Vorteile sind der Aufbau einer Unternehmenskultur, die die Bedeutung der Geschäftskontinuität anerkennt, Mitarbeitende mit Vertrauen in ihre Fähigkeit, Notfälle zu bewältigen, ein gestärktes Kundenvertrauen in die Krisenfestigkeit des Unternehmens sowie eine langfristige Verbesserung seines Rufs.

Risiken des Einsatzes von Menschen gegenüber Automatisierung

Mit dem zunehmenden Einsatz von KI in BC/DR-Prozessen kann die Tendenz entstehen, bei der Reaktion auf potenziell störende Ereignisse auf KI zu setzen. Schließlich kann künstliche Intelligenz (KI) Daten zu einem Ereignis sammeln, diese mit historischen Daten aus vielen anderen Ereignissen vergleichen und so programmiert werden, dass sie bestimmte Reaktionen auslöst. Aber ist KI in der Lage, in Notfällen menschenzentrierte Entscheidungen zu treffen?

Vielleicht liegt der Schlüssel in einem Gleichgewicht zwischen technologischen Fortschritten, wie der Automatisierung bestimmter Aktivitäten wie dem Versenden von Warnmeldungen an Mitarbeiter oder der Einleitung von System-Failovers. Ein automatisiertes BC/DR-System, egal ob lokal oder Cloud-basiert, kann spezifische Analysen und Empfehlungen liefern, aber die endgültigen und übergeordneten Entscheidungen sollten weiterhin von Menschen getroffen werden.