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Checkliste für das passende Human Ressource Management

Die passende Human-Ressource-Management-Software auszuwählen ist nicht einfach. Eine Liste mit Funktionen und Features, die jede HR-Anwendung mitbringen sollte.

Human Ressouce Managment, zu Deutsch: Personal-Management oder Personalwirtschaft, befasst sich mit dem Produktionsfaktor Arbeit und dem Personal und ist in jeder größeren Organisation ein zentraler Bestandteil. Wie in fast jedem anderen Unternehmensbereich ist inzwischen auch hier Software eines der wichtigsten Werkzeuge zur Unterstützung des Managements und der Mitarbeiter. Umso wichtiger ist es, das passende Tool auszuwählen.

Bevor Sie Software für das Human Ressouce Managment kaufen, sollten Sie ein klares Verständnis Ihrer Business-Anforderungen besitzen, mit denen dieses Werkzeug umgehen können muss. Einige Unternehmen brauchen zum Beispiel nur ein Abrechnungssystem. Andere möchten vielleicht ihr gesamtes HR-System ersetzen, da es veraltet ist.

Wieder andere haben den Wunsch, alle HR-Anwendungen unter einem einzigen Anbieter zu konsolidieren. Und ein weiterer Fall wären Unternehmen, die sich bei der Rekrutierung und Entwicklung von Talenten überfordert fühlen. Sie suchen ein HR-Tool, das hierbei helfen kann – unter Umständen unter der Auflage, dass Sie Ihre bestehende HR-Software beibehalten können. Die Zufriedenheit aller Beteiligten mit der Auswahl des HR-Tools sollte absolut vorrangig sein.

Das Verständnis der HR-Bedürfnisse Ihres Unternehmens beinhaltet allerdings mehr als nur ein einziges Merkmal – wie etwa, ob das Unternehmen Talent-Management benötigt. Fragen, die Sie stellen sollten, sind zum Beispiel:

  • Welche Funktionalitäten bietet das neue HR-Tool, die das bestehende System nicht hat und die im Unternehmen unbedingt benötigt werden?
  • Wie wird das System heute und in Zukunft genutzt?
  • Ist es wichtig, dass das neue HR-Tool mit bestehenden Systemen zusammenarbeiten kann?

Dies sind nur einige der Recherchefragen, die in einem Request for Proposal (Ausschreibung, RFP) berücksichtigt werden sollten, bevor Sie mit der Evaluierung oder gar dem Kauf eines neuen HR-Tool oder einer neuen Software-Suite starten.

Schließlich müssen Sie auch an Ihr Unternehmen selbst denken. Ist Ihr Unternehmen klein und verfügt es nur über ein begrenztes Budget? Oder arbeiten Sie in einer großen Organisation mit mehreren Standorten verteilt auf der ganzen Welt? Dann wäre ein HR-Tool erforderlich, um die unterschiedlichen Bedürfnisse und regulatorischen Anforderungen aller Standorte zu erfüllen. Fragen, die in den Zusammenhang relevant sein könnten, sind zum Beispiel:

  • Verfügt Ihr Unternehmen bereits über eine HR-Software, die Sie einfach nur ergänzen möchten oder ist diese Software vielleicht zu klein geworden?
  • Befürchten Sie bei der Einführung einer neuen Personal-Management-Software große Herausforderungen für die Integration der Software?
  • Hat sich das Unternehmen aus strategischer Sicht bereits entschieden, ob es lieber lokal einsetzbare Software oder Cloud-Services nutzen möchte?

Die Antworten auf diese Fragen sind für jedes Unternehmen spezifisch, sollten aber in den Ausschreibungsprozess einfließen.

Diese Elemente sollte eine HR-Software enthalten

Enthält die HR-Kernsoftware die Funktionen und Features, die Ihr Unternehmen benötigt? Die meisten Kernkomponenten für das Personal-Management können die Arbeitszeit und Anwesenheit der Mitarbeiter tracken, Löhne und Gehälter abrechnen, Lohnsteuern und andere Leistungen verwalten, Informationen in einer zentralen Datenbank speichern und periodische und Ad-hoc-Berichte zu diesen Informationen generieren. Allerdings gibt es auch in HR-Kernsoftware eine Reihe von Unterscheidungsmerkmalen, die für viele Unternehmen unverzichtbar sind. Dazu gehören:

