Enterprise Resource Planning (ERP)

Was ist ERP (Enterprise Resource Planning)?

Enterprise Resource Planning (ERP) ist eine Software, die entwickelt wurde, um die Funktionen von Kerngeschäftsprozessen wie Finanzen, Personalwesen, Lieferkette und Bestandsmanagement in einem einzigen System zu verwalten und zu integrieren.

ERP wird in Unternehmen jeder Größe eingesetzt und gilt als unverzichtbar für große Unternehmen. Auch in wachsenden kleinen Unternehmen wird es zunehmend verwendet. Die Komplexität der globalen Wirtschaft und die modernen Anforderungen der Verbraucher haben die Rationalisierung von Geschäftsprozessen sowie die Verwaltung und Optimierung von Daten zu einer entscheidenden Aufgabe gemacht. ERP bildet in der Regel die Grundlage für diese Funktionen.

Wichtige Komponenten eines ERP-Systems

Ein ERP-System besteht aus Softwarekomponenten oder Modulen, die jeweils auf einen bestimmten Geschäftsprozess ausgerichtet sind. Bestimmte Module gelten als Kernmodule für fast alle Arten von Unternehmen und werden als erste implementiert:

• Das ERP-Finanzmodul automatisiert grundlegende Buchhaltungs-, Rechnungsstellungs-, Finanzanalyse-, Prognose- und Berichtsfunktionen. Es ist oft der Hauptgrund, warum ein Unternehmen von einer eigenständigen Buchhaltungssoftware auf ERP umstellt. Die zunehmende Komplexität des Geschäfts macht deutlich, dass ein einziges System erforderlich ist, um alle Finanztransaktionen und die Buchhaltung für mehrere Geschäftsbereiche und Produktlinien zu verwalten.
• Die Personalverwaltung (Human Ressources, HR) ist ein weiterer Kernprozess, den Unternehmen mit ERP verbessern möchten. Das grundlegende Personalverwaltung umfasst das Management von Mitarbeiterdaten, Sozialleistungen und Gehaltsabrechnungen, wird jedoch häufig um Talentmanagementfunktionen wie Personalbeschaffung und Leistungsmanagement erweitert.
• Weitere ERP-Module, die in den meisten Unternehmen zum Einsatz kommen, sind Auftragsverwaltung, Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management, CRM) und Einkauf beziehungsweise Beschaffung).

Unternehmen aus den Bereichen Fertigung oder Vertrieb fügen in der Regel ein Supply-Chain-Management-Modul (SCM) hinzu, um Lagerbestände zu verfolgen und Lager und Transport entlang der Lieferkette zu verwalten.

Bei komplexen Geschäftsanforderungen können sie ein Lagerverwaltungssystem (Warehouse Management System, WMS) und ein Transportmanagementsystem (TMS) – möglicherweise von verschiedenen Softwareanbietern – hinzufügen, um diese Logistikfunktionen zu verwalten.

Wie funktionieren ERP-Systeme?

ERP unterscheidet sich von eigenständigen Anwendungen durch seine zentrale Datenbank, in der Informationen aus den Geschäftstransaktionen und anderen in den Modulen ausgeführten Aktionen gespeichert werden, sowie durch die Integration, die es den Modulen ermöglicht, miteinander und mit der gemeinsamen Datenbank zu kommunizieren.

Die zentrale Datenbank bietet das, was in der IT als Single Source of Truth (SSOT) bezeichnet wird, und stellt sicher, dass jedes Modul über aktuelle Informationen verfügt (siehe Abbildung 1).

Ein ERP-System hat außerdem im Gegensatz zu einer Sammlung von Anwendungen verschiedener Anbieter wahrscheinlich ein einheitliches Erscheinungsbild über alle Module hinweg.

Hier ist ein vereinfachtes Beispiel dafür, wie diese miteinander verbundenen Module Informationen austauschen, um einem ERP-Benutzer bei der Erledigung einer Reihe von Aufgaben zu helfen, die als Order to Cash bezeichnet werden – also dem Prozess der Eingabe von Kundenaufträgen, der Lieferung von Produkten und schließlich dem Eingang und der Erfassung der Zahlung.

Der ERP-Benutzer gibt Informationen über den Kunden ein, zum Beispiel Kontaktdaten, und erstellt einen Kundenauftrag im Auftragsverwaltungsmodul. Anschließend überprüft er die Verfügbarkeit des Produkts im Bestandsverwaltungsmodul (oder einem Teil der Auftragsverwaltung mit Zugriff auf Bestandsdaten) und kehrt zur Auftragsverwaltung zurück, um den Versand zu veranlassen.

