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Cloud-ERP versus On-Premises-ERP: die wichtigsten Unterschiede
Die Unterschiede zwischen On-Premises- und Cloud-ERP zu verstehen, ist für die Kaufentscheidung von entscheidender Bedeutung. Ein Vergleich in den wichtigsten Bereichen.
In der ERP-Welt ist die Debatte beendet, und die Cloud hat gewonnen. Führende ERP-Anbieter, darunter Oracle, SAP und Microsoft, haben ihren Fokus fast vollständig auf die Cloud verlagert, und ihre On-Premises-Versionen erhalten nur noch symbolische Aufmerksamkeit, meist für Bugfixes.
„Die Anbieter konzentrieren ihre Innovationsbemühungen eher auf ihre Cloud-Lösungen als auf On-Premises-Lösungen“, sagt Tim Crawford, Präsident von Avoa, einem IT-Beratungsunternehmen. „Einige Innovationen werden in die On-Premises-Version aufgenommen, aber bei Dingen wie generativer KI ist es nicht machbar, Funktionen lokal hinzuzufügen.“
„Es besteht kein Zweifel, dass sich die Innovation durchweg auf die Cloud konzentriert und dass Kunden, die sich langfristig auf eine On-Premises- oder Managed-Cloud-Lösung konzentrieren, irgendwann keine Innovationsunterstützung mehr erhalten werden“, erläutert Joshua Greenbaum, Principal bei Enterprise Applications Consulting.
Es gibt zwingende Gründe, warum Unternehmen sich dafür entscheiden, ihr ERP intern zu behalten. Die beiden offensichtlichsten sind der Wunsch, die bereits getätigten erheblichen Investitionen voll auszuschöpfen, und die Zurückhaltung, Mitarbeiter zu belasten, die sich gegen Veränderungen sträuben.
Laut Greenbaum hat sich zwar der Schwerpunkt in die Cloud verlagert, es gibt aber auch keinen Anreiz, On-Premises-Software abzuschaffen. Tatsächlich sind lokale ERP-Systeme stabil und kostengünstig in der Wartung, und die Wartungsverträge sind lukrativ, sodass für ERP-Anbieter fast kein Anreiz besteht, davon abzurücken.
Letztendlich wird jedoch jedes Unternehmen vor der Entscheidung stehen, sein ERP-System zu ersetzen, und mit jedem Tag wird es wahrscheinlicher, dass sich die Cloud durchsetzen wird.
Um die Debatte On-Premises versus Cloud in den richtigen Kontext zu setzen, muss man sich vor Augen führen, wie sehr ERP-Systeme zur Grundlage von Unternehmen geworden sind. Heutige ERP-Systeme sind weit mehr als nur Tools zur Ressourcenplanung. Sie sind das Bindeglied, das nahezu alle Kerngeschäftsfunktionen miteinander verbindet. Die daraus resultierende Komplexität macht es wichtiger denn je, dass Unternehmen bei der Auswahl eines ERP-Systems ihre spezifischen strategischen Anforderungen in den Mittelpunkt stellen und sich nicht von Marketing-Hype beeinflussen lassen.
„Jedes Unternehmen hat unterschiedliche funktionale Anforderungen, die es berücksichtigen muss“, sagt Craig Zampa, Partner im Bereich IT-Beratung bei der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Plante Moran. „Das Bereitstellungsmodell sollte nicht an erster Stelle stehen.“
Cloud-ERP versus On-Premises-ERP
ERP-Systeme gibt es in drei Bereitstellungsmodellen: On-Premises, Cloud-basiert und Hybrid, eine Kombination aus beiden. Hybrid Clouds waren schon immer ein etwas unklarer Bereich.
Aus diesem Grund konzentriert sich dieser Artikel auf den Vergleich von lokalen Systemen mit einer wichtigen Cloud-Computing-Option, Software as a Service (SaaS), bei der ein Unternehmen einen über das Internet bereitgestellten Dienst abonniert.
