Definition

Änderungsmanagement (Change Management)

Mitarbeiter: Vicki-lynn Brunskill, Mary K. Pratt

Änderungsmanagement (Englisch: Change Management) ist ein systematischer Ansatz für den Umgang mit dem Übergang von einem Ziel, Prozess oder einer Technologien einer Organisation zu einer oder einem anderen. Das Ziel des Änderungsmanagements besteht darin, Strategien zur Bewältigung und Steuerung des Wandels und zur Unterstützung der Partner, Kunden und Mitarbeiter bei der Anpassung an diesen umzusetzen. Zu solchen Strategien gehören ein strukturiertes Verfahren für die Anfrage nach Änderungen bei der Geschäftsleitung sowie Mechanismen für die Reaktion auf Anfragen und deren Weiterverfolgung.

Fortsetzung des Inhalts unten

Um wirksam zu sein, muss der Prozess für das Change Management berücksichtigen, wie sich das Ändern oder Ersetzen bestimmter Vorgänge im Unternehmen auf andere Prozesse, Systeme und Mitarbeiter innerhalb der Organisation auswirkt. Es muss einen Prozess zur Planung und Prüfung von Änderungen, einen Prozess zum Vermitteln von Änderungen, einen Prozess zur Planung und Durchführung von Änderungen, einen Prozess zur Dokumentation von Änderungen und einen Prozess zur Bewertung ihrer Auswirkungen geben. Die Dokumentation ist ein kritischer Bestandteil des Änderungsmanagements, nicht nur um einen Prüfplan aufrecht zu erhalten, für den Fall, dass ein Rollback erforderlich wird, sondern auch um interne und externe Richtlinien zu gewährleisten und erfüllen, einschließlich gesetzlicher Vorschriften.

Ceckliste für das Änderungsmanagement
Abbildung 1: Beim Einrichten eines Änderungsmanagements sollte systematisch vorgegangen werden.

Arten von Änderungen, die ein Management verlangen

Das Change Management kann viele Arten von organisatorischen Änderungen begleiten. Die drei häufigsten Arten sind:

  • Developmental Change – Jede organisatorische Änderung, die eine Verbesserung der zuvor festgelegten Prozesse und Verfahren bewirkt.
  • Transitional Change – Veränderung, die eine Organisation von ihrem gegenwärtigen Zustand in einen neuen Zustand versetzt, um ein Problem zu lösen, wie zum Beispiel. Fusionen und Übernahmen und Automatisierung.
  • Transformational Change – Wandel, der die Kultur und Arbeitsweise einer Organisation radikal und grundlegend verändert. Bei transformatorischen Veränderungen ist das Endergebnis möglicherweise vorab nicht festgelegt. Beispielsweise kann ein Unternehmen völlig seine Produktpallette oder seine Zielgruppe komplett wechseln.

Wichtigkeit und Auswirkungen von Change Management

Indem das Änderungsmanagement die Rahmenbedingungen für die Rolle von Menschen, Prozesse und Unternehmen bei Änderungen vorgibt, erhöht es die Erfolgschancen für kritische Projekte und Initiativen und verbessert die Fähigkeit eines Unternehmens, sich schnell anzupassen.

Wandel ist für Unternehmen konstant und unvermeidlich. Wer diesen schlecht managt, riskiert hohen Stress in allen Bereichen seiner Organisation sowie überflüssige und kostspielige Korrekturen.

Änderungsmanagement standardisiert die Konsistenz und Effizienz der zugewiesenen Aufgaben und stellt somit sicher, dass das Personal eines Unternehmens nicht übersehen wird. Wenn Änderungen an der Arbeitsweise vorgenommen werden, hilft das Änderungsmanagement den Mitarbeitern, ihre neuen Rollen zu verstehen und eine stärker prozessorientierte Kultur aufzubauen.

Das Änderungsmanagement fördert auch das zukünftige Wachstum von Unternehmen, indem es ihnen ermöglicht, auf dem Markt dynamisch zu bleiben.

