Die Funktionen von United Communications sind ein Segen für alle, die von zu Hause aus arbeiten. Aber sie haben auch das Potenzial, diese Mitarbeiter zurück ins Büro zu locken.
So sehr sie sich auch bemühen, nur wenigen Unternehmen gelingt es, im Home-Office vollständig effektiv zu arbeiten. Die meisten haben Schwierigkeiten, die richtige Balance zwischen Home-Office und Rückkehr ins Büro zu finden. Hier kommt das Hybridmodell ins Spiel. Doch selbst wenn sich die Mitarbeiter gut an die Arbeit von zu Hause aus gewöhnt haben, fällt es den Unternehmen schwer, ihre Mitarbeiter – freiwillig oder verpflichtend – ins Büro zu holen, selbst wenn es nur zwei oder drei Tage pro Woche sind.
Unternehmensleiter prüfen daher verschiedene Ansätze, um ihre Mitarbeiter zur Rückkehr ins Büro (Return to Office, RTO) zu bewegen. Insbesondere UC-Plattformen (Unified Communications) können sie dabei unterstützen, indem sie die Zusammenarbeit noch effektiver gestalten. Die Idee dahinter ist, dass Mitarbeiter weniger geneigt sind, zu Hause zu bleiben, wenn sie vor Ort besser zusammenarbeiten können.
Der Nutzen von UC für die Remote-Arbeit ist allgemein bekannt. Nun müssen IT-Verantwortliche das Potenzial von UC für die Verbesserung der Zusammenarbeit im Büro evaluieren. Betrachten wir drei Faktoren, die bei der Rolle von UC bei der Rückkehr ins Büro zu berücksichtigen sind.
1. UC-Funktionen sind in einer Büroumgebung wirkungsvoller
Ob zu Hause oder im Büro, die UC-Funktionen sind immer dieselben. Daher reicht die Plattform allein nicht aus, um Mitarbeiter ins Büro zu bringen. Eine Büroumgebung ist jedoch weitaus förderlicher für die Zusammenarbeit durch menschliche Interaktion und intensiveres Engagement als ein Remote-Standort.
Unternehmen haben bereits viel investiert, um das Büroerlebnis attraktiver zu gestalten. Dazu gehören beispielsweise Besprechungsräume, die mit audiovisueller (AV-)Technologie ausgestattet sind und jede Heimbüroausstattung bei Weitem übertreffen. Hier kommt die ganze Bandbreite der UC-Funktionen besonders gut zur Geltung. Die Nutzung dieser Funktionen in einer Umgebung, in der die Teammitglieder physisch anwesend sind, ist einfach immersiver, als wenn ein Mitarbeiter vor seinem PC sitzt oder auf seinem Smartphone tippt, während er auf dem Sofa liegt. Die Teammitglieder fühlen sich stärker miteinander verbunden.
Stellen Sie sich die Gruppendynamik vor, die entsteht, wenn mehrere Personen in Echtzeit an einem Dokument arbeiten oder mit künstlicher Intelligenz interagieren, um spontan neue Ideen zu entwickeln. UC erweitert diese Möglichkeiten zwar auf alle Standorte, an denen Mitarbeitende tätig sind, doch die Erfahrung im Büro ist so viel reichhaltiger: Nicht nur stehen dort hochwertigere AV-Tools zur Verfügung, sondern man kann auch die Interaktion der Kollegen sehen und spüren, die sich zur gleichen Zeit im selben Raum befinden.
2. Direkte Beteiligung an Veranstaltungen
Mit den Veranstaltungsfunktionen steht eine neue Ergänzung der bestehenden UC-Funktionen zur Verfügung. Mit den Veranstaltungsfunktionen können Aktivitäten in einem größeren Rahmen stattfinden, als dies in einem Besprechungsraum möglich wäre. Derzeit werden die Veranstaltungsfunktionen vor allem für Webinare und Broadcast-Veranstaltungen genutzt, aber auch andere kollaborative Aktivitäten sind möglich – zum Beispiel große Teams, die viel Platz für persönliche Treffen benötigen oder in denen mehrere Teams zusammenarbeiten müssen.
