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Business Continuity: Arbeitsrollen und Verantwortlichkeiten
Business Continuity ist ein wesentlicher Bestandteil der Recovery-Strategie einer Firma. Stellen Sie sicher, dass diese BC-Rollen und Verantwortlichkeiten im berücksichtigt werden.
Die Rollen und Titel im Zusammenhang mit der Geschäftskontinuität (Business Continuity, BC) sind in den einzelnen Unternehmen sehr unterschiedlich. Unabhängig von der Größe des Teams bleibt die Verantwortung der Beteiligten dieselbe: Die Geschäftsabläufe müssen so schnell wie möglich wieder auf ein normales Niveau gebracht werden.
Mehrere Faktoren bestimmen, wer in einem Unternehmen für die Business Continuity zuständig ist. Einige Firmen verfügen über das Budget, die Ressourcen und das Personal für ein spezielles BC-Team, während sich andere auf die Mitglieder ihres IT-Teams verlassen, um diese Aufgaben zu erfüllen. Unabhängig von der Größe des Teams gibt es fünf Bereiche, für die das Business-Continuity-Personal zuständig ist: Teamleitung, Planmanagement, Risikomanagement, technologisches Disaster Recovery sowie Ereignis- und Krisenmanagement.
Dieser Tipp richtet sich vorrangig an Unternehmen mit spezialisiertem Personal für Business Continuity. Doch auch IT-Abteilungen oder andere Stellen, die entsprechende Aufgaben übernehmen, können von den vorgestellten Strukturen und Empfehlungen profitieren. Der Artikel beschreibt zentrale Rollen und Zuständigkeiten im Bereich der Geschäftskontinuität und gibt Hinweise zur Zusammenstellung eines entsprechenden Teams.
Die Abteilung richtig organisieren
Business-Continuity-Abteilungen können typischen Unternehmensstrukturen nachempfunden werden. Zu den Teammitgliedern gehören ein Leiter, ein stellvertretender Leiter, Leiter verschiedener Funktionen, Mitarbeiter, die für die Funktionsleiter tätig sind, administrative Unterstützung und Mitarbeiter mit speziellen Fähigkeiten und Kenntnissen.
Das folgende Diagramm zeigt die wichtigsten Aufgaben, für die die Mitarbeiter der Business Continuity-Abteilung zuständig sind.
In sehr großen Firmen kann jede der in diesem Diagramm aufgeführten Aufgaben von mehreren Personen wahrgenommen werden. Im Gegensatz dazu sind in kleinen und mittelgroßen Unternehmen eher ein bis drei Personen für die BC zuständig, wobei jeder Mitarbeiter viele verschiedene Funktionen wahrnimmt.
Rollen und Verantwortlichkeiten im Bereich der Business Continuity
Die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs ist eine kritische Aufgabe mit vielen Aspekten, die die Teams bewältigen müssen. In der folgenden Liste werden die wichtigsten Zuständigkeiten von BC-Teams kurz erläutert.
Business-Continuity-Leiter und Stellvertreter
Diese Personen sind für die Beaufsichtigung der Business-Continuity-Aktivitäten und die Koordinierung der Disaster-Recovery-Aktivitäten mit der IT-Abteilung zuständig. Sie führen Besetzungsgespräche und Genehmigungen durch, arbeiten mit der Unternehmensleitung und wichtigen Interessengruppen zusammen und unterstützen bei Bedarf andere Abteilungen.
Planmanagement
Mitarbeiter in diesen Funktionen sind für alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der BC-Planung verantwortlich, einschließlich der Erstellung, Prüfung, Aktualisierung und Ausführung von Plänen. Sie erleichtern Planübungen und -aktualisierungen und leiten Schulungsmaßnahmen für alle Mitarbeiter, einschließlich der Verbreitung von Informationen über bevorstehende Übungen. Die Mitarbeiter des Planmanagements sind auch für die Erstellung von Berichten nach der Übung verantwortlich, die der oberen Führungsebene vorgelegt werden. Je nach Größe und Branche des Unternehmens können auch die Einhaltung von Vorschriften und Überlegungen zur Lieferkette zu den Aufgaben des Planungspersonals gehören.