Es gibt zwei Haupttypen von SaaS. Im Multi-Tenant-Modell werden die Daten jedes Kunden getrennt gespeichert, aber dieselbe Anwendung, Datenbank und zugrunde liegende Infrastruktur bedienen mehrere Kunden. Bei Single-Tenant-SaaS erhält jeder Kunde eine eigene Instanz der Anwendung und Datenbank.
Obwohl es viele verschiedene Arten von Cloud-Lösungen gibt – darunter gehostete, öffentliche, verwaltete und hybride Clouds –, ist SaaS eine immer beliebtere Option als Ersatz für lokale ERP-Systeme.
In diesem Artikel wird hauptsächlich der Multi-Tenant-Typ von SaaS-ERP mit lokalem ERP verglichen. Single-Tenant-SaaS bietet zwar einen Großteil der Skalierbarkeit, des Komforts und der Benutzerfreundlichkeit aller SaaS-Anwendungen, verursacht jedoch in der Regel zusätzliche Kosten und Wartungsaufwand, die bei Multi-Tenant-SaaS meist entfallen.
Vor diesem Hintergrund folgen nun zwölf wichtige Unterschiede zwischen SaaS und lokalen ERP-Systemen, die bei der Entscheidung zwischen den beiden zu berücksichtigen sind.
1. Bereitstellungszeit
SaaS bietet von Anfang an einen erheblichen Vorteil: Während die vollständige Bereitstellung lokaler ERP-Systeme in der Regel mehr als ein Jahr dauert und es Jahre dauert, bis sie richtig funktionieren, sind SaaS-ERP-Systeme oft innerhalb von drei bis sechs Monaten einsatzbereit. SaaS-Anwendungen sind für Mitarbeiter in der Regel einfacher zu erlernen als lokale Anwendungen, was den Change-Management- und Einführungsprozess erleichtert.
2. Anpassungsfähigkeit
Lokale ERP-Systeme sind in der Regel anpassungsfähiger als ihre SaaS-Pendants, doch die Anpassungen können komplex und kostspielig sein und müssen bei wesentlichen Änderungen am System berücksichtigt werden. SaaS-ERP-Produkte sind in der Regel standardisierter, lassen sich aber auch relativ einfach anpassen und konfigurieren. Darüber hinaus aktualisieren SaaS-ERP-Systeme aufgrund ihrer ständigen Konnektivität Änderungen automatisch überall, während bei lokalen Systemen eher Probleme mit der Konsistenz auftreten können.
3. System- und Datenkontrolle
In einem SaaS-Szenario verwaltet der ERP-Anbieter oder ein externer Cloud-Anbieter die Software und die Daten, wodurch eine Reihe von Kosten im Zusammenhang mit lokalen Systemen entfallen, insbesondere die Kosten für das erforderliche Wartungspersonal. Im Gegensatz dazu bietet das On-Premises-Modell ein höheres Maß an Kontrolle über Systeme und Daten.
Die meisten Cloud-ERP-Systeme lassen eine gewisse Personalisierung zu, sodass Unternehmen die Software nach ihren Wünschen konfigurieren können. Allerdings ist die Möglichkeit, benutzerdefinierte Codierungen konsistent zu verwenden, bei Multi-Tenant-SaaS-Systemen wesentlich eingeschränkter als bei On-Premises-Systemen oder Single-Tenant-SaaS-Systemen. Die Notwendigkeit, die Anpassung zu beschränken, bringt zahlreiche Vorteile mit sich, wie zum Beispiel eine verbesserte Agilität, geringere ERP-Kosten und weniger Verzögerungen bei der Implementierung. Sie kann jedoch auch den Wettbewerbsvorteil einschränken, wenn das ERP-System die für das Unternehmen spezifischen Funktionen nicht vollständig abdecken kann.
4. Integration
Die meisten ERP-Anbieter, sowohl Cloud- als auch On-Premises-Anbieter, bieten Tools für die Programmierung der Integration an, um den Datentransfer zwischen Anwendungen zu ermöglichen. Sie verfügen auch über vorgefertigte Integrationen mit gängigen Anwendungen.
