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Apps für vernetzte Arbeitsplätze verbessern Collaboration
Software für Connected Workspaces bringt Unified Communications weiter. Sie integriert Projekt- sowie Aufgabenmanagement und zentralisiert das Collaboration Management.
UC-Plattformen (Unified Communications), die Messaging, Anrufe und Besprechungen kombinieren, sind heute Standard in modernen Unternehmen. UC unterstützt jedoch nicht immer den Bedarf an inhaltlicher, projektbezogener und Echtzeit-Zusammenarbeit. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, gibt es den vernetzten Arbeitsplatz, neudeutsch Connected Workspace.
Was ist ein vernetzter Arbeitsplatz?
Ein vernetzter Arbeitsplatz ist eine Plattform, die Mitarbeitern einen zentralen Ort für die Zusammenarbeit (Collaboration) und die Erledigung ihrer Arbeit bietet. Anwendungen für vernetzte Arbeitsplätze können sich in ihren Merkmalen und Funktionen stark unterscheiden, haben jedoch einige gemeinsame Merkmale, darunter:
- Zentralisiertes Wissen: Diese Anwendungen bieten einen Ort für die Speicherung von Daten, Dokumenten und anderen Geschäftsinformationen, der als einzige Quelle der Wahrheit dient.
- Projekt- und Aufgabenmanagement: Ein vernetzter Arbeitsplatz ermöglicht es Unternehmen, Projekte, Aufgaben, Arbeitsabläufe, Ressourcen und Berichte zu verwalten.
- Zusammenarbeit und Content Management: Plattformen für vernetzte Arbeitsumgebungen ermöglichen es den Benutzern, Inhalte auf einer gemeinsamen Arbeitsfläche für Arbeitsgruppen und Teammitglieder iterativ zu erstellen und zu bearbeiten.
Anbieter und Tools für vernetzte Arbeitsplätze
Die Anbieter von Software für vernetzte Arbeitsplätze lassen sich in vier Hauptkategorien einteilen:
- Aufgaben- und Projektmanagement: Zu den Anbietern in dieser Kategorie gehören Adobe, Airtable, Asana, Monday.com, Smartsheet und Wrike. Die meisten dieser Anbieter starteten mit Projekt- und Aufgabenmanagement, haben ihre Funktionen jedoch um kontextbezogene Zusammenarbeit, KI und Automatisierung, Drittanbieter-Integration sowie andere fortgeschrittene Features erweitert.
- Teamarbeitsbereich: Anbieter wie Coda, Linear und Notion begannen als Datenablage oder kollaborative Notizanwendungen. In einigen Fällen ersetzten sie das Unternehmens-Wiki durch ein stärker kollaboratives und erweiterbares Angebot. Auch diese Anbieter fügen schnell neue Funktionen hinzu, wie KI, Workflow-Automatisierung sowie Aufgaben- und Projektmanagement. Weitere Beispiele sind digitale Whiteboard-Anwendungen von Anbietern wie Miro und Mural, die eine kollaborative Arbeitsumgebung bieten.
- Office-Produktivitäts-Suiten: Zu den führenden Anbietern in diesem Bereich gehören Microsoft mit der App Loop, Google mit Workspace und Zoho mit seinen Apps für Projektmanagement und Notizen. Diese Anwendungen für das Arbeitsmanagement bieten eine umfassendere Nutzererfahrung am Arbeitsplatz.
- Kommunikation und Zusammenarbeit: Zu den Anbietern in dieser Kategorie gehören Slack und Zoom. Slack ergänzt Kanäle und Direktnachrichten mit seiner kollaborativen Arbeitsoberfläche Canvas, die es Teams ermöglicht, Wissen und Ressourcen zu erstellen, zu organisieren und auszutauschen. Zoom Docs bietet eine Funktion zur gemeinsamen Erstellung von Dokumenten, die mit Chats und Meetings verknüpft werden kann.
Wie nutzen Organisationen vernetzte Arbeitsplätze?
Die Anwendungsfälle für vernetzte Arbeitsplätze variieren je nach den Bedürfnissen einer Organisation und dem ursprünglichen Grund für die Einführung. In der Regel erfolgt die Einführung auf zwei Arten:
- Einzelne Arbeitsgruppen erhalten eine Connected Workspace-Anwendung für einen bestimmten Anwendungsfall, zum Beispiel für die gemeinsame Erstellung und Verwaltung von Dokumenten. Mit zunehmender Nutzung gehen Unternehmen zu einer unternehmensweiten Einführung über.
- Andere Anbieter von Collaboration-Lösungen, etwa von Office-Paketen oder UC-Plattformen, führen Collaboration-Arbeitsplatzfunktionen ein, um ihren Angeboten einen Mehrwert zu verleihen.
Trends bei der Einführung von Collaboration Workplaces
In einer Studie hat Metrigy 157 Unternehmen befragt und herausgefunden, dass 58 Prozent der Teilnehmer bereits eine Collaboration-Workplace-App eingeführt haben und weitere 28,6 Prozent planen, dies in Zukunft zu tun. Die am häufigsten genutzte Funktion dieser Apps ist Projektmanagement (69,1 Prozent), gefolgt von Zusammenarbeit an Inhalten (61 Prozent) und Ressourcenmanagement (54,4 Prozent).
Connected-Workspace-Anwendungen richtig einsetzen
Software für vernetzte Arbeitsplätze ist für Unternehmen jeder Größe in einer Reihe von horizontalen und vertikalen Funktionen einsetzbar. Durch ihre Fähigkeit, Arbeit zu zentralisieren und Zusammenarbeit, Arbeitsabläufe, Projekte und Aufgaben zu integrieren, eignen sie sich gut als Alternative zu eigenständigen Dateien und Projektmanagement-Plattformen. Bei der Einführung solcher Apps hat Metrigy festgestellt, dass erfolgreiche Unternehmen Folgendes tun:
- Auf eine einzige Plattform standardisieren, um die Verwaltbarkeit zu verbessern.
- Die Apps für vernetzte Arbeitsplätze unternehmensweit bereitstellen, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter von ihren Vorteilen profitieren kann.
- Die Connected-Workspace-Plattform als einzige verlässliche Datenquelle für Unternehmensdaten nutzen, um Datenspeicherinseln zu vermeiden.
- Sicherstellen, dass die Projektmanagementteams die Plattformen vollumfänglich nutzen.
- Einen Verantwortlichen für den vernetzten Arbeitsplatz im Unternehmen benennen. Diese Person ist für das Betriebsmanagement, die Sicherheit, die Einhaltung von Vorschriften sowie für Schulungsprogramme und die Einführung bei den Endanwendern zuständig.
