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Fünf Tipps für die Verwaltung von Team-Collaboration-Apps
Das Management von Team Collaboration kann schwierig sein, wenn sich die IT-Abteilung mit mehreren Apps beschäftigen muss. Unsere Tipps helfen, die Nutzererfahrung zu verbessern.
Team-Collaboration-Apps fassen in Unternehmen schnell Fuß. Damit wird die interne und externe Zusammenarbeit harmonisiert. Weiterhin können verteilte Arbeitsgruppen besser kommunizieren und Informationen teilen. Die Nutzung von Team-Collaboration-Apps nimmt zu, aber gleichzeitig steigen auch die Herausforderungen für die IT-Abteilung beim Management.
Nur knapp unter einem Drittel der Unternehmen haben eine einzelne, unternehmensweite Plattform für Team Collaboration im Einsatz. Das geht aus einer Studie von Nermertes Research hervor. Die meisten Firmen werden vor Herausforderungen beim Management gestellt, weil sie verschiedene Apps unterstützen müssen, die von den Geschäftsfeldern entwickelt werden oder sich nicht unter der Kontrolle der IT-Abteilung befinden.
Wie jonglieren die Unternehmen nun die verschiedenen Team-Collaboration-Apps? Nachfolgend finden Sie fünf Tipps für das Management von Team Collaboration.
1. Berücksichtigen Sie die Geschäftsmetriken
Nemertes findet immer wieder einen direkten Zusammenhang zwischen dem Einsatz von Collaboration-Apps und Anwendungen für bestimmte Business-Anforderungen. Setzen Sie Team-Collaboration-Apps nur deswegen ein, weil Sie sie toll finden, dann dürfte die Akzeptanz bei den Nutzern eher dürftig sein. Betreiben Sie aber den zusätzlichen Aufwand, die Anwender zu schulen und zeigen ihnen, wie Team-Collaboration-Apps die spezifischen Arbeitsabläufe verbessern können, lassen sich die Verbesserungen messen und auch protokollieren. Mögliche Bereiche sind Software- und Produktentwicklung, Reaktionen von Kunden und Verkaufszahlen.
2. Managen Sie Team Apps genauso wie UC
Unterstützt Ihre Team-Collaboration-App Sprache und Video, dann müssen Sie entsprechend die Verfügbarkeit garantieren. Benutzen Sie eine gehostete Anwendung, dann überwachen Sie auf Ausfälle und kommunizieren solche Informationen an die Nutzer. Erkundigen Sie sich, welche Management-Möglichkeiten es bei Sprache und Video gibt. Fragen Sie einfach beim Anbieter der Team-Collaboration-App nach oder bei einem Drittanbieter, der Management-Tools für Sprache und Video entwickelt.
3. Verfolgen Sie eine solide Strategie für Sicherheit und Compliance
Für die meisten Unternehmen bedeutet eine Sicherheitsstrategie, dass sie Single Sign-on (SSO) aktivieren, das Management für Team-Collaboration-App in die MDM-Plattform (Mobile Device Management) integrieren und die je nach Betriebssystem Kontrollen für Aufbewahrung und Compliance implementieren. Es bedeutet aber auch, dass Sie die Security-Ankündigungen des Anbieters verfolgen oder Patches einspielen müssen, wenn die Software am eigenen Standort oder in einer Private Cloud läuft.
4. Integrieren Sie Provisioning in Ihren HR-Prozess
Bringen Sie Team Collaboration Provisioning in den HR-Prozess ein, werden die Team-Collaboration-Konten bereits angelegt, wenn neue Mitarbeiter anfangen. Bei Verlassen der Firma werden die Rechte entsprechend gelöscht. Provisioning sollte weiterhin kontrollieren, wer auf welche Workspaces Zugriff hat.
5. Stellen Sie Community Support zur Verfügung
Team-Collaboration-Apps wurden unter anderen deswegen so gut angenommen, weil sie die Anwender mit wenig oder gar keinen Schulungen sofort nutzen können. Das bedeutet aber nicht, dass Sie Schulungen und Support komplett ignorieren dürfen. Etablieren Sie am besten einen Community-Kanal in der App oder den Apps und stellen dort Tipps, Tricks, Best Practices und Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Verfügung. Sie werden schnell herausfinden, dass Anwender Informationen teilen, die den Mitarbeitern helfen, alle Vorteile oder nativen Möglichkeiten der App nutzen zu können. Sie verbessern die Nutzererfahrung für die Zusammenarbeit auch mit Eingliederungen und Plug-ins.
Management von Team Collaboration garantiert keinen Erfolg, aber es hilft, Fehler bei der Akzeptanz zu vermeiden. Seien Sie beim Management von Performance, Schulungen, Berichterstattung und Support proaktiv. Dann sehen Sie durch die Investition in Team Collaboration wahrscheinlicher messbare Ergebnisse beim Unternehmenswert.
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