Die Bereitstellungsoptionen haben sich in den letzten Jahren erweitert, und ERP-Anbieter sind bestrebt, die wachsende Nachfrage nach Hybrid-Cloud- und lokalen Architekturen zu befriedigen. Das Ergebnis ist eine explosionsartige Zunahme von Cloud-to-Cloud- und Cloud-to-On-Premises-Integrationsplattformen und -Tools. Es ist unmöglich, eine pauschale Aussage zum Vergleich der Integrationsstärken und -schwächen von SaaS und lokalem ERP zu treffen. Die Wahl hängt von den Fähigkeiten der jeweiligen ERP-Produkte ab.
5. Updates
SaaS-ERP-Lösungen werden in der Regel häufiger aktualisiert als On-Premise-ERP, manchmal sogar monatlich oder wöchentlich. Dadurch müssen Unternehmen keine Updates planen und verwalten oder sich um veraltete Anwendungsmodule kümmern. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Einhaltung sich ändernder Branchen- und behördlicher Vorschriften vereinfacht wird. Es ist jedoch zu beachten, dass das mandantenfähige SaaS-Modell Unternehmen nur minimalen Einfluss darauf gibt, welche Upgrades sie erhalten und wann diese bereitgestellt werden.
6. Mobiler Zugriff
Nur wenige Bereiche der ERP-Bereitstellung sind so eindeutig wie dieser. Zwar bietet fast jeder ERP-Anbieter eine Möglichkeit für den mobilen Zugriff für Genehmigungen, Benachrichtigungen und Einblicke in Geschäftsabläufe, doch kann die Einrichtung eines solchen Systems vor Ort zahlreiche Komplikationen mit sich bringen, insbesondere wenn eine mobile Plattform eines Drittanbieters als Verbindung zum ERP-System erforderlich ist. Im Gegensatz dazu bieten SaaS-ERP-Produkte weitgehend native Mobilität, die durch eine Standard-Mobil-App unterstützt wird.
7. Leistung
In den meisten Fällen funktionieren solide implementierte ERP-Systeme gut, unabhängig davon, ob sie On-Premises oder als SaaS-Lösung bereitgestellt werden, aber es gibt Unterschiede. Wenn beispielsweise die Internetverbindung problematisch ist, können Unternehmen vorübergehend den Zugriff auf SaaS-Anwendungen verlieren, während dies bei einem lokalen System höchst unwahrscheinlich ist. Bei einer starken Internetverbindung bieten SaaS-Anwendungen jedoch eine hervorragende Leistung und sind immun gegen Leistungsprobleme, die durch Engpässe in Unternehmensnetzwerken für lokale ERP-Systeme entstehen können.
Ein weiterer Aspekt der Leistung ist zu berücksichtigen. Die Cloud bietet die Möglichkeit, Dienste weltweit bereitzustellen, anstatt auf die Standorte der Rechenzentren des Unternehmens beschränkt zu sein. Da Unternehmen ihre Rechenzentrumsfläche reduzieren, wird dieses Problem immer größer. Darüber hinaus bietet die Cloud Rechen- und Speicherressourcen, die je nach Anwendungsbedarf nach oben oder unten skaliert werden können. Lokale Systeme sind weniger flexibel, obwohl sich dies ändert, da Anbieter und Drittanbieter Hybridangebote hinzufügen, die lokale ERP-Systeme um einige Cloud-Funktionen erweitern.
8. Sicherheit und Zuverlässigkeit
Die Notwendigkeit, kritische Daten wie Finanzdaten, Mitarbeiterinformationen, Kundenkontodaten und Geschäftsgeheimnisse zu schützen, bedeutet, dass Datensicherheit nach wie vor eine wesentliche Anforderung an ERP-Systeme ist. Viele Unternehmen haben die ihrer Meinung nach mangelnde Sicherheit von SaaS als Grund für die Entscheidung für ein lokales System angeführt.
In diesem Zusammenhang ist jedoch eines klar geworden: SaaS-Anbieter beschäftigen Mitarbeiter, die sich ausschließlich um den Schutz ihrer Anwendungen kümmern und dabei die Compliance-Anforderungen von Hunderten oder sogar Tausenden von Unternehmen berücksichtigen.
„Das erfordert die Einhaltung von Standards, die über das hinausgehen, was Sie in Ihrem eigenen Rechenzentrum haben“, sagt Zampa.