Für einige Teammitglieder ist Remote-Arbeit die einzige Option, während andere persönlich teilnehmen könnten und davon viel motivierter wären. Mitarbeitende im Homeoffice haben nur selten Gelegenheit, ihre Kollegen persönlich zu treffen. Da diese Veranstaltungen größer sind als normale Zusammenkünfte, wäre dies ein guter Grund, ins Büro zu kommen.
Ja, diese Art von Veranstaltungen ist naturgemäß meist virtuell, da die Cloud es Unternehmen ermöglicht, kostengünstig ein großes Publikum zu erreichen. Die Veranstaltungsfunktionen von UC sind darauf ausgelegt, ein großartiges Remote-Erlebnis zu bieten. Für interne Zwecke, beispielsweise die teamorientierte Zusammenarbeit, ist das Publikum jedoch nicht so groß, dass Vor-Ort-Veranstaltungen nicht mehr Teammitglieder aufnehmen könnten, als normalerweise im Büro anwesend sind.
Für IT-Verantwortliche bedeutet dies, dass sie die Veranstaltungsfunktionen der UC-Plattformen nicht außer Acht lassen sollten. Diese können eine neue Möglichkeit bieten, mehr Arbeitnehmer zur Zusammenarbeit ins Büro zu holen. Mitarbeiter haben ein natürliches Bedürfnis, an Veranstaltungen persönlich teilzunehmen, wenn sie die Möglichkeit dazu haben.
3. Zusammenarbeit mit Führungskräften und leitenden Angestellten
Hier geht es eher darum, was Mitarbeitende nicht tun können, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. UC erleichtert zwar die Zusammenarbeit aus der Ferne, was nach wie vor ein wichtiger Werttreiber für Unternehmen ist. Die Plattform bietet jedoch auch eine bessere Erfahrung für diejenigen, die im Büro arbeiten. Dieses Versprechen allein reicht jedoch möglicherweise nicht aus, um Mitarbeiter zur Rückkehr ins Büro zu bewegen – es sei denn, man berücksichtigt die anderen Vorteile und Erfahrungen, die sie nur dort erhalten können.
Der beste Weg, um Ihren Wert für das Unternehmen zu zeigen, ist, vor Ort zu sein und im selben Raum mit Ihren Vorgesetzten zu sein, insbesondere als Teamplayer.
Ein Vorteil ist beispielsweise die Möglichkeit, persönlich mit der Geschäftsleitung zusammenzuarbeiten. Für Arbeitnehmer mit einer Gig-Economy-Mentalität ist dies zwar uninteressant, für alle, die jedoch höhere Karriereziele verfolgen, kann es von großem Wert sein. Der beste Weg, um Ihren Wert für das Unternehmen zu zeigen, ist, vor Ort zu sein und im selben Raum mit Ihren Vorgesetzten zu sein, insbesondere als Teamplayer. Einiges davon lässt sich auch aus der Ferne vermitteln, aber um im Beruf voranzukommen, muss man Beziehungen aufbauen. Für Mitarbeiter gibt es keinen besseren Weg, dies zu tun, als im Büro zu sein.
Technisch versierte Mitarbeiter sind möglicherweise zur richtigen Zeit am richtigen Ort, um Führungskräften zu zeigen, wie sie mit fortschrittlichen UC-Funktionen die Zusammenarbeit aller verbessern können. Für die IT-Abteilung ist es noch wichtiger, Führungskräfte und leitende Angestellte mit den Funktionen von UC vertraut zu machen. Durch den praktischen Umgang mit UC werden Führungskräfte für Home-Office-Mitarbeiter nicht nur besser sichtbar, sondern können auch einen effektiven Beitrag zur Zusammenarbeit im Büro leisten.
UC-Plattformen können schließlich die Rückkehr ins Büro unterstützen, indem sie Unternehmen dabei helfen, ihre Initiativen zur Förderung der Unternehmenskultur wiederzubeleben. Mit UC kann die IT-Abteilung den Führungskräften zeigen, dass ihre Anwesenheit ein wichtiger Grund für die Präsenz der Mitarbeitenden vor Ort ist. UC ist hier auf subtile Weise der gemeinsame Nenner, da es die Plattform für alle sein wird – für Remote-Mitarbeiter, Büroangestellte und Führungskräfte.
