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12 virtuelle Whiteboard-Lösungen für die Teamarbeit
Diese zwölf virtuellen Whiteboards helfen dabei, das Brainstorming mit neuen, verbesserten Funktionen nachzubilden, da Mitarbeiter in Unternehmen heute an vielen Orten arbeiten.
Online-Whiteboards werden immer häufiger eingesetzt, da Unternehmensteams verstreut arbeiten und die Zusammenarbeit in der Gruppe für die Aufrechterhaltung der Produktivität in der heutigen dezentralen oder hybriden Arbeitsumgebung entscheidend ist. Mit virtuellen Whiteboards können verteilte Arbeitsgruppen auf einer digitalen Leinwand zusammenkommen, um Ideen und Arbeitsabläufe zu entwickeln, ganz so, wie sie es persönlich und vor Ort mit einem einfachen alten Whiteboard mit Trockenlöschung tun würden.
Auch wenn die Zahl der Impfungen zunimmt und andere Daten darauf hindeuten, dass ein Leben wie vor der Pandemie wieder möglich sein könnte, scheint eine vollständige Rückkehr zu einem Arbeitsmodell vor Ort noch in weiter Ferne zu liegen. Die Unternehmen mussten die Art und Weise überdenken, wie ihre Mitarbeiter untereinander Ideen austauschen. Virtuelle Whiteboard-Anwendungen sind dieser Aufgabe gewachsen und bieten mehr Möglichkeiten, um die visuelle Darstellung von Projekten und Ideen für Arbeitsgruppen zu vereinfachen. Im Vergleich zu ihren analogen Vorgängern bieten virtuelle Whiteboards mehr erweiterte Funktionen:
- Dauerhaftigkeit: Benutzer können Whiteboards für praktisch jeden Zweck erstellen und über einen längeren Zeitraum hinweg nutzen.
- Vorlagen: Unterstützt wiederholbare Anwendungsfälle, wie Swimlane Development, Journey Mapping, Produktdesign, Engineering, Erstellung von Prozessabläufen und Kanban-Management für die agile Softwareentwicklung.
- Unterstützung für umfangreiche Inhalte: Ermöglicht es Arbeitsgruppen, Mediendateien, Daten und externe Quellen in Whiteboards einzubetten.
- Integration in die Zusammenarbeit: Arbeitsgruppen können aus Anwendungen für die Zusammenarbeit im Team oder für Meetings auf digitale Whiteboards zugreifen und diese verwalten.
- Verbesserte Präsentationen: Präsentatoren oder Moderatoren können ihre Zuhörer auf eine Reise durch verschiedene Inhalte mitnehmen und die Entwicklung und den Zusammenhang von Konzepten aufzeigen, anstatt sich auf das standardmäßige Folienformat zu beschränken.
- Zurückspulen: Board-Benutzer können ihre Arbeit zurückverfolgen und sehen, wie sich Ideen entwickelt haben.
- Erleichtern (Facilitation): Umfasst Funktionen wie Timer, Gruppierung von Ideen, Abstimmungen und Feedback, um die Erfassung, Entwicklung und Auswahl von Ideen zu unterstützen.
Datenschutz
Für geschäftliche Angelegenheiten spielt die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben eine wichtige Rolle. Nicht alle der untersuchten Anbieter können einen DSGVO- beziehungsweise GDPR-konforme Speicherung und Handhabung der Daten garantieren oder sie machen dazu keine Angaben, was nichts Gutes ahnen lässt.
Ayoa nutzt Amazon EC2, macht aber keine Angaben zum Speicherort. Für die Datenübertragung setzt die Firma auf 256-Bit-TLS-Verschlüsselung. Angaben zur Verschlüsselung auf den Servern gibt es nicht.
Bluescape verschlüsselt die Daten bei der Übertragung (256 Bit TLS) und Speicherung (AES-256). Der Anbieter nutzt seine eigene Cloud mit Rechenzentren in den USA, Unternehmenskunden können die Lösung auch On-Premises einsetzen.
Collaboard setzt auf die Microsoft-Azure-Cloud in Europa, Deutschland und der Schweiz. Ein On-Premises-Einsatz ist ebenfalls möglich. Collaboard verwendet 256-Bit-Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit SSL und AES. Der Anbieter garantiert DSGVO-Konformität.
Conceptboard bietet 256-Bit-TLS-Verschlüsselung bei der Datenübertragung und speichert die Daten 256-Bit-AES-verschlüsselt in der AWS-Cloud in Deutschland. Das Unternehmen garantiert GDPR-Konformität.
