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Wie Unternehmen Collaboration Tools erfolgreich einsetzen

Wie ein Unternehmen Team Collaboration Tools einsetzt, hängt von seiner allgemeinen Strategie, den Bedürfnissen der Endbenutzer, aber auch von deren Akzeptanz ab.

Der Einsatz von Team-Collaboration-Lösungen wird immer beliebter, da Unternehmen die Bedürfnisse der Mitarbeiter nach Messaging-Plattformen und persistenten Tools, die sich in Workflows integrieren lassen, erfüllen wollen. Da Collaboration-Anbieter ihre Angebote um robustere Funktionen wie Videokonferenzen erweitern, steigt die Nachfrage nach diesen Tools.

Unternehmen, die eine Schatten-IT bei Collaboration-Plattformen vermeiden wollen, zum Beispiel in Form von Slack, Microsoft Teams, Cisco Webex Teams und Workplace by Facebook, können zwei Bereitstellungswege einschlagen. Sie können eine unternehmensweite Bereitstellung einer einzelnen Plattform angehen oder einzelnen Abteilungen die Bereitstellung eines eigenen Dienstes ermöglichen. Wie ein Unternehmen die Collaboration-Lösung einsetzt, hängt von der gesamten Unified-Communications- und Collaboration-Strategie ab.

Wie setzt man Team-Collaboration-Plattformen ein?

Unternehmen haben in der Regel zwei Einsatzmöglichkeiten: Stand-Alone oder integrierte Anwendungen. Einige Unternehmen betrachten die Messaging-orientierte Zusammenarbeit vielleicht nicht als wichtiges Element ihrer UC-Strategie, aber sie setzen eine eigenständige App wie Slack ein, um ihr UC-Portfolio zu ergänzen.

Der Einsatz von eigenständigen Plattformen gibt den Geschäftsbereichen auch die Möglichkeit, die Tools auszuwählen, die ihren Anforderungen entsprechen. Dieser Ansatz führt jedoch mehrere Plattformen im gesamten Unternehmen ein, was der IT-Abteilung Kopfschmerzen bereitet.

Andere Unternehmen betrachten Team-Collaboration dagegen als zentral für ihre UC-Strategie und möchten eine einzige Plattform einsetzen, die sich mit UC integrieren lässt, wie zum Beispiel Microsoft Teams. Eine integrierte Plattform verknüpft das Collaboration Tool mit den UC-Plattformen der Mitarbeiter und gibt der IT eine zentrale Kontrolle über die Bereitstellung und den Informationsaustausch der Mitarbeiter. Eine einzige, unternehmensweite integrierte Bereitstellung bietet jedoch möglicherweise nicht alle Funktionen und Fähigkeiten, die Mitarbeiter benötigen.

Was sind Herausforderungen beim Einsatz von Collaboration-Plattformen?

Die Akzeptanz bei den Endanwendern kann ein wesentliches Hindernis für jede Team-Collaboration-Bereitstellung sein. Wenn ein Unternehmen eine Plattform einführt, die nicht das bietet, was Mitarbeiter wollen, kann es sein, dass sie die Plattform nicht annehmen.

Einige Unternehmen haben möglicherweise nur begrenzte Möglichkeiten für die Einführung einer Collaboration-Plattform, da sie spezifische Sicherheits- oder Compliance-Anforderungen haben. Unternehmen mit mehr Flexibilität sollten die Geschäftsbereiche einbeziehen, um einen Collaboration-Service einzuführen, der ihren Bedürfnissen entspricht und sich in ihre Arbeitsabläufe integrieren kann. Die Beteiligung der Endbenutzer am Entscheidungsprozess stellt sicher, dass das Unternehmen Collaboration Tools einführt, die von den Benutzern eingesetzt werden.

Wie managt man Team-Collaboration-Plattformen?

Die Bereitstellung mehrerer Collaboration-Plattformen zur Erfüllung unterschiedlicher Abteilungsanforderungen kann der IT-Abteilung Kopfzerbrechen bereiten – insbesondere, wenn die Plattformen außerhalb der IT eingesetzt werden. Aber die IT-Abteilung kann einige Schritte unternehmen, um den Einsatz dieser Plattformen einzudämmen und ihnen ein gewisses Maß an Kontrolle zu bieten.

Die IT-Abteilung sollte die Benutzer darüber informieren, wie genehmigte Plattformen ihre spezifischen Arbeitsabläufe verbessern, und sie sollte Kennzahlen messen können, die Verbesserungen im gesamten Unternehmen aufzeigen. Der Support der Community durch Teamkanäle, um Best Practices anzubieten und Fragen zu beantworten, kann dazu beitragen, die Akzeptanz zu fördern.

Die IT-Abteilung muss Team-Collaboration genau wie Unified Communications verwalten und sicherstellen, dass die Lösung die Standards für Netzwerkverfügbarkeit, Sicherheit und Compliance erfüllt. Die Integration der Collaboration-Lösung mit der Personalabteilung kann außerdem sicherstellen, dass während des Onboardings Benutzerkonten angelegt werden, und dass die Berechtigungen entzogen werden, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

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Artikel wurde zuletzt im Juli 2019 aktualisiert

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