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Die Komponenten von Team-Collaboration-Plattformen

Unternehmen, die eine einheitliche Collaboration-Lösung einsetzen möchten oder recherchieren, welche Tools am nützlichsten sind, können dieses Glossar verwenden.

Unternehmen sind immer wieder auf der Suche nach den besten Collaboration Tools. Um die richtige Lösung für ihre Teams zu finden, müssen IT-Manager die verschiedenen Komponenten und Arten von Collaboration-Plattformen kennen und verstehen, wie sie dem Unternehmen nutzen.

Die Komponenten von Team Collaboration Tools, darunter Direktnachrichten (Instant Messaging), Videokonferenzen und File Sharing, schaffen eine umfassende kollaborative Umgebung. Die richtige Kombination der einzelnen Komponenten hilft Teams, das Beste aus Collaboration-Sitzungen herauszuholen.

Organisationen, die eine einheitliche Collaboration-Lösung einsetzen möchten oder die recherchieren, welche Tools für den Workflow ihres Teams am nützlichsten sind, können dieses kurze Glossar verwenden. Im Folgenden werden die wesentlichen Plattformkomponenten sowie potenzielle Probleme erläutert.

Die Komponenten der Collaboration-Anwendungen

Unified Communications (UC): Unified Communications ist das allgemeine Framework für die Integration von Kommunikations- und Collaboration-Werkzeugen. In den meisten Fällen ist es das Ziel von Unified Communications, Software zu integrieren, die sowohl synchrone als auch asynchrone Kommunikation unterstützt. Die Integration von Tools für die Teamzusammenarbeit in ein UC-Framework ermöglicht eine optimierte Kommunikation.

Unified Communications sollte den Benutzern einen einfachen Zugang zu allen Kommunikations- und Collaboration-Werkzeugen auf jedem denkbaren Gerät bieten. Eine UC-Plattform kann den Wechsel zwischen verschiedenen Kommunikations-Tools ohne Unterbrechung ermöglichen, zum Beispiel die Ausführung eines Sprachanrufs, wenn etwas nicht per Direktnachricht geklärt werden kann.

Unified Communications und Collaboration in Unternehmen
Abbildung 1: Diese Teams organisieren laut einer Studie von Nemertes Research die UCC-Plattformen innerhalb von Unternehmen.

Collaboration-Plattformen: Collaboration-Anwendungen bringen Social-Networking-Funktionen wie Messaging und File Sharing in die Team Workflows. Collaboration-Plattformen vereinen Dokumente, Chat-Sitzungen und andere relevante Informationen an einem Ort.

Alle Collaboration-Plattformen sollten die Konversation erleichtern, neue Tools integrieren und in der Lage sein, alle Probleme zu verfolgen. Darüber hinaus sollten diese Plattformen einfach zu bedienen und von jedem Gerät aus zugänglich sein.

Videokonferenzen: Videokonferenzen sind ein immer wichtigerer Bestandteil der Teamzusammenarbeit, da Unternehmen entfernte Mitarbeiter einbeziehen können. Einfach ausgedrückt, ermöglichen Videokonferenzen eine audio-visuelle Verbindung zwischen verschiedenen Standorten. Telefonische Meeting haben nicht den visuellen Kontext von persönlichen Treffen, doch das Video führt diese visuelle Komponente wieder ein.

Dabei ist eine High-Speed-Internetverbindung allerdings unerlässlich, um die Videoleistung zu unterstützen. Ohne eine ausreichende Konnektivität kann das Video Qualitätsprobleme aufweisen, zum Beispiel Latenzzeiten. Unternehmen, die in ihren Tools für die Teamzusammenarbeit häufig Videos verwenden, sollten entsprechende Optionen für die Netzwerkbereitstellung prüfen, um Probleme bei Spitzenlasten zu vermeiden.

File Sharing: Der Dateiaustausch ist eine der wichtigsten Möglichkeiten, wie Informationen und Ideen in Collaboration Tools ausgetauscht werden. File Sharing kann in Zugriffsebenen unterteilt werden oder ein einziges gemeinsames Ablagesystem mit allen Benutzern sein, die gleiche Zugriffsrechte haben.

Dateiübertragungssysteme können FTP verwenden, um einzuschränken, wer auf bestimmte Informationen zugreifen darf. Mit FTP werden Dateien mit vorgegebenen Benutzern geteilt, die ein Passwort für den Zugriff auf die Dateien haben.

Instant Messaging (IM): Instant Messaging ermöglicht Direktnachrichten zwischen zwei oder mehr Benutzern. Instant Messaging bietet einen kontextualisierten Kommunikationsfluss, der die Anzahl der gesendeten E-Mails reduzieren kann.

Häufig können Instant Messaging Tools in die UC-Plattform eines Unternehmens direkt integriert werden, um die Kommunikation zu ermöglichen, ohne die kollaborative Umgebung zu verlassen.

Probleme beim Einsatz von Collaboration-Lösungen

Schatten-IT: Eine Schatten-IT tritt immer dann auf, wenn Teams Collaboration-Anwendungen ohne Unterstützung der IT einsetzen. Teams können nicht autorisierte Tools bereitstellen, wenn sie der Meinung sind, dass die von dem Unternehmen bereitgestellten Tools nicht ihren Workflow-Anforderungen entsprechen.

Um die Bedürfnisse der Teams besser zu verstehen, sollte die IT eine offene Kommunikation pflegen. Es ist unwahrscheinlich, dass Teams ihre bestehenden Arbeitsabläufe ändern, um auf neue Tools umzusteigen, die ihnen vielleicht nicht gefallen.

Freemium: Freemium-Optionen tragen oft zur Schatten-IT bei. Freemium ist ein Bereitstellungsmodell, das eine kostenlose Basis-App bereitstellt. Erweiterte Iterationen und zusätzliche Funktionen kann man Bedarf für einen bestimmten Preis hinzubuchen. Freemium Collaboration Tools können von Endanwendern ohne Erlaubnis oder Wissen der IT-Abteilung eingesetzt werden, was zusätzliche Hürden für die IT-Abteilung bei der Bereitstellung von unternehmensweit zugelassenen Tools schafft.

Nächste Schritte

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