Wenn die Bestätigung eintrifft, dass der Kunde die Lieferung erhalten hat, erstellt der Benutzer einen Eintrag im Abschnitt Forderungen des Hauptbuchs, dem Sammelbegriff für die Konten im ERP-Finanzmodul. Dort erstellt er eine Rechnung und sendet sie an den Kunden. Wenn die Zahlung eintrifft, gibt der Benutzer die Zahlung im Hauptbuch oder in einem Cash-Management-Modul ein, und der Umsatz wird erfasst und mit dem Bankkonto des Unternehmens abgeglichen.

Wenn der Workflow weitgehend automatisiert ist, wird ein Großteil dieser manuellen Dateneingaben vom ERP-System übernommen, beispielsweise in einem speziellen Order-to-Cash-Modul, und einige Datenfelder werden bereits mit Informationen aus anderen Modulen ausgefüllt. Im Hintergrund tauschen die ERP-Module Nachrichten untereinander aus oder ändern Datensätze in der Datenbank, um die Richtigkeit der Daten sicherzustellen. Wenn der Benutzer beispielsweise den Versand einer Bestellung anfordert, müssen die vom Bestandsverwaltungsmodul abgerufenen Daten geändert werden, um den Abgang aus dem verfügbaren Bestand zu berücksichtigen.

Abbildung 2 zeigt, wie ERP mit einem Lagerverwaltungssystem und einem Transportmanagementsystem zusammenarbeitet, um Bestellungen zu bearbeiten.

Warum sind ERP-Systeme für Unternehmen wichtig?

ERP ist das digitale Nervensystem vieler Unternehmen. Nach der Installation bietet die Software fast sofort die traditionellen Vorteile der Computerisierung: die teilweise Automatisierung und Digitalisierung manueller, papierbasierter Prozesse. Die Vorteile von ERP gehen jedoch weit darüber hinaus.

Transaktionen und die Buchführung werden in der Regel schneller, genauer und vorhersehbarer. Die Mitarbeiter in allen Abteilungen erhalten zeitnahen Zugriff auf Informationen, was die Kommunikation, die Entscheidungsfindung und die Koordination von Geschäftsprozessen verbessert. Unternehmen werden dadurch agiler und können besser auf veränderte Marktbedingungen reagieren. Durch den Internetzugang wird ERP auf Kunden, Lieferanten und Partner ausgeweitet, was dazu beiträgt, das Angebot an die Nachfrage anzupassen und letztlich den Gewinn zu steigern.

Vorteile von ERP-Systemen

ERP bietet zahlreiche Vorteile, die sich größtenteils aus dem Informationsaustausch und der Standardisierung ergeben. Da ERP-Module Daten einfacher austauschen können als unterschiedliche Systeme, lassen sich abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse einfacher verwalten. Außerdem ermöglichen sie bessere Einblicke aus Echtzeitdaten und Business Intelligence (BI), insbesondere mit den neueren Technologien, die viele ERP-Systeme enthalten, wie zum Beispiel fortschrittliche Analysen, künstliche Intelligenz (einschließlich maschinelles Lernen) und IIoT-Funktionen (industrielles Internet der Dinge).

Darüber hinaus bietet ERP-Software mehrere weitere Vorteile:

• steigert die Effizienz durch Automatisierung der Datenerfassung
• ermöglicht Wachstum durch die Verwaltung immer komplexerer Geschäftsprozesse
• trägt zur Risikominderung bei, indem es eine bessere Compliance ermöglicht
• fördert die Zusammenarbeit durch Kommunikation und Datenaustausch
• verbessert den Kundenservice
• verbessert das Lieferkettenmanagement
• spart Geld durch die Rationalisierung von Prozessen
• ermöglicht einen besseren, oft in Echtzeit erfolgenden Einblick in Teile des Unternehmens, wie zum Beispiel den Lagerbestand, die für die Erfüllung der Kundenanforderungen von entscheidender Bedeutung sind
• unterstützt eine bessere Berichterstattung und Planung dank zeitnaher und genauerer Daten

Arten von ERP-Systemen

ERP-Produkte unterscheiden sich in der Regel nach der Größe des Unternehmens, für das sie bestimmt sind, der Art der Computerinfrastruktur, auf der sie laufen, und danach, ob sie über branchenspezifische Funktionen verfügen.

Kleine Unternehmen versus mittelständische Unternehmen versus große Unternehmen

Für den Markt der kleinen Unternehmen bieten einige Anbieter Einstiegs-ERP-Lösungen an, die über Kernfunktionen für das Personalwesen, das Finanzwesen und andere häufig verwendete Module wie Auftragsverwaltung und CRM verfügen und relativ einfach zu implementieren sind.

