Wie man BI-Lebenszyklus und -Architektur richtig plant

Schritte des Business-Intelligence-Lebenszyklus

1. Erstellen Sie einen Business Case

Ein Business Case rechtfertigt Investitionen in die Architektur. Da BI eine Geschäftsinitiative und keine technische Übung ist, konzentrieren sich Business Cases auf BI-Funktionen und darauf, wie diese Ihre Geschäftsstrategie unterstützen. Die Architektur ist eine notwendige Investition, um Vorteile und Wert zu realisieren.

Der erste Schritt besteht darin, sich mit führenden Geschäftsleuten, einschließlich des Geschäftssponsors (Business Sponsor), zu treffen, um die strategischen Geschäftsziele, Erfolgskennzahlen und Vorteile eines verbesserten Zugangs zu Informationen zu verstehen. Selbst wenn die Besprechungen auf Programmebene stattfinden, ist es ratsam, dies im Laufe des Prozesses zu überprüfen, da sich Unternehmen weiterentwickeln und Prioritäten sich ändern. Eine Führungsperspektive kann makroökonomische, wertorientierte Prioritäten liefern, die die Auswahl eines bestimmten Geschäftsprozesses mit einem definierten Umfang vorantreiben.

Nach der Auswahl eines Projekts erstellen Sie einen Business Case, der einen klaren geschäftlichen Nutzen und einen günstigen ROI aufzeigt. Wertkennzahlen rechtfertigen den Bedarf an BI-Funktionen und -Architektur.

2. Erfassen Sie die Anforderungen

BI ist eine Partnerschaft zwischen verschiedenen Stakeholdern. Die kollektiven funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen sollten den Projektumfang detailliert definieren und die Grundlage für die Architektur bilden. Sie müssen zunächst Ihre Geschäftsprozesse verstehen und wissen, welche KPIs Sie verfolgen möchten. Überlegen Sie auch, wer die BI-Tools verwenden wird, welche Erkenntnisse sie benötigen und wie häufig, in welcher Qualität und in welchem Format sie die Informationen benötigen.

Technologie kann funktionale Anforderungen in nicht-funktionale technische Anforderungen übersetzen und vorläufige Bewertungen durchführen. Eine vorläufige Technologiebewertung sollte die Machbarkeit der vorhersehbaren Architektur bestimmen. Eine Datenbewertung sollte feststellen, ob Daten verfügbar und von ausreichender Qualität sind, um die Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Compliance-, Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien legen die Anforderungen für den Zugriff auf und die Weitergabe von Daten fest.

3. Erstellen Sie die Architektur

BI erfordert eine Architektur, die als Blaupause für die Bereitstellung von Analysen dient. Die Architektur bietet einen effizienten Referenzrahmen für die Umwandlung von Daten in verwertbare Erkenntnisse durch Verbesserung des Informationszugriffs. Nehmen Sie sich Zeit, um die Architektur mit Rückverfolgbarkeit zu den Geschäftsanforderungen ausreichend zu dokumentieren.

Richten Sie das Technologie-Design an Ihren gewünschten Geschäftsfähigkeiten aus, indem Sie die Geschäftsanforderungen den Technologiekomponenten zuordnen. Unterteilen Sie die Architektur in drei parallele Bereiche – Technologie, Daten und Anwendungen – und verwenden Sie zuvor erstellte, gemeinsam genutzte und wiederverwendbare Architekturkomponenten.

Der Technologiebereich umfasst Plattformen, Produkte, Services, Standards, Muster und Best Practices für das Datenmanagement und die Bereitstellung von Informationen. Er sollte die Prozesse zur Aufbereitung und Präsentation von Rohdaten, verarbeiteten Daten und aggregierten Daten für die Endbenutzer abdecken.

Der Datenbereich umfasst Datenprofilierung, Modellierung und Metadaten. Bei der Profilierung wird die Qualität der Geschäftsdaten anhand von Datenqualitätsdimensionen bestimmt. Bei der Modellierung werden Daten im Hinblick auf den Geschäftsprozess für eine intuitive Nutzung organisiert. Metadaten umfassen Informationen zu Architekturressourcen und -vorgängen.

Der Anwendungsbereich umfasst taktische und strategische Intelligence-Funktionen für alle Benutzer. Taktische Anwendungen sind in erster Linie alltägliche, betriebsorientierte und geschäftsprozessorientierte Anwendungen. Strategische Anwendungen sind in erster Linie langfristige, übergreifende Analysen, die ein breites Spektrum an vergangenen, gegenwärtigen und zukünftigen Erkenntnissen abdecken. Ein weiterer Aspekt von Anwendungen ist die Entdeckung, die explorativer Natur ist und investigative Abfragen nutzt, um Erkenntnisse zu gewinnen.

Die phasenweise Entwicklung einer Architektur birgt das Risiko der Entstehung fragmentierter BI-Silos. Silos können Kosten, Redundanzen und Komplexität erhöhen. Stattdessen sollten Sie auf einer einheitlichen Architektur mit einer unternehmensweiten Denkweise aufbauen.