Ein weiteres häufiges Problem bei ERP-Systemen sind Ausfallzeiten aufgrund von Software-, Hardware- und Infrastrukturfehlern. Betriebsunterbrechungen können zu erheblichen finanziellen Verlusten führen, und die Abhängigkeit von Cloud-Anbietern vom Internetzugang kann für Unternehmen mit Standorten in abgelegenen Regionen oder in Gebieten mit weniger zuverlässiger Netzwerkverbindung besonders problematisch sein. Da Cloud-Anbieter jedoch viele Kunden unterstützen müssen, verfügen sie in der Regel über Redundanzen und Notfallwiederherstellungsprotokolle, um Daten zu schützen und die Zuverlässigkeit zu gewährleisten.
Zampa sieht darin einen entscheidenden Vorteil: „Wenn Sie ein Hersteller mit einem Umsatz von 100 Millionen Dollar sind, Ihre eigene ERP-Umgebung verwalten und ein Server ausfällt, sind Sie nicht mehr arbeitsfähig. Bei einem Multi-Tenant-Cloud-Anbieter ist das nicht der Fall.“
9. Zahlungsmodelle
On-Premises-ERP-Software wird in der Regel mit einer einmaligen, im Voraus zu zahlenden Lizenzgebühr sowie laufenden Support-Gebühren angeboten, von denen einige verhandelbar sind. SaaS-ERP-Systeme folgen einem Abonnementmodell mit Gebühren, die in der Regel monatlich oder jährlich zu entrichten sind. SaaS-Anbieter können ihre Cloud-Anwendungen auf der Grundlage verschiedener Nutzungsfaktoren wie der Anzahl der Benutzer, des Transaktionsvolumens oder der Datenmenge berechnen.
Im Allgemeinen haben lokale Systeme höhere Vorlaufkosten, während SaaS-ERP-Systeme im Laufe der Zeit wahrscheinlich teurer werden.
10. Gesamtbetriebskosten
Jedes ERP-System ist mit erheblichen Kosten verbunden, unabhängig davon, ob es in der Cloud oder vor Ort betrieben wird. Bei SaaS-ERP-Software sind jedoch sowohl die Kostenflexibilität als auch die längerfristigen Kosten zu berücksichtigen. Die Unterschiede sind wichtig, wenn man SaaS und On-Premise-ERP vergleicht. Hier sind einige Bereiche, in denen es hilfreich sein kann, die Unterschiede zu verstehen:
- Einrichtung. Unternehmen müssen in der Regel keine Kosten für die Einrichtung oder Installation eines Cloud-Systems tragen, während die Bereitstellung von ERP-Software On-Premises einen erheblichen Zeit- und Geldaufwand erfordert. Rechnet man die Kosten für den Kauf von Hardware und Servern, die Miete für Räumlichkeiten und die Einstellung von Personal für den Betrieb und die Wartung des Systems hinzu, wird deutlich, dass lokale ERP-Systeme mit hohen Vorlaufkosten verbunden sind. Hinzu kommen später die Kosten für Updates, die das Unternehmen tragen muss. Im Gegensatz dazu sind Updates bei SaaS-ERP automatisch enthalten.
- Anpassung. On-Premises installierte ERP-Systeme sind in der Regel besser anpassbar, erfordern jedoch zusätzliche Hardware und möglicherweise Ausfallzeiten. Obwohl SaaS-ERP-Systeme kostengünstiger sind und relativ schnell konfiguriert werden können, um eine begrenzte Anpassung zu erreichen, eignen sich On-Premises installierte ERP-Systeme am besten für Unternehmen, die umfangreiche oder einzigartige Anpassungen benötigen.
- Support. Der Support für SaaS-ERP ist in der Regel kostengünstiger als der Support für vor Ort installierte Systeme, da er in der Regel online bereitgestellt wird und im Abonnementpreis enthalten ist. Darüber hinaus müssen Unternehmen bei lokaler Software möglicherweise zusätzliche IT-Kosten tragen, um sicherzustellen, dass die Software ordnungsgemäß funktioniert.