Andere Produkte sind für den sogenannten Mittelstand gedacht. ERP-Lösungen für den Mittelstand bieten zusätzliche optionale Module wie SCM und WMS und können mehr Benutzer als Einstiegs-ERP-Lösungen aufnehmen.

Einige Anbieter von Einstiegs-ERP-Lösungen verkaufen ihre Produkte sowohl an kleine als auch an mittelständische Unternehmen, die oft unter dem Begriff KMU zusammengefasst werden, und behaupten, dass ihre Produkte skalierbar sind, um dem Wachstum gerecht zu werden.

Die oberste Kategorie bilden große Unternehmen. Es überrascht nicht, dass große ERP-Systeme in der Regel über die meisten Module verfügen, mit mehr Funktionen in jedem Modul und einer Kapazität für Tausende – sogar Hunderttausende – von Benutzern.

On-Premises versus Cloud versus Hybrid

Die ersten ERP-Systeme, die in den 1970er bis 1990er Jahren verkauft wurden, liefen alle auf lokalen Systemen des Unternehmens. Heutzutage wird ERP ebenso häufig in der Cloud auf Systemen ausgeführt, die vom Anbieter oder einem Dienstleister gewartet werden, und die Benutzer greifen über das Internet von ihrem Desktop oder ihren Mobilgeräten auf die Software zu. Einige Systeme kombinieren On-Premises- und Cloud-Module in einem hybriden ERP.

Die verschiedenen Bereitstellungsmodelle (in der Branche als Cloud-, On-Premises- und Hybrid-ERP-Optionen bezeichnet) haben einen großen Einfluss auf die Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Kosten, Implementierungsgeschwindigkeit und Zielmärkte eines ERP-Produkts.

On-Premises-ERP muss in der Regel im Voraus bezahlt werden, zusammen mit einer Softwarelizenz für eine bestimmte Anzahl von Benutzern. Die Implementierung dauert in der Regel am längsten – Projekte können sich über Jahre hinziehen – und Upgrades auf neue Versionen können langsam sein. On-Premises-ERP hat jedoch zwei große Vorteile gegenüber den meisten Arten von Cloud-ERP: Es kann an individuelle Geschäftsanforderungen angepasst werden und lässt sich oft leichter in andere On-Premises-Systeme integrieren, die für die Geschäftsleistung von entscheidender Bedeutung sind, wie beispielsweise Fabrikautomations- oder Lagersysteme.

Einige Unternehmen zögern aus verschiedenen Gründen, solche geschäftskritischen Systeme in die Cloud zu verlagern, darunter wahrgenommene Sicherheitsrisiken oder der Verlust der Datenkontrolle. Andere in stark regulierten Branchen oder Behörden unterliegen möglicherweise Einschränkungen hinsichtlich des Standorts von Systemen und Daten, was oft bedeutet, dass das System vor Ort bleiben muss.

Im Gegensatz dazu erfordert Cloud-ERP in der Regel weniger Vorabinvestitionen, da es in der Regel über ein monatliches Abonnement bezahlt wird; im Laufe der Zeit können die Gebühren jedoch höher sein als eine Lizenz. Die größten Einsparungen lassen sich in der Regel mit Multi-Tenant-SaaS-ERP erzielen, einer Art Cloud-ERP, bei der verschiedene Kunden dieselbe Kopie der Software gemeinsam nutzen, was Skaleneffekte ermöglicht, die der Anbieter teilweise an seine Kunden weitergeben kann. Software as a Service (SaaS) ERP ist in der Regel schlanker und unterstützt weniger Geschäftsprozesse als On-Premises-ERP, aber diese Einfachheit macht es in der Regel auch benutzerfreundlicher.

Aufgrund der Kosteneinsparungen und der schnellen Bereitstellung der Cloud sind viele ERP-Produkte für KMUs SaaS-Lösungen, obwohl es auch noch einige On-Premises-Lösungen gibt. Große Unternehmen haben in der Vergangenheit On-Premises-ERP bevorzugt, vor allem weil sie über mehr Ressourcen – Zeit, Personal und Geld – für die Implementierung und Wartung der komplexen Systeme verfügten. In den letzten zehn Jahren sind jedoch viele große Unternehmen zu einem Hybridmodell übergegangen und haben Cloud-Module für Personalverwaltung, Finanzen und SCM hinzugefügt.

Einige ERP-Systeme verfügen über Funktionen, die in bestimmten Branchen wie Öl und Gas, Automobilbau, Lebensmittel und Getränke, Einzelhandel und Versorgungsunternehmen benötigt werden. Oft arbeitet der ERP-Anbieter mit einem Softwareentwickler zusammen, der über Fachkenntnisse in einer bestimmten Branche verfügt, um Add-ons für ein universelles ERP-System zu entwickeln.

