Moderne AV-Technik muss für faire Hybrid-Meetings sorgen
Die Gewährleistung einer gleichwertigen Meeting-Erfahrung für Remote- und Büromitarbeiter ist eine ständige Herausforderung. Anbieter helfen bei der Lösung dieses Problems.
Die Zukunft der Arbeit und wie diese aussehen könnte, ist nach wie vor ungewiss. Die Debatte geht weiter, während Arbeitnehmer angeben, zu Hause produktiver zu sein, aber immer mehr Unternehmen auf eine Rückkehr ins Büro oder zumindest eine teilweise Rückkehr bestehen. Eines ist jedoch fast sicher: Die meisten, wenn nicht sogar alle Geschäftstreffen, werden Video- und Remote-Teilnehmer umfassen.
Mithilfe von hybrider Meeting-Technologie können Remote-Mitarbeitende herausfinden, wie sie sich in Videokonferenzen am besten präsentieren. Durch richtige Bildausrichtung, Hintergrundbeleuchtung und andere grundlegende Best Practices lässt sich das Erscheinungsbild vor der Kamera erheblich verbessern. Gleichzeitig haben viele Remote-Mitarbeiter ihre Heimbüros aufgerüstet, indem sie eine bessere Beleuchtung installierten und Kamerawinkel wählten, die ihr Erscheinungsbild bei geschäftlichen Videokonferenzen verbessern.
Darüber hinaus haben sich die Mitarbeiter bei der Arbeit von zu Hause aus mit einer Vielzahl von Tools für die Zusammenarbeit vertraut gemacht. Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Whiteboarding und Chat sowie KI sind aus Remote-Meetings nicht mehr wegzudenken.
Besprechungsräume kämpfen oft mit schlechter Videoqualität
Leider hinkt die Videoqualität in Besprechungsräumen noch hinterher. Eine typische Videokamera in einem Besprechungsraum erfasst den gesamten Raum. Remote-Teilnehmer erhalten jedoch keine Vollbildansicht jeder einzelnen Person im Raum. Stattdessen sehen sie eine Gruppe von Menschen, die um den Besprechungstisch sitzen. Keiner von ihnen ist optisch so ansprechend oder effektiv wie die Remote-Teilnehmer.
Die Branche arbeitet jedoch daran, die Videogleichwertigheit zu verbessern. Sowohl hardware- als auch softwareseitig verbessern neue Produkte und Funktionen von Kameraherstellern und Videodienstleistern das Erscheinungsbild der Personen in traditionellen Besprechungsräumen. Die Anbieter verfolgen unterschiedliche Ansätze, aber das Ergebnis ist immer dasselbe: Der aktive Sprecher im Besprechungsraum wird so dargestellt, dass er wie ein Remote-Teilnehmer wirkt.
Ein großer Trend in der Hybrid-Meeting-Technologie sind Multikamerasysteme. Diese können automatisch zwischen Kamera-Feeds umschalten oder eine geteilte Bildschirmansicht anzeigen, um die Teilnehmer im Raum besser einzufangen und darzustellen. Diese Funktionen sind zwar beeindruckend und funktionieren in realen Szenarien gut, kommen aber nach wie vor hauptsächlich in hochwertigen oder spezialisierten Besprechungsräumen zum Einsatz. Die meisten Unternehmen haben diese Systeme aufgrund der Kosten und Integrationsprobleme noch nicht eingeführt.
Der Chat während Besprechungen ist ein Problem
Teilnehmer in Besprechungsräumen haben oft weniger Zugriff auf Tools zur Zusammenarbeit als Remote-Teilnehmer. Der Chat ist das beste Beispiel dafür. Remote-Teilnehmer können über den Besprechungs-Chat Nachrichten, Bilder, Dateien und sogar ihre Gedanken und Gefühle austauschen. Die Personen im Besprechungsraum können diesen Chat jedoch möglicherweise gar nicht sehen. Von einer Teilnahme ganz zu schweigen – sie könnten völlig außen vor bleiben.
