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Fünf Schritte für eine erfolgreiche Videokonferenz-Strategie

Wenn Sie Videokonferenzen erfolgreich einsetzen möchten, dann helfen Ihnen dabei die nachfolgenden fünf Tipps von unserem Experten, die auf einer Umfrage basieren.

Für einen erfolgreichen Einsatz von Videokonferenzen können Sie nicht einfach einen Video-Client installieren und den Anwendern eine Webcam in die Hand drücken. Unternehmen mit einer guten Strategie für Videokonferenzen können bessere Erfolge beim Einsatz verzeichnen als Firmen, die überhaupt keinen Plan haben. Das besagt eine Studie der technischen Beraterfirma Nemertes Research.

Zu einer erfolgreichen Strategie für Videokonferenzen und einem erfolgreichen Einsatz gehören diverse Faktoren. Damit sind laut einer Nemertes-Umfrage unter anderem Akzeptanzprogramme und Videoanalyse gemeint. Insgesamt wurden mehr als 400 IT-Leiter in verschiedenen Branchen befragt.

1. Finanzielle Förderung. Wie ein Unternehmen für Videokonferenzen zahlt, ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg. Die IT-Leiter mit den erfolgreichsten Einsätzen haben auf ein dediziertes Kollaborations-Team gesetzt, das die Ausgaben für die Videokonferenzen fördert. Die IT trifft hingegen die Kaufentscheidungen.

Der Nemertes-Analyst Irwin Lazar sagt, dass „die Entscheidung bei der IT liegen muss“. „Der Hauptgrund dafür ist, dass die Unterstützung von Video aus Netzwerksicht das Schlechteste aus beiden Welten birgt.“

Videokonferenzen können für die IT-Abteilung ein Alptraum sein, weil sie viel Bandbreite benötigen und sensibel auf Latenz reagieren. Liegt die Kaufentscheidung bei der IT, hat die darüber wesentlich bessere Kontrolle.

2. Akzeptanzprogramme. Eine erfolgreiche Videokonferenzstrategie sollte ein Programm für Benutzerakzeptanz und Bewusstseinsbildung enthalten. Fast ein Viertel der befragten IT-Leiter betreiben Akzeptanzprogramme in ihrem Unternehmen. Zu den Programmen gehören Schulungen, Fernkurse und Programme, die Trainer zu unterrichten. Mehr als die Hälfte der Firmen mit Akzeptanz- und Bewusstseinsprogrammen beschäftigen innerhalb der IT-Abteilung dediziertes Marketing-Personal.

„Das lässt sich nicht einfach verkaufen“, kommentiert Lazar in einem Webinar. „Sie müssen die Anwender von den Vorteilen überzeugen.“

Unternehmen mit dedizierten Marketing-Leuten und einem Akzeptanzprogramm können laut Lazar eine Erfolgsrate vorweisen, die 67 Prozent höher ist als bei Firmen, die Video einfach eingesetzt haben und sich dann um das nächste Projekt kümmerten.

3. Analyse. Eine erfolgreiche Videokonferenzstrategie sollte Analysemöglichkeiten enthalten, um die Nutzung zu messen. Der Großteil der Unternehmen benutzt Analyse, um diverse Metriken wie zum Beispiel Video-Performance, Qualität und Länge der Anrufe zu messen, erklärt Lazar.

Die meisten Firmen verwenden die Metriken, die der Anbieter der Videokonferenzen zur Verfügung stellt. Ein kleiner Prozentsatz setzt hingegen auf Analyse-Tools von Drittanbietern. Lazar meint, dass sich beim Erfolg keine Unterschiede messen lassen, egal ob die Unternehmen die Analysewerkzeuge der Videokonferenzanbieter oder die von Dritten nutzen.

4. Einzelner Videoanbieter. Unternehmen mit einer erfolgreichen Videokonferenzstrategie setzen außerdem auf die gleichen Provider für die Raumvideokonferenzen und die für den Desktop.

„Ein einzelner Anbieter ist besser als Flickschusterei, bei der man mehrere Systeme unter einen Hut bringen will“, sagt Lazar. Firmen, die auf einen einzigen Anbieter setzten, waren zu 22 Prozent erfolgreicher als Unternehmen, die Videokonferenzservices gemischt haben.

5. Raum- und Desktop-Video. Erfolgreiche Unternehmen haben weiterhin dedizierte Systeme für Räume in kleinen Besprechungszimmern eingesetzt und keinen PC mit einer Webcam oder ein Notebook benutzt. Laut Lazar kann es zu Problemen mit der Steuerung kommen, wenn anstelle eines dedizierten Systems ein Notebook oder ein PC als Endpunkt für das Videokonferenzsystem verwendet wird. Zum Beispiel könnte ein Update der Software einen PC mehrere Stunden lahmlegen oder ein Notebook könnte durch ein anderes ersetzt werden, das nicht schnell genug ist, um Video laufen zu lassen.

Unternehmen bevorzugen außerdem dedizierte Systeme für Räume, um damit in den Genuss von Rauschunterdrückung und Sprecherverfolgung zu kommen, sowie mehrere Arten an Meeting-Services einsetzen zu können.

Neben einem dedizierten System für Räume benutzen Unternehmen mit einer erfolgreichen Videokonferenzstrategie auch Desktop-Videokonferenzen. Zwei Drittel der IT-Leiter sagten, dass sie Desktop-Videokonferenzen bereits nutzen oder planen, das zu tun. Viele Desktop-Clients für Unified Communications ermöglichen Video. Laut Lazar hilft das bei der Akzeptanz von Desktop-Videokonferenzen.

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