Beliebte Modelle für das Management von Veränderungen

Best-Practice-Modelle können Leitprinzipien liefern und Managern helfen, den Umfang der vorgeschlagenen Änderungen mit den verfügbaren digitalen und nicht-digitalen Werkzeugen abzustimmen. Beliebte Modelle sind unter anderem:

ADKAR: Das ADKAR-Modell, das vom Prosci-Gründer Jeff Hiatt entwickelt wurde, besteht aus fünf aufeinander folgenden Schritten:

  • Awareness (Bewusstsein für die Notwendigkeit von Veränderungen);
  • Desire (Wunsch, an der Veränderung teilzunehmen und sie zu unterstützen);
  • Knowledge (Wissen darüber, wie man sich verändern kann);
  • Ability (Fähigkeit, Veränderungen und Verhaltensweisen zu implementieren); und
  • Reinforcement (Ausdauer bei der Aufrechterhaltung des Wandels).

Bridges‘ Transition Model: Das Modell des Veränderungsberaters William Bridges konzentriert sich darauf, wie sich Menschen an Veränderungen anpassen. Das Modell umfasst drei Phasen: eine Phase des Loslassens, eine Phase der Unsicherheit und Verwirrung und eine Phase der Akzeptanz. Bridges' Modell wird manchmal mit den fünf Phasen der Trauer nach Kübler-Ross verglichen (Verleugnung, Wut, Verhandeln, Depression und Akzeptanz).

IT Infrastructure Library (ITIL): Das UK Cabinet Office und Capita plc beaufsichtigen dieses Regelwerk, das detaillierte Anleitungen für das Management von Veränderungen im IT-Betrieb und in der IT-Infrastruktur enthält.

Kotter's 8-Step Process for Leading Change: Das Modell des Harvard-Universitätsprofessors John Kotter besteht aus acht Schritten:

  • Steigern der Dringlichkeit von Veränderungen;
  • Schaffen einer mächtigen Koalition für den Wandel;
  • Errichten einer Vision für den Wandel, Vermitteln dieser Vision;
  • Beseitigen von Hindernissen;
  • Setzen und erreichen von Kurzzeit-Zielen
  • Aufbauen auf diese Etappensiege
  • Verankern des Wandels in der Unternehmenskultur.

Das Lewin-Modell: Der Psychologe Kurt Lewin schuf ein dreistufiges Rahmenwerk, das auch als Unfreeze-Change-Freeze- (oder Refreeze-) Modell bekannt ist.

McKinsey 7S: Die Unternehmensberater Robert H. Waterman Jr. und Tom Peters entwarfen dieses Modell, um sieben Faktoren, die den Wandel beeinflussen, ganzheitlich zu betrachten:

  • gemeinsame Werte,
  • Strategie,
  • Struktur,
  • Systeme,
  • Stil,
  • Personal und
  • Fähigkeiten.

Beliebte Änderungsmanagement-Tools

Digitale und nicht-digitale Change Management-Tools können den Verantwortlichen für das Änderungsmanagement bei der Recherche, Analyse, Organisation und Umsetzung von Änderungen helfen. In einem kleinen Unternehmen können die Tools einfach aus Tabellenkalkulationen, Gantt-Diagrammen und Flowcharts bestehen. Größere Organisationen verwenden in der Regel Software, um Änderungsprotokolle digital zu führen und den Beteiligten eine integrierte, ganzheitliche Sicht auf den Wandel und seine Auswirkungen zu bieten.

Zertifizierungen für Change Management

Berater und Zuständige in Unternehmen können Zertifizierungen für Änderungsmanagement erwerben, die ihnen die Fähigkeiten ausstellen, Projekte zu leiten, Mitarbeiter zu managen und eine Organisation durch eine Übergangs- oder Transformationsphase zu führen.