4. Kommunizieren Sie die Architektur

Kommunikation ist oft eine Standardfunktion des Projektmanagements, der nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt wird. Eine schlecht kommunizierte Architektur birgt Risiken und gefährdet das Projekt. Die Architektur hat bessere Chancen, akzeptiert und eingehalten zu werden, wenn alle sie kennen, verstehen und nutzen.

Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan, der auf funktionsübergreifende Stakeholder zugeschnitten ist. Identifizieren Sie verschiedene Zielgruppen und planen Sie regelmäßige Besprechungen, um die Kommunikation zu steuern und den Umfang und den Nutzen zu verwalten. Die Vermittlung der Auswirkungen von BI und der Rolle der Architektur stärkt die Notwendigkeit und Rechtfertigung des Projekts.

Für die Geschäftsleitung sollte die Kommunikation auf das Warum des Projekts konzentriert werden. Die Botschaft sollte klar sein: BI ist eine geschäftliche Notwendigkeit und erfordert eine starke Architektur. Heben Sie die Auswirkungen von Analysen auf die Optimierung von Geschäftsprozessen hervor und zeigen Sie auf, wie eine tragfähige Architektur das Rückgrat für die Verbesserung der betrieblichen Effizienz und die Schaffung von Mehrwert bildet.

Für Fachanwender sollte die Kommunikation auf das Was des Projekts ausgerichtet sein. Die Botschaft sollte die BI-Fähigkeiten im gesamten Geschäftsprozess und die entsprechende Architektur vermitteln. Heben Sie die Architekturkomponenten hervor, mit denen die Benutzer täglich interagieren werden.

Für Technologieimplementierer sollte die Kommunikation auf das Wie des Projekts ausgerichtet sein. Die Botschaft sollte sich auf die Konzeption und Bereitstellung einer unterstützenden Architektur auf Produktebene konzentrieren. Heben Sie die Standards, Muster und Best Practices hervor, die die Architektur ermöglichen.

Kommunizieren Sie allen Beteiligten klare Service Level Agreements (SLA) und Qualitätskennzahlen, um die Rolle der Architektur bei der Bereitstellung zeitnaher, nutzbarer und umsetzbarer Analysefunktionen zu messen.

Kommunikation ist keine einmalige Angelegenheit. Es handelt sich um einen kontinuierlichen Prozess, um alle Beteiligten über die Projektaktivitäten auf dem Laufenden zu halten.

5. Verwalten Sie die Architektur

Ihre Business-Intelligence-Architektur wird sich aufgrund vieler verschiedener Faktoren ändern:

• Innovation
• Datenzugänglichkeit
• neue Datenquellen
• neue Datenaufnahmemuster
• erhöhte Benutzerautonomie
• Technologische Fortschritte
• Datenexplosion
• Prozessoptimierung
• Kostenreduzierung
• Automatisierungsmöglichkeiten
• Datenverteilung
• Multi-Plattform-Cloud- und On-Premises-Umgebungen
• KI für erweitertes Datenmanagement und Analysen

Die Überwachung einer dynamischen Umgebung erfordert eine starke Governance. Governance ist ein Prozess, der die Architektur in allen Aspekten eines Geschäftsprozesses überwacht. Eine ordnungsgemäße Governance stellt sicher, dass die Architektur effektiv, konsistent, konform und auf die BI-Strategie abgestimmt ist. Ein Governance-Framework auf der Grundlage von Richtlinien, Verfahren, Standards und Best Practices definiert die Regeln, die die Architektur in Ihrem gesamten Unternehmen regeln, einschließlich der Mitarbeiter, Prozesse und Technologien.

Es ist wichtig, klare Verantwortlichkeiten für die Architektur mit definierten Rollen und Zuständigkeiten festzulegen. Zu den Verwaltungsaufgaben gehören die Rechenschaftspflicht und die kontinuierliche Verbesserung, um die Architektur zu verwalten, zu überwachen, zu messen und weiterzuentwickeln. Sie könnten ein BI-Kompetenzzentrum einrichten, um BI und Architektur zu unterstützen und zu fördern.

Das Verständnis des Business-Intelligence-Lebenszyklus gewährleistet einen schrittweisen Geschäftswertzuwachs, indem die Architektur mit jeder Iteration eines Business Case weiterentwickelt wird. Ein gutes Mantra lautet: Strategisch denken und taktisch handeln.

Die Architektur, die sich an den Geschäftsanforderungen orientiert, dient als Blaupause für die Bereitstellung von BI-Funktionen. Durch die Kommunikation und Steuerung der Architektur werden alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten. Letztendlich entscheidet die Verbesserung des Zugangs Ihrer Entscheidungsträger zu analytischen Erkenntnissen über den Erfolg Ihrer Architektur, indem sie den Geschäftswert steigert.