Hoylu nutzt die Azure-Cloud-Infrastruktur mit Speicherorten in der EU. Laut Anbieter genügt die Lösung verschiedenen Konformitätsstandards, darunter auch GDPR. Azure Storage verschlüsselt und entschlüsselt transparent mit 256-Bit-AES-Verschlüsselung. Alle Daten, die zu und von Hoylu-Diensten übertragen werden, sind mit dem Protokoll TLS 1.2 verschlüsselt.
iObeya hat seinen Hauptsitz in Frankreich und das Hosting erfolgt für europäische Kunden in Europa, wahlweise in Frankreich oder Irland. Alternativ kann der Kunde die Plattform auch On-Premises betreiben. Die Daten werden bei der Übertragung (TLS 1.2) und Speicherung (AES-256) verschlüsselt.
Klaxoon speichert die Nutzerdaten standardmäßig in Rechenzentren in Europa. Es gelten die europäischen Datenschutzgesetze. Alle Benutzerdaten werden bei der Übertragung (TLS 1.3) und im Ruhezustand (AES-256) verschlüsselt. Backups werden ebenfalls verschlüsselt.
Lucidspark ist laut eigenen Angaben gemäß dem EU-US-Abkommen Privacy Shield zertifiziert und bietet DSGVO-Compliance. Die Daten werden mit TLS 1.2 übertragen und verschlüsselt gespeichert (AES-256).
Microsoft Whiteboard ist Teil von Microsoft 365. Microsoft gibt an, die Whiteboard-Daten in EU-Regionen zu speichern. Die Sicherheits- und Compliance-Angaben entsprechen denen von Microsoft 365: „Microsoft 365 verwendet dienstseitige Technologien, mit denen Kundendaten im Ruhezustand und während der Übertragung verschlüsselt werden. Bei ruhenden Kundendaten verwendet Microsoft 365 Verschlüsselung auf Volumen- und auf Dateiebene. Bei in Übertragung begriffenen Kundendaten verwendet Microsoft 365 mehrere Verschlüsselungstechnologien ..., zum Beispiel TLS und IPSec. Microsoft 365 umfasst außerdem vom Kunden verwaltete Verschlüsselungsfunktionen.“
Miro sichert unter anderen Compliance nach GDPR zu. Die Daten werden in AWS-Rechenzentren im EU-Raum gespeichert. Miro verwendet laut eigenen Angaben „Industriestandardprotokolle und -technologien ..., um die Daten bei der Übertragung zu schützen und zu verschlüsseln.“ Detallierte Infos zur Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung macht das Unternehmen auf seiner Webseite nicht.
Mural ist nach eigenen Angaben unter anderem GDPR Ready. Das GDPRs Ready bezieht sich darauf, dass zum Redaktionsschluss nur die USA als Speicherort möglich waren, die Kunden jedoch „bald“ die Möglichkeit haben sollten, zu wählen, wo ihre Daten gespeichert werden.“ Der Anbieter verschlüsselt alle Kundendaten sowohl im Ruhezustand (mit AES-256) als auch bei der Übertragung („mit TLS-Zertifikaten und öffentlichen/privaten Schlüsseln“).
Stormboard verschlüsselt alle Datenübertragungen mit TLS. Die Daten werden auch im Ruhezustand verschlüsselt, je nachdem, wie hoch das Abonnement ist. Stormboard gibt an, dass „alle gesammelten und gespeicherten Daten der GDPR entsprechen“. Angaben zum Speicherort macht Stromboard nicht, in Sachen Sicherheit wird für mehr Details auf die Angaben von AWS verwiesen.
Fazit
Virtuelle Whiteboards entwickeln sich weiter, um die Anforderungen von Unternehmen in Bezug auf Compliance, Sicherheit und Governance zu unterstützen, indem sie Funktionen wie Verschlüsselung, Single Sign-On (SSO) und Datenspeicherung anbieten. Während die meisten Anbieter SaaS-basiert sind und nur ein Cloud-Angebot zur Verfügung stellen, unterstützen einige die Bereitstellung vor Ort oder selbst verwaltete Bereitstellungen innerhalb von Cloud-Diensten wie AWS, Azure und Google Cloud Platform (GCP).
GDPR- beziehungsweise DSGVO-Konformität ist nicht bei allen Anbietern gewährleistet. Hier empfiehlt es sich, auf eine Lösung zu setzen, die entsprechende Compliance uneingeschränkt garantiert. Falls möglich, kann eine On-Premises-Installation in Eigenregie als Alternative dienen.
Anmerkung der Redaktion: Auf der Grundlage umfangreicher Recherchen zum Markt für virtuelle Whiteboards haben sich die Redakteure von TechTarget auf Online-Whiteboard-Anwendungen konzentriert, die auf entfernte, mehrköpfige Unternehmensteams ausgerichtet sind, die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen und eine Cloud-Bereitstellungsoption bieten. Unsere Recherchen umfassten Daten aus TechTarget-Umfragen sowie Berichte anderer angesehener Forschungsunternehmen, darunter Gartner.