Risikomanagement
Die mit dem Risikomanagement befassten Mitarbeiter sind für die Vorbereitung, Organisation und Durchführung von Risikobewertungen und Business Impact Analysis (BIA) zuständig. Diese Bewertungen informieren das obere Management über die Risiken, denen ein Unternehmen ausgesetzt ist, und über die wesentlichen Auswirkungen dieser Risiken. Sie befragen die Mitarbeiter zu den Risikokennzahlen, erstellen Berichte über die Ergebnisse der Bewertungen, erarbeiten auf der Grundlage der Ergebnisse Empfehlungen für die Bewältigung von Geschäftsabläufen und präsentieren bei Bedarf Briefings für die Geschäftsleitung.
Technologisches Disaster Recovery
Business Continuity und Disaster Recovery (BC/DR) sind eng miteinander verwobene Konzepte, so dass es wahrscheinlich zu Überschneidungen zwischen den Teams kommt, die an diesen Prozessen arbeiten. Aus technologischer Sicht erfordert die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität eine starke Disaster-Recovery-Infrastruktur, um technische Probleme zu beheben und wichtige Systeme wieder in Betrieb zu nehmen. Ein Verbindungsmann zwischen den Mitarbeitern der Geschäftskontinuität und der IT-Abteilung hält die BC-Teams über die technischen Elemente eines BC/DR-Plans auf dem Laufenden, zum Beispiel über Wiederherstellungsstandorte und Backups. Die Mitarbeiter in diesem Bereich können ihre Expertise auch bei technologischen Entscheidungen wie der Auswahl, dem Testen und dem Einsatz von BC-Software oder der Nutzung von Cloud-basierten Diensten einbringen.
Vorfall- und Krisenmanagement
Bei der Geschäftskontinuität geht es um die Wiederherstellung und Aufrechterhaltung des normalen Betriebs in einer Krise, daher ist das Vorfallsmanagement (Incident Management) von zentraler Bedeutung. Die Mitarbeiter des Vorfallsmanagements sind für die Entwicklung und Übung von Reaktionsplänen für Vorfälle, die Koordinierung der Ereignisbewertung und die Empfehlung erster Reaktionsmaßnahmen verantwortlich. Diese Mitarbeiter helfen dabei, festzustellen, wann ein Vorfall so weit eskaliert ist, dass die Organisation BC/DR-Pläne aktivieren muss.
Die richtigen Leute in den richtigen Rollen einsetzen
Es ist eine Herausforderung, Personal mit Erfahrung im Bereich Business Continuity zu finden. Es gibt zwar einen Talentpool, aber es kann sich als schwierig erweisen, einen Kandidaten mit den spezifischen Fähigkeiten und der entsprechenden Erfahrung zu finden.
Herkömmliche Personalvermittlungsagenturen verfügen möglicherweise nicht über die BC/DR-Kenntnisse und -Kontakte, um geeignete Kandidaten zu identifizieren und zu qualifizieren, aber internetbasierte Suchmaschinen wie Indeed können hilfreich sein. Das Personalberatungsunternehmen BC Management ist auf die Vermittlung von BC/DR-Fachleuten spezialisiert und bietet Beratung bei der Besetzung von solchen Stellen.
Idealerweise sollten alle leitenden Mitarbeiter und Fachexperten mindestens einen entsprechenden anerkannten Berufsnachweis besitzen. Fachzertifikate von anerkannten Hochschulen und Universitäten können ebenfalls zeigen, dass die erforderlichen Fähigkeiten vorhanden sind.
Leitende Angestellte sind dafür verantwortlich, die Charta der Abteilung zu definieren und festzulegen, wie sie funktioniert und mit anderen Unternehmensbereichen zusammenarbeitet. In der Regel sind sie in Abstimmung mit der Personalabteilung an der Bewertung und Auswahl von Bewerbern beteiligt. Die Prüfung der Bewerber und die Überwachung ihrer Leistung sind wichtige Aufgaben der Abteilungsleiter.
