5 Schritte für mehr Gleichwertigkeit bei Hybrid-Meetings
Mitarbeiter müssen unabhängig von ihrem Standort an Meetings teilnehmen können. Neue Tools helfen dabei, eine effektive Kommunikation zwischen allen Beteiligten zu gewährleisten.
Gegenwart und Zukunft der Arbeit sind hybrid. Diese neue Realität bedeutet, dass IT- und Unternehmensleiter sicherstellen müssen, dass Teams unabhängig von ihrem Standort effektiv zusammenarbeiten können.
Heute verlangen mehr als 35 Prozent der Unternehmen von ihren Wissensarbeitern, dass sie zumindest einige Tage im Büro verbringen – durchschnittlich drei pro Woche. 23 Prozent müssen Vollzeit im Büro arbeiten, so die StudieEmployee Engagement Optimization: 2025 von Metrigy, für die 400 Unternehmen befragt wurden. 20 Prozent der Arbeitgeber überlassen ihren Mitarbeitern die Wahl des Arbeitsortes.
Die Anbieter von Unified Communications (UC) gehen das Problem der Meeting-Gleichwertigkeit heute mit Hardware und Software an, die oft auf KI basieren, um das visuelle und akustische Erlebnis zu optimieren. Aber das ist erst der Anfang. Hier sind fünf Tipps, um echte Gleichwertigkeit in Meetings zu gewährleisten.
1. Kameras so aufstellen, dass alle Teilnehmer im Raum zu sehen sind
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Unternehmen alle Teilnehmer im Raum erfassen können. Dazu gehören die Installation mehrerer Kameras im Raum, Kameras in der Mitte des Tisches und der Einsatz von KI, um eine natürlichere Interaktion für diejenigen zu schaffen, die nicht im Raum sind. Untersuchungen von Metrigy haben ergeben, dass etwa 45 Prozent der Unternehmen Kameras in der Tischmitte verwenden und 47 Prozent Mehrkamerasysteme einsetzen. Welche Option gewählt wird, hängt von der Raumgestaltung und den Anforderungen ab.
2. Touch-Displays im Raum bereitstellen
Ohne die Möglichkeit, Inhalte im Besprechungsraum gemeinsam zu bearbeiten, sind Mitarbeiter im Büro bei der Arbeit an virtuellen Whiteboards oder gemeinsam genutzten Inhalten benachteiligt. Wer in Besprechungsräumen auf Whiteboards angewiesen ist, benachteiligt Teilnehmer an entfernten Standorten. Die Lösung besteht in der Bereitstellung von Touchscreens, die die Verwendung von virtuellen Whiteboards und anderen Technologien für die Zusammenarbeit an Inhalten unterstützen. Ein virtueller Touchscreen im Besprechungsraum bedeutet, dass die Teilnehmer im Raum nicht auf ihre individuellen Notebooks schauen müssen, um ein Whiteboard zu überprüfen oder zu bearbeiten. Sie können gemeinsam auf dem Touchscreen im Raum arbeiten und gleichzeitig die Beiträge der entfernten Teilnehmer sehen. Touchscreens können herkömmliche Bildschirme an der Stirnseite des Raums ergänzen oder ersetzen.
Sitzungsleiter müssen aktiv auf entfernte Teilnehmer zugehen, um sicherzustellen, dass deren Stimmen gehört werden. Sie müssen auch regelmäßig Feedback einholen, um festzustellen, ob die Besprechungen nützlich, produktiv und notwendig sind.
3. In-Room-Chat aktivieren
Die Anbieter von Meeting-Apps fügen immer mehr Funktionen hinzu, die es den Teilnehmern im Besprechungsraum ermöglichen, die Unterhaltungen im Chat zu sehen. Dadurch müssen Meetings nicht mehr durch persönliche Geräte ergänzt werden und die Teilnehmer im Raum müssen nicht mehr auf ihre Notebook-Bildschirme starren, um den Meeting-Chat zu sehen.
4. KI nach Bedarf einsetzen
KI-gestützte Meeting-Funktionen werden immer alltäglicher. Dazu gehört die Möglichkeit, einzelne Teilnehmer im Raum zu erfassen und in einer Galerieansicht anzuzeigen sowie die Darstellung der Personen um einen Besprechungstisch zu vereinheitlichen, um ein persönlicheres Erlebnis zu schaffen. KI blockiert auch störende Geräusche von außen und aus dem Hintergrund, die ablenken könnten, und verbessert die Audioqualität im Raum durch den Einsatz intelligenter Mikrofone. Darüber hinaus ermöglichen Zusammenfassungen und Übersetzungen des Meetings in Echtzeit den Teilnehmern, während oder nach dem Meeting Fragen zum Inhalt zu stellen, was die Teilnahme verbessert.
5. Die Leitung von Meetings überdenken
Die Umsetzung der oben genannten Tipps reicht möglicherweise nicht aus, um gleichwertige Besprechungen zu gewährleisten. Sitzungsleiter müssen aktiv auf entfernte Teilnehmer zugehen, um sicherzustellen, dass deren Stimmen gehört werden. Sie müssen auch regelmäßig Feedback einholen, um festzustellen, ob die Besprechungen nützlich, produktiv und notwendig sind.
Meeting-Leiter sollten Funktionen wie einen permanenten Chat in Betracht ziehen, um Diskussionen nach dem Ende einer Besprechung fortzusetzen. Durch den Einsatz von Techniken wie der Verteilung von Notizen, Tagesordnungen und Zielen vor Beginn der Besprechung können Unternehmen die Zeit minimieren, die Mitarbeiter in Besprechungsräumen verbringen, minimieren.
Schließlich sollten IT- und Geschäftsleiter Analysen nutzen, die die Leistung von Besprechungssystemen messen und die Effektivität der Bereitstellung von Besprechungsräumen bewerten. Diese Analysen können der IT- und der Unternehmensleitung die notwendigen Anhaltspunkte für die Überprüfung ihrer Geschäftsstrategien liefern. Strategien für Meeting-Technologie sollten sich nicht nur darauf konzentrieren, dass die Teilnehmer einander sehen können, sondern auch darauf, dass alle ein gemeinsames Erlebnis haben.
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