  • die Fähigkeit von Abteilungs- und Geschäftsleitern, die zentrale HR-Mitarbeiterdatenbank zu nutzen, um Informationen auf der Basis festgelegter Freigaben und Zugriffsrechte zu erhalten und einzugeben;
  • die Fähigkeit, ein mehrstufiges Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem zu verwalten, das gleichzeitig die Anforderungen an die Gehaltsabrechnung für gewerkschaftlich organisierte (zum Beispiel Abzüge von Gewerkschaftsbeiträgen, Gehälter und Leistungen) als auch für nicht-gewerkschaftlich organisierte Arbeitnehmer erfüllen kann;
  • Compliance Monitoring in Bereichen wie Mitarbeitereinstellung, Mitarbeiterbeziehungen, Risiko und Sicherheit;
  • die Möglichkeit, das HR-Compliance-Monitoring und die HR-Compliance-Verwaltung auf verschiedene Länder auszudehnen, in denen das Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt;
  • eine globale Personalabrechnungsfunktion, die mehrere Länder, Sprachen, Währungen und Verarbeitungsanforderungen unterstützt;
  • benutzerfreundliche Schnittstellen von der Lohn- und Gehaltsabrechnung bis hin zu den Leistungssystemen von Drittanbietern für Versicherungen;
  • Zugriff der Mitarbeiter auf Versicherungs- und Leistungsinformationen rund um die Uhr von jedem beliebigen Ort aus, auf allen gängigen Desktop- und mobilen Plattformen; und
  • die Fähigkeit, bestimmte Software-Funktionen und -Module ein- oder auszuschalten, so dass das Programm auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten und mit dem Wachstum des Unternehmens nach oben skaliert werden kann.

Braucht Ihr Unternehmen Talent-Management-Software? Grundlegende Talent-Management-Software ermöglicht es Unternehmen, ihr Humankapital zu verwalten, indem es eine Reihe von Tools zur Rekrutierung von Mitarbeitern, zur Verwaltung und Überwachung der Mitarbeiterleistung sowie das Management leistungsabhängiger Vergütungsniveaus bereitstellt. Die Software ermöglicht darüber hinaus das Erstellen von Berichten und Analysen für HR- und andere Führungskräfte.

Neben dieser Kernfunktionalität bietet Talent-Management-Software auch folgende Features, die für viele Unternehmen unverzichtbar sind:

  • einfache Bedienbarkeit und Automatisierung der Arbeitsabläufe für die Leistungsbeurteilung und Verwaltung der Mitarbeiter;
  • Performance-Analytics-Berichte, die Trends und Ergebnisse der Belegschaft aufzeigen, sowie prädiktive Analysen, die die Mitarbeiterbindung unterstützen. Solche Analysen können zum Beispiel darüber Auskunft geben, welche Mitarbeiter zu den Leistungsträgern des Unternehmens gehören und welche wahrscheinlich aus dem Unternehmen ausscheiden.
  • die Fähigkeit, Jobbeschreibungen einfach zu erstellen und zu überarbeiten;
  • flexible Vergütungssysteme, damit das Unternehmen sowohl die reguläre Entlohnung als auch Sondervergütungen gleichzeitig und in verschiedenen Unternehmensbereichen nutzen kann;
  • die Fähigkeit, den Trichter im Personalbeschaffungsprozess mit selektiven Kriterien einzugrenzen, so dass die attraktivsten Kandidaten für Vorstellungsgespräche eingeladen werden;
  • ein internes Schulungssystem, das es Mitarbeitern ermöglicht, sich für Schulungen anzumelden, Online-Kurse zu besuchen, Noten von Ausbildern zu erhalten und sich für Positionen im Unternehmen zu zertifizieren; und
  • ein internes Job- und Projekt-Bulletin-Board, das den Mitarbeitern verschiedene Aufstiegsmöglichkeiten im Unternehmen aufzeigt.

Möchte Ihr Unternehmen Instrumente zur Mitarbeiterbindung? Die Anbieter von HR-Software-Lösungen bieten die Möglichkeit, Mitarbeiter über eine Reihe von Mobilgeräten und Social-Media-Kooperationen in HR- und personalbezogene Bereiche einzubinden.

Dies ist für die meisten Softwareanbieter und auch für die meisten Unternehmen ein attraktiver und sich schnell entwickelnder Bereich. Da der Bereich der Mitarbeiterbindung in Unternehmen und bei HR immer noch in der Entwicklung ist, müssen die Instrumente zur Mitarbeiterbindung allerdings erst noch den gleichen Reifegrad erreichen wie die Instrumente des HR-Kern- und Talent-Managements.

Unternehmen sollten von HR-Softwareanbietern zumindest erwarten, dass sie ihre Tools für die Bindung der Mitarbeiter mit einfach zu bedienenden Schnittstellen und der Unterstützung gängiger Plattformen für Mobilgeräte bereitstellen. Zu den obligatorischen Elementen, die Unternehmen berücksichtigen sollten, gehören:

  • die Möglichkeit für Mitarbeiter, in Projekten zeitnah zusammenzuarbeiten, egal wo sie sich befinden;
  • die Fähigkeit, einen Experten überall im Unternehmen schnell aufzuspüren, wenn ein dringendes Geschäftsproblem gelöst werden muss;
  • die Möglichkeit für Mitarbeiter, Online-Kurse auf ihren Mobilgeräten zu aktivieren, die von Unternehmen zur Verfügung gestellt werden;
  • dass Mitarbeiter auf das HR-System von ihren Mobilgeräten zugreifen können.

