Die zehn wichtigsten Arbeitsabläufe für effektiveres Data-Center-Management

Data Center müssen Richtlinien und Betriebsabläufe definieren. Diese zehn Punkte sollten zum Leitfaden für Standard-Verfahrensweisen gehören.

Jedes Data Center muss seine Richtlinien, Verfahrensweisen und Betriebsabläufe definieren.

Im Idealfall geht eine Dokumentation über die technischen Details der Anwendungskonfiguration und Benachrichtigungs-Matrizen hinaus. Diese Top-Ten-Liste sollte in Ihrem Data Center zu den Anleitungen für Standard-Betriebsverfahren gehören.

1. Änderungs-Kontrolle (Change Control)

Es sollte formelle Verfahren für die Kontrolle von Änderungen im Data Center geben. Erstellen Sie zusätzlich ein Verzeichnis der Mitglieder aus dem Bereich Änderungskontrolle und setzen Sie Formulare auf, die Wünsche, Pläne und Protokolle beinhalten.

2. Zugehörige Einrichtungen und Anlagen

Informationen über ein Programm zur Prävention von Verletzungen sind stets angebracht. Unterlagen über die Notabschaltung von Strom und Kühlung sind ebenfalls wichtig. Weiter sollten Sie Dokumente über das Brandschutz-System bereitstellen sowie Formulare zur Meldung von unsicheren Arbeitsbedingungen. Denken Sie auch an einen Leitfaden für das Sicherheitstraining neuer Mitarbeiter, Protokolle und Anwesenheitslisten, Meldeformulare bei Krankheit oder Verletzung und Richtlinien für Besucher.

3. Personal-Management

Stellen Sie Richtlinien für Technologie-Schulungen und Nutzungsbestimmungen für das Data Center zur Verfügung. Außerdem sollten Sie mit folgendem Material ausgerüstet sein: Arbeitszeit-, Schicht- und Urlaubspläne, aktualisierbare Formulare mit Notfall-Ansprechpartnern für Mitarbeiter, Anti-Mobbing- und Diskriminierungsverordnungen sowie Maßnahmen gegen Gewalt am Arbeitsplatz.

4. Security

Die Security ist für die meisten Unternehmen ein essenzieller Bereich. Das gilt im Speziellen für das Data Center. Alle Mitarbeiter benötigen Zugang zu den Security-Richtlinien Ihrer Firma. Das ist bereits die halbe Miete. Ein IT-Unternehmen sollte auch Bestimmungen für Drittanbieter oder Kunden haben, die auf das System zugreifen. Weiterhin sollte es Unterlagen geben, die folgende Inhalte behandeln: Sicherheitsverletzungen, Wirtschaftsprüfungen, die Klassifizierung von sensiblen Daten, Vertraulichkeit, physische Sicherheit, Passwörter, Informationskontrolle, Verschlüsselung und die System-Zugriffskontrollen.

5. Vorlagen

Stellen Sie Vorlagen für Dokumentationen bereit, die regelmäßig im Data Center verwendet werden. Das macht es einfacher, die benötigten Daten akkurat in einem Format zu erfassen, mit dem Ihre Mitarbeiter vertraut sind. Vorlagen, die für Sie von Nutzen sein können, sind zum Beispiel: Richtlinien, Abläufe, Protokolle und Benutzerhandbücher sowie Formulare für Tests und zur Berichterstattung.

6. Krisen-Management

Legen Sie bereits im Vorfeld fest, was im Fall einer Krise oder eines Desasters beachtet werden muss. Das kann den Stress in einer ernsten Situation erheblich mindern. Legen Sie eine Aufstellung mit wichtigen Fakten zum Thema Krisen-Management im Data Center an. Dazu gehören: eine Liste von Mitgliedern des Krisenstabs, Notfallplanung, eine Eskalations- und Benachrichtigungs-Matrix, eine Disaster-Recovery-Checkliste, Leitlinien für die Kommunikation und Formulare für die Aktualisierung der Lage. Außerdem sollten Richtlinien und Abläufe erfasst werden, sowie die Vorgehensweise bei einem Todesfall.

7. Bereitstellung (Deployment)

Wiederholbare Prozesse sind der Schlüssel, wenn man schnell und erfolgreich Workloads zur Verfügung stellen möchte. Geben Sie an Ihre Mitarbeiter die folgenden Abläufe vor: Aktivierungs-Checklisten, Installationsverfahren, Einsatzpläne, Aufbewahrungsort der Server-Grundinstallationen oder -Images, Revisions- oder Änderungs-Historie der Grundinstallationen oder Images und die Aktivierung nach erfolgreichen Tests.

8. Materialverwaltung

Behalten Sie mittels Data Center Infrastructure Management (DCIM) die Kontrolle über Ihr technisches Inventar. Das wird sich auszahlen. Erwägen Sie, diese Elemente in die Dokumentations-Bibliothek Ihres Unternehmens aufzunehmen: Richtlinien für die Materialanforderungen und Bestellabwicklung, sowie Regelungen bei Empfang und Nutzung der Geräte für Testzwecke. Weiter sollte es einen Leitfaden geben, der Handhabung, Aufbewahrung, Inventarisierung und Sicherung von Hard- und Software regelt. Formulare, die vorgeben wie Hardware beantragt und für Testzwecke ausgeliehen werden kann, sind ebenfalls sinnvoll.

9. Interne Kommunikation

Die Interaktion mit anderen Bereichen und Abteilungen innerhalb eines Unternehmens kann einfach sein. Dennoch ist es immer hilfreich, eine Kontaktliste aller Mitarbeiter jeder Abteilung zu erstellen. Diese sollte die geschäftlichen Telefonnummern und E-Mail-Adressen beinhalten. Zudem kann eine Aufstellung mit den Services und Funktionen jeder Abteilung sehr praktisch sein. Vor allen Dingen dann, wenn Sie die Unterstützung anderer Unternehmensbereiche in Anspruch nehmen wollen.

10. Technische Standards

Für jedes Unternehmen ist es wichtig, neue Technologien im Data Center zu testen, zu überprüfen und zu implementieren. Überlegen Sie, ob es sinnvoll wäre, diese Arbeitsschritte in die Handbücher für Standard-Betriebsverfahren ihrer Firma aufzunehmen: Antragsformulare für neue Technologien, Formulare für Berichte und Evaluierungen von Technologien, Beschreibungen von Standards und Prüfverfahren, Überprüfung von Standards und Veränderungsprozessen, sowie Richtlinien für Testgeräte.

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