Personalinformationssystem (PIS)

Vorteile von Personalinformationssystemen

Ein Personalinformationssystem ermöglicht es der Personalabteilung, weniger Zeit mit Büroarbeiten zu verbringen, die Genauigkeit der Mitarbeiterdaten zu gewährleisten und die Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, eine größere Rolle bei der Verwaltung ihrer Informationen zu übernehmen.

Ein zentrales Verzeichnis für Mitarbeiterdaten macht es überflüssig, Papierformulare aufzubewahren, die leicht beschädigt werden können, und Mitarbeiterordner zu durchsuchen, um Informationen zu finden. Je nach Art der PIS-Software sollte sie verschiedene Berichte erstellen, Ad-hoc-Berichte bereitstellen und Analysen zu wichtigen Kennzahlen wie Personalbestand und Umsatz anbieten. Moderne PIS-Software bietet auch Visualisierungsoptionen für Mitarbeiterdaten, zum Beispiel automatisch gerenderte Organigramme oder Nine-Box-Matrizen.

Wenn ein Personalinformationssystem über Mitarbeiter- oder Manager-Self-Service-Funktionen verfügt, werden die Erfassung von Mitarbeiterstammdaten oder organisatorischen Änderungen effizienter und zeitsparender als bei papierbasierten Anfragen. Genehmigungs-Workflows ermöglichen es, Änderungen zu genehmigen oder abzulehnen, wobei die erforderlichen Personen automatisch benachrichtigt werden. Ein PIS kann auch mobile Funktionen bereithalten, die den Self Service erweitern und zusätzliche Flexibilität für entfernte Mitarbeiter bieten.

Sicherheit und Datenschutz

Ein PIS hilft auch, Mitarbeiterdaten zu sichern und Informationen geheim zu halten. Bei der Verwendung von Papierformularen oder Tabellenkalkulationen können Informationen leicht von Personen abgerufen werden, die möglicherweise nicht die Berechtigung haben, darauf zuzugreifen. Ein Personalinformationssystem kann Informationen so sichern, dass sie nur den Personen zugänglich sind, die Zugriff darauf haben müssen.

Datensicherheit und Datenschutz sind wichtige Faktoren beim Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten, insbesondere in Ländern wie Deutschland oder Frankreich, wo Betriebsräte eine wichtige Rolle beim Schutz von Mitarbeiterdaten spielen.

Arten von PIS-Software

Eine Vielzahl von Personalinformationssystemen stehen zur Verfügung. Sie richten sich an verschiedene Kundentypen, von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) bis hin zu Großunternehmen. In der Regel liegt der Unterschied in Umfang und Tiefe der Merkmale für jeden Prozessbereich.

Während die meisten PIS einen großen Teil der oben beschriebenen Prozesse abdecken, weisen viele Systeme für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eine geringere Funktionstiefe auf als solche für große Unternehmen.

Funktionen von Personalinformationssystemen

Ein Personalinformationssystem verfügt in der Regel über Module für folgende Aufgaben:

• Stammdatenverwaltung (Master Data Management);
• Organisationsverwaltung, zum Beispiel Planstellen und Abteilungen;
• Self Service für Mitarbeiter und Manager;
• Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung;
• Leistungsverwaltung;
• Arbeitsabläufe;
• Leistungsbeurteilung;
• Rekrutierung und Bewerberverfolgung;
• Vergütungs-Management;
• Trainingsverfolgung und Organisationsentwicklung; und
• Berichtswesen und grundlegende Analysen.

Ein PIS bietet umfassende Personal-Management-Funktionen, um die meisten Personalanforderungen zu erfüllen. Ohne diese werden ungesicherte oder papierbasierte Dokumente oder Tabellenkalkulationen benötigt, um Daten zu speichern. Manuelle Dateneingaben können zu Fehlern führen, und die manuelle Überprüfung von Dokumenten und Tabellenkalkulationen ist zeitaufwendig und manchmal unstrukturiert, wenn es keine Standardisierung der Datenerfassung gibt.

Selbst wenn ein bestimmtes System gekauft wird, um einen Prozess abzudecken – zum Beispiel die Leistungsverwaltung - kann es bedeuten, dass Mitarbeiterdaten manuell eingegeben werden müssen, um das System auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn mehrere Systeme verwendet werden, kann eine erneute Dateneingabe für jedes System erforderlich sein, oder Benutzer müssen Daten aus einem System exportieren, ändern und dann in ein anderes System importieren.

In einigen Fällen kann die Personalabrechnung Teil eines Personalinformationssystems sein. Viele Anbieter haben jedoch entweder keine Gehaltsabrechnung als Teil ihres Angebots, oder - wie bei Oracle, Workday und SuccessFactors - verkaufen die Gehaltsabrechnung als separates System, das sich mit ihrem PIS integrieren lässt.

Ein PIS kann außerdem eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung von Vorschriften spielen (zum Beispiel bei der Speicherung von Informationen über Chancengleichheit) und bietet einen Einblick in die Belegschaft.

Der Unterschied von PIS und HR-Systemen

Die genaue Definition von PIS und Human-Resource-Management-Systeme (HRMS) variieren. Viele HR-Experten sind jedoch der Ansicht, dass ein HRMS mehr Funktionalität bietet, indem es Talent Management und Human Capital Management (HCM) hinzufügt.

Zu den Talent-Management-Funktionen gehören häufig:

• Onboarding;
• Nachfolgeplanung;
• Karriereplanung; und
• Ausbildungsverwaltung.

Die HCM-Funktionen umfassen häufig:

• Arbeitsverfolgung, typischerweise ein System, das alle notwendigen Arbeiten verfolgt und Arbeit an Mitarbeiter verteilt, oft auf stündlicher Basis zum Beispiel in Produktionsstätten;
• Zeiterfassung und Auswertung; sowie
• Personaleinsatzplanung und -verfolgung.