Welche Erwartungen haben Sie an die Systemimplementierung und an den Support? HR-Software sollte einfach zu implementieren und zu unterstützen sein. Fast jeder Anbieter von HR-Software konzentriert sich deshalb darauf, Probleme bei der Softwareeinführung bereits im Vorfeld zu beseitigen – wie zum Beispiel die Integration der neuen Software in bestehende Unternehmenssysteme, die Anpassung an die bestehende IT-Hardware und -Softwarelandschaft (wenn die Software vor Ort ist) sowie den Anbieter-Support.

Allerdings kann nicht jeder Anbieter den Grad an Implementierungsunterstützung und Betreuung offerieren, der gewünscht ist. Deshalb ist es wichtig, im Voraus festzulegen, was von einem Anbieter erwartet wird. Zentrale Bereiche der Systemimplementierung und -performance, die Anbieter bereitstellen müssen, sind:

  • Integration der neuen Software in die bestehende Software Ihres Unternehmens (falls erforderlich). Wird die Integration durch APIs oder paketierte Integration erreicht, die alle beteiligten Lieferanten mit Arbeitsvereinbarungen zu unterstützen haben? Oder erfolgt eine benutzergesteuerte Integration?
  • Der Anbieter sollte Service-Level-Agreements (SLAs) anbieten, die seine Systemverfügbarkeit und Support-Verpflichtung gegenüber Ihnen als Kunden regeln (zum Beispiel 24/7 Uptime und Support), die mittlere Wartezeit zur Beantwortung von Systemproblemen sowie HR- und IT-Fragen und einen getesteten und zertifizierten Disaster-Recovery-Plan.
  • Wenn die HR-Software Cloud-basiert angeboten wird, fragen Sie beim Anbeiter nach, ob er ein eigenes Rechenzentrum betreibt oder dieses von einem Dritten mietet. Im letzten Fall fragen Sie nach der Art des Notfallplans, der im Falle eines Ausfalls im Rechenzentrum des Drittanbieters aktiviert wird.
  • Herstellersystem- und Datensicherheitsstandards sollten die gleichen Standards erfüllen, die auch Ihre eigene Corporate Governance erfordert.

Wie sehen Preisgestaltung und ROI der Personalverwaltungssoftware aus? Das Budget ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, ebenso wie die Flexibilität und Skalierbarkeit von HR-Tools. Die Anbieter von HR-Software sind sich dessen bewusst und bieten normalerweise sowohl skalierbare Preise als auch skalierbare Software an. Die Kosten basieren meist entweder auf der Nutzung durch einen Mitarbeiter pro Arbeitsplatz oder der Nutzung von Software pro Modul. Die Anbieter haben auch vorkonfigurierte ROI-Formeln, die Ihnen zeigen, wie schnell sich Ihre Software amortisiert. Unternehmen müssen sich jedoch aktiv an der Preis- und ROI-Diskussion beteiligen. Hier sind einige kritische Punkte:

  • Arbeiten Sie, wenn möglich, mit dem HR-System, um Ihre eigene ROI-Formel für die Amortisation von Softwareinvestitionen zu erstellen. Es gibt keinen festen Weg, eine ROI-Formel zu entwickeln, denn Amortisierung (und Bedürfnisse) sind für jedes Unternehmen einzigartig. Die meisten Unternehmen achten jedoch auf Elemente wie Kosten- oder Zeitersparnis, die sie durch den Einsatz der neuen Software erreichen wollen. Oder auf die Verbesserung der Ergebnisse in Bereichen wie der Rekrutierung von Talenten, der Talentförderung oder der Bindung wertvoller Mitarbeiter.
  • Wenn Sie die Software kaufen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, aus welchen integrierten Modulen die HR-Software besteht und welche Softwaremodule zusätzlich angeschafft werden müssen und damit mit zusätzlichen Kosten verbunden sind.
  • Prüfen Sie, ob die HR-Lösung zusätzliche Investitionen in IT oder HR erfordert (zum Beispiel eine Erweiterung des Unternehmensnetzwerks, mehr Mobilgeräte oder zusätzliche HR-Personen für die Entwicklung eines Schulungslehrplans).
  • Fragen Sie, ob der Anbieter die Software auch vermietet.

Ist der Anbieter der HR-Lösung ein starker Geschäftspartner? Alle Anbieter offerieren für ihre Software wahrscheinlich einen vollständig entwickelten Implementierungsplan sowie einen dedizierten Projekt-Manager, der das Projekt leitet oder gemeinsam mit Ihnen über die Bühne bringt. Die meisten Anbieter bieten auch Schulungen für Ihr HR- und IT-Personal vor Ort an, um die neue Software kennenzulernen sowie die leistungsfähige Support-Abteilung, die hinter dem Produkt steht.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine kluge Entscheidung treffen

Sobald Sie Ihre spezifischen Bedürfnisse ermittelt haben, ist es an der Zeit, die führenden HR-Produkte zu evaluieren. Es gibt viele Variablen, die evaluiert werden müssen, um sicherzustellen, dass Sie beim Kauf von HR-Software eine kluge Entscheidung treffen.

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