Wie das Änderungsmanagement funktioniert

Um zu verstehen, wie Change Management funktioniert, ist es am besten, die Konzepte und Instrumente in Bezug auf konkrete Geschäftsbereiche zu betrachten Nachstehend haben wir Beispiele dafür zusammengestellt, wie das Änderungsmanagement für Projektmanagement, Softwareentwicklung und IT-Infrastruktur funktioniert.

Änderungsmanagement für das Projektmanagement

Änderungsmanagement ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements. Der Projektleiter muss Änderungswünsche prüfen und feststellen, welche Auswirkungen eine Änderung auf das Projekt als Ganzes haben würde. Die Person oder das Team, die für die Änderungskontrolle verantwortlich sind, müssen die Auswirkungen bewerten, die eine Änderung in einem Bereich des Projekts auf andere Bereiche, einschließlich anderer Bereiche, haben kann:

  • Umfang: Änderungswünsche müssen evaluiert werden, um festzustellen, wie sie sich auf den Projektumfang auswirken werden.
  • Zeitplan: Änderungswünsche müssen bewertet werden, um festzustellen, wie sie den Projektzeitplan verändern werden.
  • Kosten: Änderungsanfragen müssen bewertet werden, um festzustellen, wie sie sich auf die Projektkosten auswirken. Der größte Kostenfaktor bei einem Projekt ist in der Regel der Arbeitsaufwand, so dass Verzögerungen beim Erledigen von Projektaufgaben schnell die Projektkosten beeinflussen können.
  • Qualität: Änderungswünsche müssen evaluiert werden, um festzustellen, wie sie sich auf die Qualität des abgeschlossenen Projekts auswirken. Insbesondere Änderungen am Projektzeitplan können sich auf die Qualität auswirken, da die Belegschaft bei überstürzter Arbeit zumeist mehr Fehler macht.
  • Menschliche Ressourcen: Änderungsanforderungen müssen evaluiert werden, um festzustellen, ob zusätzliche oder spezialisierte Arbeitskräfte erforderlich sind. Wenn sich der Projektzeitplan ändert, kann der Projektleiter wichtige Ressourcen an andere Aufgaben verlieren.
  • Kommunikation: Genehmigte Änderungsanforderungen müssen zu gegebener Zeit an die entsprechenden Interessenvertreter kommuniziert werden.
  • Risiko: Änderungsanforderungen müssen evaluiert werden, um festzustellen, welche Risiken sie bergen. Selbst geringfügige Änderungen können einen Dominoeffekt auf das Projekt haben und logistische, finanzielle oder Sicherheitsrisiken mit sich bringen.
  • Beschaffung: Änderungen am Projekt können sich auf den Beschaffungsaufwand für Materialien und Vertragsarbeit auswirken.
  • Interessengruppen: Änderungen am Projekt können sich darauf auswirken, wer am Projekt beteiligt ist, sowie auf die Synergie, Begeisterung und Unterstützung des Projekts durch diese beteiligten Personen.

Wenn eine inkrementelle Änderung genehmigt wurde, dokumentiert der Projektleiter die Änderung in einem von vier standardmäßigen Änderungskontrollsystemen, um sicherzustellen, dass alle Gedanken und Erkenntnisse im Zusammenhang mit dem Änderungsantrag erfasst wurden. Wenn eine Änderungsanfrage abgelehnt wird, wird dies ebenfalls dokumentiert und als Teil des Projektarchivs aufbewahrt.

Change Management für die Software-Entwicklung

Beim Software-Projektmanagement helfen Strategien und Werkzeuge des Change Managements den Entwicklern, Änderungen am Code und der zugehörigen Dokumentation zu verwalten. Agile Software-Entwicklungsumgebungen begünstigen sogar gezielt kontinuierliche Änderungen der Anforderungen und der Benutzeroberfläche (UI). Änderungen werden jedoch nicht mitten in einer Iteration angesprochen; sie werden als Stories oder Features für zukünftige Iterationen geplant.