Letztendlich ist die Wahl eines ERP-Systems eine kostspielige Entscheidung, die ein Unternehmen über Jahre hinweg beeinflusst, sodass niemand einen Fehler machen möchte.
11. Erweiterte Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten
Fast alle aktuellen Innovationen in Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und Blockchain finden in der Cloud statt. Das bedeutet, dass Cloud-ERP wahrscheinlich über Funktionen und Merkmale verfügt, die in lokalen Versionen nicht verfügbar sind oder intern entwickelt und daher oft mit hohem Aufwand gewartet werden müssen.
Viele Unternehmen haben ihre lokalen ERP-Systeme im Laufe der Jahrzehnte um umfangreiche branchenspezifische Funktionen erweitert. Ein Großteil dieser Anpassungen lässt sich nicht ohne Weiteres in die Cloud übertragen. Und wie bereits erwähnt, ist SaaS-ERP nicht sehr anpassungsfähig.
All dies bedeutet, dass Anpassungen berücksichtigt werden müssen, wenn ein Unternehmen über die Migration von lokalen Systemen in die Cloud entscheidet. Die Anpassungen sind möglicherweise zu wichtig, um darauf zu verzichten, selbst wenn dies bedeutet, auf die innovativen Funktionen zu verzichten, die nur in der Cloud verfügbar sind.
12. Datenbereinigung
Bevor Unternehmen einen Umstieg auf die Cloud in Betracht ziehen, müssen sie den Zustand ihrer Daten bewerten.
Generative KI-Modelle werden aus Geschäftsdaten abgeleitet, und KI ist im Allgemeinen sehr anfällig für das Problem Garbage in, garbage out. Das bedeutet, dass Daten bereinigt werden müssen, bevor sie mit KI verarbeitet werden können.
Hinzu kommt das Thema Data Governance. Behördliche Vorschriften können die Speicherung bestimmter ERP-Daten in der Cloud verbieten. Wenn die eingeschränkten Daten umfangreich oder für das Geschäft des Unternehmens unverzichtbar sind, ist eine Umstellung auf Cloud-ERP möglicherweise gar nicht möglich, wodurch die anderen Unterschiede zu On-Premises-ERP an Bedeutung verlieren.
So bestimmen Sie, welche Art von ERP für Ihren Anwendungsfall am besten geeignet ist
Der oben genannte Rat von Zampa ist es wert, wiederholt zu werden: Unternehmen sollten ERP nicht aufgrund des Bereitstellungsmodells kaufen, sondern sich stattdessen auf ihre funktionalen Anforderungen konzentrieren. Das bedeutet, dass sie ERP-Produkte mit den Features und Funktionen finden müssen, die diesen Anforderungen am besten entsprechen.
In der Praxis kann die Entscheidung jedoch entweder auf Cloud- oder On-Premises-ERP fallen, da einige ERP-Features tatsächlich vom Bereitstellungsmodell abhängen. Im Allgemeinen sollten Unternehmen, die sich Gedanken über Vorlaufkosten und Vorlaufzeiten machen oder spezifische, in der Regel Cloud-Technologien wie KI benötigen, zunächst SaaS-ERP in Betracht ziehen. Unternehmen, die aus Sicherheits-, Leistungs- oder Integrationsgründen mehr Kontrolle über den Standort ihres ERP-Systems benötigen oder einen hohen Anpassungsbedarf haben, sollten sich hingegen eher für On-Premises-ERP entscheiden.
Die Entscheidung zwischen Cloud- und On-Premises-ERP kann jedoch bald für sie getroffen werden. Offene Bereitstellungsentscheidungen sind meist das Privileg von Unternehmen, die ihr erstes ERP-System kaufen oder vielleicht Systeme für neue Abteilungen oder Standorte im Ausland hinzufügen. Da immer mehr ERP-Anbieter die Entwicklung ihrer On-Premises-ERP-Systeme einstellen und alle Investitionen in Cloud-Versionen stecken, werden bald nur noch diejenigen Unternehmen On-Premises-ERP wählen, die bereits über ein solches System verfügen. Die eigentliche Entscheidung wird dann sein, wann und in welchem Umfang ihr ERP-System in die Cloud verlagert wird.
