Remote-Arbeit: Produktiv bleiben mit Standard-UC-Tools

Business Continuity in Krisenzeiten erfordert das Befolgen von Best Practices für Remote-Arbeit. Damit wird die Anwendererfahrung gewahrt und die Büroarbeiter bleiben produktiv.

Die meisten Organisationen halten Business Continuity, also die Geschäftsfortführung im Krisenfall, unter normalen Bedingungen für selbstverständlich. Das Ganze steht aber auf dem Prüfstand, wenn es zu widrigen Umständen kommt. Jedes Unternehmen muss, in unterschiedlichem Maße, seinen Betrieb in drei Bereichen aufrechterhalten: Kunden, Mitarbeiter und Lieferkette.

Während eine umfassende Business-Continuity-Strategie alle drei Gebiete berücksichtigt, wollen wir uns auf die Anforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter konzentrieren. Um die Geschäftsfortführung für Mitarbeiter zu gewährleisten und ihre Produktivität nicht zu gefährden, sollten Unternehmen zwei Best Practices in Erwägung ziehen.

Idealerweise sollte die IT diese als Bausteine für einen ganzheitlicheren Ansatz nutzen, der die Anforderungen von Kunden und der Lieferkette auch einbezieht, wenn sich die Bedingungen ungewöhnlich stark verschlechtern.

Betrachten Sie Remote-Arbeit als neue Normalität

Einige negative Szenarien sind von relativ kurzer Dauer und haben nur begrenzte Auswirkungen. Somit können Organisationen sie in der Regel bewältigen, indem sie reaktiv handeln. Unternehmen müssen Vorkehrungen treffen, wenn die Bedingungen unvorhersehbarer werden und längerfristige Auswirkungen haben.

Das Coronavirus ist nur ein Beispiel für eine Unterbrechung der Geschäftstätigkeit, deren Dauer und Folgen völlig unbekannt sind. Zwar sind diese spezielle Bedrohungen irgendwann vorbei, doch vergleichbare Pandemien lassen sich auch künftig nicht ausschließen, während es zu einer immer stärkeren Globalisierung der Volkswirtschaften kommt. Das Gleiche gilt für extreme Wetterbedingungen, die die normalen Arbeitsabläufe in Büros in vielerlei Hinsicht auf den Kopf stellen können.

Diese Elemente konfrontieren jedes Unternehmen mit neuen Risikoformen, die nicht seiner Kontrolle unterliegen. IT-Entscheider müssen sich stattdessen auf Faktoren konzentrieren, die sie kontrollieren können, etwa indem sie mehr Remote-Arbeit fördern oder sogar fordern.

Obwohl Best Practices für Remote-Arbeit die disruptiven Risiken einer Pandemie oder Naturkatastrophe nicht eliminieren können, lassen sie sich damit sicherlich minimieren. Viele Mitarbeiter begrüßen Remote Working oder bevorzugen es sogar. Aber es wird häufig nicht als Regel, sondern als Ausnahme angesehen.

Obwohl Remote-Arbeit die disruptiven Risiken einer Pandemie oder Naturkatastrophe nicht eliminieren kann, lassen sie sich damit sicherlich minimieren.

Der Trend zum Home-Office beschleunigt sich allerdings. Deshalb wären Unternehmen gut beraten, mehr Remote-Arbeitsplätze vorzusehen. Viele Beschäftigte werden Remote-Arbeit als neue Normalität befürworten, solange es aus ihrer Sicht aus den richtigen Gründen geschieht. Anstatt Remote-Arbeit als Mittel einzusetzen, um Kosten für Büroräumlichkeiten einzusparen, ist es besser, die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter in den Vordergrund zu stellen sowie die heutigen Digital Workstyles zu fördern.

Notwendigkeit für standardmäßige Collaboration Tools

Eine wichtige bewährte Praxis der Fernarbeit ist die Bereitstellung von Collaboration Tools. Home-Office bietet etliche Vorteile. Aber es ist nicht leicht, in Isolation oder ohne direkten Kontakt zum Vorgesetzten zu arbeiten. Collaboration-Plattformen, wie Unified Communications (UC), haben nur dann einen Wert, wenn die Menschen sie auch verwenden. Daher muss die IT-Abteilung Best Practices anwenden, um die Akzeptanz unter den Endnutzern zu forcieren. Die Anwendungen müssen intuitiv bedienbar sein und eine bessere Benutzererfahrung bieten als die bereits von den Mitarbeitern bisher eingesetzten Tools.

Je stärker Organisationen verteilt sind und je mehr Mitarbeiter vom Home-Office aus arbeiten, desto größer ist die Notwendigkeit für eine zentralisierte Plattform, die eine konsistente Benutzererfahrung und ein einheitliches Set an Tools zur Zusammenarbeit bietet. Damit Remote-Arbeiter in Teamumgebungen produktiv sind und die Business Continuity sicherstellen, müssen die Tools genauso problemlos funktionieren wie im Büro.

Für die IT bietet sich als Ausgangspunkt zur Standardisierung von Collaboration Tools an, die aktuelle Nutzung verschiedener Anwendungen basierend auf der Netzwerkaktivität zu beobachten. Falls Netzwerk-Reporting-Tools nur begrenzt verfügbar sind, könnte die IT auch Endnutzer oder Teamleiter befragen, um Daten zu erfassen, welche Tools für die Zusammenarbeit am hilfreichsten sind. Dabei gilt es, alle Umgebungen (Desktop-, Mobil- und Remote-Nutzung) zu berücksichtigen. Ein Ansatz wäre zum Beispiel eine Online-Umfrage unter allen Mitarbeitern. Die IT kann Umfragen mit eher qualitativen Ansätzen ergänzen, etwa das Hosten von Lunch-and-Learn-Veranstaltungen, um offen über Collaboration-Anforderungen zu sprechen.

Dies ist ein zentraler Bestandteil des UC-Mehrwertversprechens, und die IT muss das klar an die Mitarbeiter kommunizieren. Außerdem muss sie die Einführung durch Maßnahmen wie personalisierte Schulungen, How-to-Ressourcen, Team-Training-Webinare und sogar Gamification unterstützen. Ganz gleich, welchen Ansatz Unternehmen wählen: Das Ziel sollte darin bestehen, dass die Mitarbeiter, die im Home-Office arbeiten, diese Tools als beste Möglichkeit betrachten, um produktiv zu sein. Im Gegensatz dazu steht die Nutzung vieler unterschiedlicher Anwendungen, die möglicherweise ihre Kollegen im Büro einsetzen – oder auch nicht.

Nächste Schritte

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