Hybride Arbeitsformen sind nicht mehr wegzudenken. Es ist aber eine Herausforderung, Mitarbeitern an entfernten Standorten das gleiche Sitzungserlebnis zu bieten wie denen im Büro.
Hybride Besprechungen werden immer häufiger als Teil des Phänomens der hybriden Arbeit. Hybride Meetings sind eine Erweiterung der hybriden Arbeit und spiegeln als solche die Zusammenarbeit über mehr als einen physischen Raum hinweg wider. Mit der zunehmenden Dezentralisierung des Arbeitsplatzes werden Besprechungen zu hybriden Erlebnissen, bei denen sich nur eine bestimmte Anzahl von Teammitgliedern im selben Raum aufhält.
Diese Zweiteilung stellt die IT vor besondere Herausforderungen. Die IT-Abteilung muss nicht nur mehrere Meeting-Umgebungen unterstützen, sondern auch unterschiedliche Konfigurationen mit jeweils eigenen Endgeräten und Verbindungsmöglichkeiten. Wenn jedoch alles reibungslos funktioniert, profitieren Unternehmen in vielerlei Hinsicht. Lassen Sie uns zunächst einen Blick auf die Grundlagen hybrider Meetings werfen und einige der wichtigsten Herausforderungen und Vorteile diskutieren.
Herausforderungen für Hybrid Meetings
Die größte technologische Herausforderung für hybride Meetings ist das Fehlen einer standardisierten Benutzererfahrung. Selbst innerhalb eines Büros können Meeting-Teilnehmer von verschiedenen Orten aus teilnehmen, zum Beispiel aus Besprechungsräumen, Huddle Rooms oder von ihren Schreibtischen aus. Sie können vom Unternehmen bereitgestellte Geräte verwenden, aber auch private Endgeräte, über die die IT-Abteilung wenig Kontrolle hat. Darüber hinaus können die Teilnehmer je nach Art des Meetings mit einer Mischung aus ruhigen und lauten Umgebungen konfrontiert werden.
Die Unterschiede innerhalb hybrider Besprechungen sind für Remote-Mitarbeiter sogar noch größer. Sie können von zu Hause, aus dem Auto oder von externen Orten wie Cafés aus teilnehmen. All diese Umgebungen stellen die IT-Abteilung vor Herausforderungen, zum Beispiel hinsichtlich ausreichender Bandbreite, sicherer Konnektivität, Endgeräten, die die Meeting-Plattform unterstützen, und einer Umgebung, in der die Audio- und Videoqualität möglicherweise nicht den Anforderungen des Unternehmens entspricht.
Einer der Hauptgründe, warum eine standardisierte Benutzererfahrung so wichtig ist, ist die Notwendigkeit, dass sich Remote-Teilnehmer als auch solche vor Ort während einer Besprechung gleichermaßen einbezogen fühlen.
Abgesehen von diesen technischen Aspekten besteht ein wichtiger Grund für die Bedeutung einer standardisierten Benutzererfahrung darin, dass sich sowohl Teilnehmer an entfernten Standorten als auch Teilnehmer im Büro während einer Besprechung gleichermaßen einbezogen fühlen müssen. Dies ist ein nicht zu unterschätzender Vorteil, vor allem wenn man bedenkt, wie viel Zeit Mitarbeiter in Besprechungen verbringen und dass viele Mitarbeiter ihre Arbeitszeit mittlerweile zwischen Büro und zu Hause aufteilen.
Um wirklich effektive hybride Meetings zu ermöglichen, muss die IT-Abteilung diese Gegebenheiten bei der Auswahl der Technologiepartner berücksichtigen. Unified Communications as a Service (UCaaS) ist nicht gleich UCaaS. Nur wer sich einen Überblick darüber verschafft, wie seine Meetings in der Regel ablaufen, kann die richtige Plattform zur Unterstützung finden.
Vorteile hybrider Besprechungen
Generell sollten die Technologieentscheidungen der IT-Abteilung zur Unterstützung hybrider Meetings mit den Gesamtplänen des Unternehmens zur Einführung eines hybriden Arbeitsmodells übereinstimmen. Besprechungen sind ein wichtiger Anwendungsfall für UCaaS, aber diese Plattformen werden auch für die alltägliche Kommunikation und individuelle Arbeitsweisen genutzt.
Die Vielseitigkeit von UCaaS ist in der Tat einer der wichtigsten Wertfaktoren. Mitarbeiter können einen Großteil ihrer Arbeit an einem Ort erledigen, sei es in Meetings oder in Einzelgesprächen. Wenn all diese Anwendungsfälle sowohl im Büro als auch unterwegs standardisiert sind, ist das hybride Arbeitsmodell natürlich effizienter.
Die Bereitstellung der richtigen Tools für hybride Besprechungen und hybrides Arbeiten im Allgemeinen verbessert auch das Engagement der Mitarbeiter. Wenn Mitarbeiter für Besprechungen nicht zwischen Anwendungen wechseln müssen und die Arbeitsabläufe unabhängig vom Arbeitsort gleich sind, können sie sich besser auf ihre Aufgaben konzentrieren.
Vor allem fühlen sich die Mitarbeiter stärker mit dem Team verbunden, was zu einem stärkeren Sinnempfinden und einer besseren Integration in die Unternehmenskultur führt. In diesem Zusammenhang ist die Entscheidung für UCaaS nicht nur als Möglichkeit zu sehen, hybride Meetings einfacher zu managen.
Ein weiterer wichtiger Vorteil ist, dass hybride Meetings ein idealer Anwendungsfall für KI sind. Alle UCaaS-Anbieter haben bereits zahlreiche KI-Funktionen in ihre Plattformen integriert, zum Beispiel Echtzeitübersetzungen, automatische Meeting-Zusammenfassungen und automatische Bildausrichtung, damit alle Teilnehmer während des Meetings gleichberechtigt auf dem Bildschirm zu sehen sind.
KI-Assistenten und Kopiloten sind schnell zu einer Standardfunktion von UCaaS geworden, und die Anbieter arbeiten mit Hochdruck daran, ihre Plattformen KI-fähig zu machen. Diese Funktionen tragen dazu bei, die Erfahrungen von Mitarbeitern im Außendienst mit denen im Büro zu verknüpfen. Wenn Unternehmen verstehen, was eine hybride Besprechung für ihren Betrieb bedeutet, werden sie diese Tools nutzen, um ihre Besprechungen nahtloser zu gestalten, auch wenn die Mitarbeiter insgesamt immer mehr Vertrauen in KI gewinnen.