Änderungsmanagement und seine Rolle in der digitalen Transformation

Softwarewerkzeuge zur Versionierung unterstützen die Dokumentation und verhindern, dass mehr als eine Person gleichzeitig Änderungen am Code vornimmt. Solche Werkzeuge haben die Fähigkeit, Änderungen zu verfolgen und bei Bedarf Änderungen rückgängig zu machen.

Change Management für die IT-Infrastruktur

Change Management Tools werden auch verwendet, um Änderungen an der Hardware-Infrastruktur einer IT-Abteilung zu begleiten. Wie bei anderen Arten des Änderungsmanagements stellen standardisierte Methoden und Verfahren sicher, dass jede an der Infrastruktur vorgenommene Änderung systematisch bewertet, genehmigt, dokumentiert, implementiert und überprüft wird.

Wenn Änderungen an Hardware-Einstellungen vorgenommen werden, kann dies auch als Konfigurationsmanagement bezeichnet werden. Techniker setzen Konfigurationsmanagement-Tools ein, um die gesamte Sammlung verwandter Systeme zu überprüfen und nachzuvollziehen, welche Auswirkungen eine an einem System vorgenommene Änderung auf andere Systeme hat.

Herausforderungen beim Change Management

Unternehmen, die ein Change-Management-Programm von Grund auf neu entwickeln, stehen oft vor gewaltigen Herausforderungen. Zusätzlich zu einem gründlichen Verständnis der Unternehmenskultur erfordert der Änderungsmanagementprozess eine genaue Erfassung der Systeme, Anwendungen und Mitarbeiter, die von einer Änderung betroffen sind. Weitere Herausforderungen beim Change Management sind

Ressourcenmanagement – Die Verwaltung der physischen, finanziellen, personellen, informationellen und immateriellen Vermögenswerte und Ressourcen, die zum strategischen Plan eines Unternehmens beitragen, wird bei der Umsetzung von Veränderungen immer schwieriger.

Widerstand – Die Führungskräfte und Mitarbeiter, die am stärksten von einer Veränderung betroffen sind, können sich dagegen wehren. Da Veränderungen zu unerwünschter Mehrarbeit führen können, ist anhaltender Widerstand nicht ungewöhnlich. Transparenz, Schulungen, Planung und Geduld können dazu beitragen, Widerstand aufzulösen und die Stimmung zu verbessern.

Kommunikation – Unternehmen versäumen es oft, Veränderungsinitiativen konsequent zu vermitteln oder ihre Mitarbeiter in den Prozess einzubeziehen. Veränderungsbezogene Kommunikation erfordert eine angemessene Anzahl von Botschaften, die Einbeziehung von genügend Interessengruppen, um die Botschaft zu vermitteln, und mehrere Kommunikationskanäle.

Neue Technologien – Die Anwendung neuer Technologien kann den gesamten Arbeitsablauf eines Mitarbeiters stören. Wer nicht im Voraus plant, wird den Wandel zum Stillstand bringen. Unternehmen können dies vermeiden, indem sie ein Netzwerk von Mitarbeitern schaffen, die vorab Zugang zu den Technologien bekommen und dann die Akzeptanz steigern und anderen helfen können.

Mehrere Standpunkte – Beim Change Management unterscheiden sich die Erfolgsfaktoren für jeden Einzelnen je nach seiner Rolle in der Organisation. Dies stellt eine Herausforderung dar, wenn es darum geht, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu verwalten.

Terminierungsprobleme – Die Entscheidung, wie lange eine Veränderung zur ihrer Durchführung benötigt und die klare Definition von Meilensteinen ist kompliziert. Einige Organisationen glauben, dass kürzere Änderungsprogramme am effektivsten sind. Andere bevorzugen einen eher graduellen Ansatz, da dadurch Widerstände und Fehler reduziert werden können.

Diese Definition wurde zuletzt im Mai 2020 aktualisiert

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