Team Collaboration Tools mit mehr Akzeptanz in Unternehmen

Die Akzeptanz von Collaboration-Apps nimmt zu, da sich Unternehmen darauf konzentrieren, Arbeitsabläufe durch kontextualisierte Kommunikation zu verbessern.

Team-Kommunikationsanwendungen sind ein integraler Bestandteil der Zusammenarbeit in Unternehmen. Messaging-Anwendungen haben in den letzten Jahren einen Aufwärtstrend erlebt, da die Anbieter die Collaboration-Funktionen verbessert und die Funktionalität auf Unternehmensebene erweitert haben.

Organisationen jeder Größe setzen laut einer Studie des Technologie-Marktplatzes Spiceworks zunehmend Team-Kommunikations-Apps ein. Die Studie befragte hierfür mehr als 900 IT-Entscheidungsträger in Unternehmen in Nordamerika und Europa.

Viele Kommunikationsanwendungen verzeichnen eine zunehmende Akzeptanz, da sie um Enterprise-Funktionen wie Videokonferenzen und File Sharing erweitert wurden. Die Studie konzentrierte sich auf die Einführung von Skype for Business, Microsoft Teams, Slack, Google Hangouts und Facebook Workplace.

„Cisco Webex Teams wurden nicht in der Umfrage berücksichtigt, da die Studie Plattformen vorstellte, die sich in erster Linie auf Chats und nicht auf andere Arten von Collaboration-Möglichkeiten wie Video- und Online-Meetings konzentrieren“, sagt Peter Tsai, Autor des Berichts und Analyst bei Spiceworks.

Durch die Anbieterlandschaft navigieren

Die Akzeptanzrate der einzelnen Angebote unterscheiden sind je nach Unternehmensgröße. Große Unternehmen setzen eher Microsoft Teams und Skype for Business ein, während kleinere Unternehmen eine höhere Akzeptanzraten für Anwendungen wie Slack haben. Google Hangouts hat insgesamt eine geringere Akzeptanzrate, obwohl die Anwendung mehr Unternehmensfunktionen bietet.

Google hinkt dem Markt nicht unbedingt aus technischer Sicht hinterher“, sagt Robert Arnold, Senior Analyst bei Frost & Sullivan. „Vielmehr zeigt das Unternehmen ein uneinheitliches Engagement für den Bereich der Business Apps. Wenn Google sich nachhaltig engagiert, hat das Unternehmen großes Potenzial, in diesem Markt disruptiv zu sein.“

Tsai ist außerdem davon überzeugt, dass Microsofts Übergang von Skype for Business zu Teams zum Erfolg wird, indem die App einem breiteren Publikum angeboten wird.

„Workplace von Facebook hat die niedrigste Akzeptanzrate. Obwohl Workplace mehrere Unternehmensfunktionen beinhaltet, sehen viele IT-Experten es immer noch als soziale Plattform“, sagt Irwin Lazar, Analyst bei Nemertes Research.

Größere Unternehmen bevorzugen in der Regel Anwendungen des von ihnen gewählten Unified-Communications-Anbieters, da die Integration gewährleistet ist – und das in vielen Fällen ohne zusätzliche Kosten. Kleinere Unternehmen und Teams suchen nach Chat-Apps, die den spezifischen Anforderungen entsprechen. Sie treffen die Entscheidung für eine App vor allem auf Grundlage von Funktionen.

E-Mail versus Chat-Apps

Die Fülle an Collaboration-Funktionen in Chat-Apps wächst weiter und lässt sie als natürlichen Nachfolger von E-Mails erscheinen. Die Bereitstellung von kontextbezogener Kommunikation ist einer der Hauptvorteile von Chat-Apps gegenüber E-Mail-Threads, die unorganisiert und unverbunden sein können.

„Wir sehen tatsächlich, wie Collaboration-Apps E-Mails ersetzen, da der Teambereich zum wichtigsten Kommunikationsort wird“, sagt Lazar. „In unserem Unternehmen senden wir keine internen E-Mails mehr, seit wir eine entsprechende Team-App verwenden.“

Obwohl die Nutzung von Chat-Apps für die interne Kommunikation zunimmt, haben diese Anwendungen Schwierigkeiten, mit E-Mails um die externe Kommunikation zu konkurrieren. Nur wenige IT-Experten glauben, dass Collaboration-Apps E-Mails ersetzen werden.

Auch wenn ein Drittel der IT-Experten glaubt, dass kollaborative Chat-Apps billiger sind als E-Mail-Anwendungen, haben die Umfrageteilnehmer Bedenken hinsichtlich Regulierung und Compliance. Hier sehen die Befragten E-Mail-Dienste vorne. Chat-Apps werden als Ergänzung zu E-Mails betrachtet.

Security ist alles

IT-Führungskräfte sind vor allem besorgt über die Sicherheit – insbesondere die Verschlüsselungsstufen –, die von Chat-Apps angeboten werden. Während die meisten Apps sogenanntes Encryption in Motion und Encryption at Rest bieten, stellen nur wenige Apps, wie Skype und WhatsApp, eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zur Verfügung.

Schatten-IT ist ebenfalls weiterhin ein Problem, da nicht genehmigte Apps die zentrale Kontrolle darüber, welche Daten gemeinsam genutzt werden, erschweren. 25 Prozent der IT-Experten gaben in der Studie an, dass Mitarbeiter in ihren Unternehmen nicht genehmigte Chat-Apps verwenden – ein Rückgang um 11 Prozent gegenüber 2016.

„IT-Führungskräfte müssen Tools bereitstellen, die Mitarbeiter benötigen und haben möchten“, sagt Arnold. „Wir beginnen, mehr davon zu sehen, da die IT-Abteilung bestrebt ist, Governance-, Compliance- und Risiko-Probleme im Zusammenhang mit nicht genehmigten Anwendungen zu mindern.“

Der Hauptgrund für die Minimierung der Schatten-IT ist der Einsatz einer unternehmensweiten Team-Kommunikations-App. Lazar verweist jedoch darauf, dass zwei Drittel der Unternehmen weiterhin einzelnen Arbeitsgruppen erlauben, beliebige Apps zu verwenden, solange die App die erforderlichen Sicherheitskontrollen der Unternehmen unterstützt.

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