Geschichte von ERP

Anfänge in der Fertigung. Die Wurzeln von ERP liegen in der Materialbedarfsplanung (Material Requirements Planning, MRP), einem System zur Berechnung der für die Herstellung eines Produkts benötigten Materialien und Komponenten, das 1964 vom IBM-Ingenieur Joseph Orlicky entwickelt wurde. In den 1970er Jahren war MRP-Software ein fester Bestandteil der Fertigungsabläufe.

Im Jahr 1983 entwickelte der Managementexperte Oliver Wight Manufacturing Resource Planning (MRP II), die MRP auf andere Bereiche wie Finanzen ausweitete und unter anderem Unterstützung für die Kapazitätsplanung und die Fertigungssteuerung hinzufügte.

Backoffice-Software entsteht. Unabhängig davon begannen in den 1970er Jahren verschiedene Anbieter – darunter zwei Startups, SAP und Baan – mit der Entwicklung von Mainframe-Software für die Verwaltung von Finanzprozessen in einer einzigen Datenbank. Die modulare, integrierte Unternehmenssoftware wuchs und umfasste bald auch andere sogenannte Backoffice-Funktionen, darunter die Personalverwaltung.

1990 kamen Analysten des Forschungsunternehmens Gartner zu dem Schluss, dass diese Softwarekategorie einen eigenen Namen benötigte, und prägten den Begriff Enterprise Resource Planning (ERP), um ihre allgemeine Funktion zu bezeichnen.

MRP verschwand nicht, und die nach wie vor unterschiedlichen Zwecke von MRP und ERP sichern beiden eine Rolle. Heute verfügen ERP-Software-Suiten, die an Hersteller verkauft werden, in der Regel über ein MRP-Modul. Der Begriff MRP II ist hingegen zum Synonym für ERP geworden und wird nur noch selten verwendet.

Die Bereitstellung entwickelt sich weiter. In den Anfängen der ERP-ähnlichen Systeme in den 1970er Jahren lief die Software auf Mainframe-Computern. In den 1990er Jahren begannen Mainframe-ERP-Anbieter mit der Migration der Software auf das Client-Server-Modell, bei dem Desktop-Geräte mit einem zentralen Server kommunizieren. ERP war nun für mehr Nutzer zu einem günstigeren Preis zugänglich. Die Benutzerfreundlichkeit verbesserte sich gegenüber den klobigen zeichenbasierten Benutzeroberflächen (UIs) der Mainframe-Ära, da ERP-Anbieter die Client-Software um grafische Benutzeroberflächen im Microsoft Windows-Stil und bald auch um Windows selbst erweiterten. Mitte der 1990er Jahre, als das Internet immer beliebter wurde, wurden Client-Server-ERP-Systeme mit webbrowserähnlichen Benutzeroberflächen nachgerüstet.

Die Einführung von Cloud-ERP Ende der 1990er Jahre war die nächste grundlegende Veränderung in der Bereitstellung und Nutzung von ERP. Durch die Internetkonnektivität des Cloud Computing konnten Unternehmen ihre ERP-Systeme einfacher mit Kunden, Lieferanten und Partnern verbinden. Außerdem wurden Webbrowser zur Standard-Benutzeroberfläche für die meisten neuen ERP-Systeme.

In den letzten Jahren haben ERP-Anbieter den Schwerpunkt ihrer Forschung und Entwicklung auf ihre Cloud-Produkte gelegt, um KI und maschinelles Lernen, Blockchain, Predictive Analytics und andere neue Technologien zu ermöglichen, die die überlegene Rechenleistung und Internetkonnektivität der Cloud erfordern.

ERP-Anbieter

Es gibt Dutzende von ERP-Anbietern, von denen die meisten sowohl On-Premises- als auch Cloud-Optionen anbieten.

Vier Anbieter – Infor, Microsoft, Oracle und SAP – sind laut den meisten Forschungsunternehmen marktführend im Vertrieb und verfügen über die breitesten Produktpaletten, die alle oben beschriebenen ERP-Kategorien abdecken. Sie haben auch die größte installierte Basis an alten lokalen Systemen, die in der Branche als Legacy-ERP bezeichnet werden.

Mehrere Anbieter sind bei KMUs beliebt, darunter Acumatica, Sage Intacct und Oracle NetSuite, der Pionier im Bereich SaaS ERP. Workday ist ein weiterer einflussreicher, schnell wachsender SaaS-ERP-Anbieter. Weitere namhafte Anbieter sind Epicor, IFS, DELMIAWorks (ehemals IQMS), Plex Systems, QAD, Syspro und Unit4.