Da es keine allgemein akzeptierte Lösung für dieses Problem gibt, müssen Unternehmen kreativ werden. Einige prüfen integrierte Software- und Hardwarelösungen, die Chat-Inhalte auf Bildschirmen im Raum oder über spezielle Collaboration-Hubs anzeigen. Die Möglichkeiten reichen von der Verpflichtung der Teilnehmer im Raum, ein Notebook für den Zugriff auf den Chat zu öffnen, bis hin zur Integration eines zusätzlichen Raumdisplaygeräts, das die Chat-Inhalte aus der Ferne kontinuierlich streamt.
Der Aufstieg der KI-Meeting-Assistenten
In ihren täglichen Zoom- und Microsoft-Teams-Meetings haben viele Mitarbeiter eine neue Art von Teilnehmern bemerkt: KI-Meeting-Assistenten.
Diese Tools sind unglaublich leistungsstark. Selbst in ihrer einfachsten Form, der Bereitstellung von Meeting-Transkripten, bieten sie einen enormen Mehrwert. Viele der heutigen Bots gehen jedoch weit darüber hinaus und liefern detaillierte Zusammenfassungen von Meetings. Einige beantworten sogar Fragen während der Besprechung. Mitarbeiter können beispielsweise „Ich habe vor fünf Minuten aufgehört, aufmerksam zuzuhören. Was habe ich verpasst?” ein und sind sofort wieder auf dem Laufenden, ohne sich zu blamieren.
Das Erlebnis in einem persönlichen Besprechungsraum muss mit dem Erlebnis am Computer vergleichbar sein. Andernfalls werden sich sogar RTO-Mitarbeiter dafür entscheiden, von ihrem Schreibtisch aus an Besprechungen teilzunehmen.
Dies ist ein weiteres Problem der Chancengleichheit. Die meisten KI-Assistenzfunktionen sind in Remote-Meeting-Software integriert und für Teilnehmer im physischen Konferenzraum weniger gut zugänglich. Erwägen Sie deshalb Strategien zur Integration von KI-Tools in die Gestaltung von Besprechungsräumen. Idealweise sollte jeder Platz Zugang bieten, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer gleichermaßen davon profitieren.
Kontinuierliche Verbesserung
Die neue Norm am Arbeitsplatz wird möglicherweise noch einige Zeit lang nicht klar definiert sein. Viele Remote-Mitarbeiter sind nach wie vor zurückhaltend, ins Büro zurückzukehren. Es ist doppelt unfair, sie in Meetings weniger effektiv zu machen. Das Erlebnis am Computer muss mit dem Erlebnis in einem physischen Besprechungsraum vergleichbar sein. Andernfalls werden sich RTO-Mitarbeiter (Return To Office) dafür entscheiden, von ihrem Schreibtisch aus an Besprechungen teilzunehmen, wo sie gut zu sehen sind, vor der Kamera gut aussehen und Zugang zu den Tools des Besprechungsraums haben.
Dieses Ergebnis ist natürlich inakzeptabel. Wenn Mitarbeiter den Weg zur Arbeit auf sich nehmen und sich im selben Gebäude befinden, sollten sie auch in den Besprechungsraum gehen. Nichts, nicht einmal Video, kann das persönliche Erlebnis ersetzen.
Es liegt an den Anbietern der Branche, die Technologie für hybride Meetings zu verbessern, indem sie Multikamerasysteme, Optionen für die Zusammenarbeit im Raum und andere Technologien weiterentwickeln, um mehr Gleichwertigkeit in Meetings zu erreichen. Solange diese Funktionen nicht weit verbreitet sind, wird die Gleichwertigkeit in Meetings vom Besprechungsraum bis zum Sitzungssaal ein Thema bleiben. Oft sind die Meeting-Teilnehmer besser an ihrem Schreibtisch aufgehoben.
