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Probleme beim Einsatz mehrerer Collaboration-Anwendungen

Unternehmen nutzen oft eine Vielzahl von Collaboration-Plattformen. Was sollten Unternehmen wissen, wenn sie mit mehreren Anwendungen zur Teamzusammenarbeit jonglieren?

Die Betreuung mehrerer Anwendungen für die Zusammenarbeit kann eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich bringen. Dies ist ein wichtiges Thema, da die meisten Unternehmen mehr als eine Collaboration-Plattform verwenden, die häufig sowohl die Teamzusammenarbeit als auch Unified Communications (UC) umfassen. Die Dinge werden noch komplizierter, wenn mit externen Parteien zusammengearbeitet wird, da diese möglicherweise andere Plattformen als das eigene Unternehmen verwenden.

Das Jonglieren mit mehreren Anwendungen für die Teamzusammenarbeit ist weitgehend unvermeidlich. So viele Anwendungen sind heute Cloud-basiert. Ihre benutzerzentrierte Natur bedeutet, dass es für Einzelpersonen oder Teams einfach ist, auf die Plattform zuzugreifen, die ihren Bedürfnissen am besten entspricht, ohne die IT-Abteilung mit einzubeziehen. Folglich ist es für die IT-Abteilung nicht realistisch, eine einzige Plattform für alle Formen der Zusammenarbeit vorzuschreiben. Stattdessen sollte der Schwerpunkt darauf liegen, den besten Weg zur Bewältigung der wichtigsten Herausforderungen zu finden. Auf einer hohen Ebene ist es vielleicht am besten, die Anliegen zweier Gruppen zu berücksichtigen: IT und Endbenutzer.

Herausforderungen für die IT

Es liegt auf der Hand, dass die Unterstützung mehrerer Plattformen höhere Anforderungen an die IT-Abteilung stellt, insbesondere wenn die Endbenutzer ihr eigenes Ding machen und anfangen, Angebote in Verbraucherqualität zu nutzen. Diese Anwendungen lassen sich möglicherweise nicht gut in andere Plattformen integrieren, bieten zu wenig Funktionen und könnten neue Sicherheitsrisiken mit sich bringen. Während sie für Endbenutzer möglicherweise bequem sind, könnten sie für die IT-Abteilung problematisch sein. Diese Aktivität sollte dann so weit wie möglich unterbunden werden.

Je mehr Plattformen und Anwendungen eingesetzt werden, desto schwieriger wird es also, eine nahtlose Zusammenarbeit auf allen Ebenen zu erreichen.

Unabhängig davon, welche Plattform für die Zusammenarbeit verwendet wird, erfordert die Unterstützung mehrerer Plattformen, dass die IT-Abteilung mehr bewegliche Teile verwalten muss, um sicherzustellen, dass sie alle zusammenarbeiten. Die grundlegende Aufsicht –darunter Passwortverwaltung, Nutzungsrichtlinien, administrative Kontrolle und die Einhaltung von Branchenvorschriften – wird der IT-Abteilung obliegen. Die benötigt so eventuell mehr Ressourcen. Lizenzkosten sind ein weiterer Gesichtspunkt, da es bei der Unterstützung mehrerer Plattformen keine Größenvorteile gibt. Dadurch könnte die Investition in die Zusammenarbeit kostspieliger werden, als sie sein müsste.

Herausforderungen für Endanwender

Die Art und Weise, wie Mitarbeiter mit verschiedenen Anwendungen für die Zusammenarbeit im Team interagieren, birgt eine Reihe unterschiedlicher Herausforderungen, da jede Plattform über ein eigenes Nutzungserlebnis (User Experience, UX) verfügt. Einige Mitarbeiter arbeiten am besten mit Video zusammen, während andere mobile Lösungen bevorzugen. Fortgeschrittene Anwender werden sich um eine Anpassung bemühen, um ihr Nutzungserlebnis persönlicher zu gestalten. Es ist unwahrscheinlich, dass sich all diese Bedürfnisse mit einer Plattform erfüllen lassen. Die Zusammenarbeit könnte so zu einem chaotischen Prozess werden, bei dem viel Aufwand erforderlich ist, um diese Silos zu überbrücken. Das ist eine kritische Überlegung, da sie den Kernnutzen der Plattformen untergräbt, die Mitarbeiter produktiver zu machen.

Eine damit zusammenhängende Frage dreht sich um eine konsistente UX, die ebenfalls zur Produktivität beiträgt. Grundlegende Funktionen wie Chat, Kalenderintegration oder die Verwaltung von Besprechungen werden sich von Plattform zu Plattform unterscheiden, ebenso wie Merkmale wie mobile Unterstützung oder die Fähigkeit der Plattform, Browser-basierte Anwendungen zu ermöglichen. Wenn die Telefonie ein wichtiger Kanal für die Zusammenarbeit ist, ist die Unterstützung des nativen öffentlichen Telefonnetzes (PTSN) erforderlich, und das ist nicht auf allen Plattformen gegeben.

Ein konsistentes Nutzungserlebnis ist von zentraler Bedeutung für das Leistungsversprechen der UC. Je mehr Plattformen und Anwendungen eingesetzt werden, desto schwieriger wird es also, eine nahtlose Zusammenarbeit auf allen Ebenen zu erreichen. IT-Entscheidungsträger müssen darauf vorbereitet sein, gemischte Umgebungen zu verwalten, indem sie Tutorials und andere Schulungsmethoden nutzen, um Anwendern beizubringen, wie sie plattformübergreifend arbeiten können.

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