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Wie automatisiertes Dokumentenmanagement HR-Abteilungen hilft
In automatisierten Dokumentenprozessen steckt erhebliches Potenzial. Doch wie und wo können Unternehmen am besten ansetzen? Für Personalabteilungen bietet es große Chancen.
Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Schon vor der Coronapandemie gab es den Trend zu mehr Flexibilisierung. Durch die Pandemie hat sich diese Entwicklung noch beschleunigt. In vielen Unternehmen ist eine Mischung aus Homeoffice und Präsenzarbeit heute Standard.
Besonders ausgeprägt ist der Wunsch nach mobil flexiblem Arbeiten bei den jüngeren Generationen X und Y, so eine Umfrage der Universität St. Gallen. Mehr als 80 Prozent von ihnen wünschen sich flexible Arbeitszeiten. Hybrid Work wird damit für Unternehmen zum Schlüsselfaktor, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.
Dies spielt gerade vor dem Hintergrund des anhaltenden Fachkräftemangels eine entscheidende Rolle. Denn der War for Talents spitzt sich zu. HR-Abteilungen stehen nicht nur in der Verantwortung, geeignete Mitarbeiter zu finden, einzustellen und im Unternehmen zu halten. Sie leiden auch selbst unter Personalmangel. Vielerorts werden derzeit händeringend HR-Spezialisten gesucht. Laut dem Hays-Fachkräfte-Index verzeichnete diese Berufsgruppe im ersten Quartal 2022 ein Nachfrage-Plus von 128 Prozentpunkten im Vergleich zum Vorquartal.
Weniger Mitarbeiter – wachsende Anforderungen
Konkret bedeutet das für die Personalabteilung: Sie muss mit weniger Mitarbeitern mehr Aufgaben bewältigen. Denn die Anforderungen nehmen zu. Recruiting und Mitarbeiterbindung und -entwicklung spielen eine Schlüsselrolle für den Unternehmenserfolg. HR-Verantwortliche müssen heute Sparringspartner der Geschäftsführung und Business Enabler sein, eine digitale Unternehmenskultur fördern und dabei selbst mit gutem Beispiel voranschreiten.
Auch im Hinblick auf den Wandel zum Hybrid-Work-Modell stellen sich zahlreiche Herausforderungen. Wie kann man HR-Prozesse so gestalten, dass sie aus dem Homeoffice heraus reibungslos funktionieren und EU-DSGVO-konform sind? Wie gelingt zum Beispiel das On-Boarding neuer Mitarbeiter von Homeoffice zu Homeoffice? Ohne Digitalisierung ist mobiles Arbeiten in der HR-Abteilung schlichtweg nicht machbar. Denn Personalakten enthalten sensible, personenbezogene Daten und müssen zentral im Unternehmen aufbewahrt werden.
Zudem kämpfen HR-Mitarbeiter mit einem wachsenden Papierberg. Durch das neue Nachweisgesetz, das seit 1. August 2022 in Kraft getreten ist, müssen Unternehmen Vereinbarungen noch sorgfältiger dokumentieren. So ist zum Beispiel bereits dem Arbeitsvertrag ein Blatt beizulegen, das den Mitarbeiter über das Kündigungsverfahren und sein Recht zur Kündigungsschutzklage informiert.
Auch Absprachen zu Themen wie Teilzeit, Elternzeit oder Sabbaticals müssen verschriftlicht werden. Solche Dokumente sind zudem wichtig als Nachweis, falls es einmal zu Streitigkeiten oder gar einer Verhandlung vor dem Arbeitsgericht kommt. Unterm Strich ist das neue Nachweisgesetz also gut gemeint und soll Mitarbeiter schützen, entpuppt sich in der Umsetzung allerdings als Bürokratiemonster. Vor diesem Hintergrund ist es unverzichtbar, wiederkehrende administrative HR-Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.
Nach großen Volumina Ausschau halten
Viele Personalabteilungen erstellen HR-Dokumente noch von Hand mit Word-Vorlagen. Das bindet nicht nur viel Zeit, sondern birgt auch Gefahr für Tipp- und Übertragungsfehler sowie rechtliche Risiken. Dazu kommt ein erheblicher Aufwand für die Koordination, der verschiedenen Beteiligten, um etwa nötige Freigaben des Betriebsrats oder einer Führungskraft einzuholen. Dadurch dauert es lange, bis ein Prozess abgeschlossen ist.
Die gute Nachricht: Nahezu alle Dokumente, die entlang der Employee Journey anfallen, lassen sich automatisiert erstellen. Selbst wenn in manchen Fällen noch Einzelheiten individuell überprüft oder ergänzt werden müssen, ist der Effizienzgewinn und die Entlastung für die HR-Abteilung erheblich. Grundsätzlich lohnt sich eine Automatisierung überall dort, wo es um große Volumina geht. Die HR-Dokumente, die in der Regel am häufigsten anfallen, sind Arbeitsverträge, Änderungen zum Arbeitsvertrag, Zeugnisse und Bescheinigungen.
Die digitale Personalakte als Basis für die Automatisierung
Viele Unternehmen fragen sich, wie sie am besten mit der Prozessautomatisierung starten sollten. Am Anfang steht im besten Fall die Einführung einer digitalen Personalakte. Sie bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte. Denn es bringt nichts, automatisiert Dokumente zu erzeugen, wenn man nicht weiß, wo man sie anschließend ablegen soll.
Eine digitale Personalakte ist viel mehr als nur ein digitaler Ordner auf einem Laufwerk. Sie stellt eine Plattform zur Verfügung, in der alle Daten und HR-Dokumente eines Mitarbeiters, die für das Arbeitsverhältnis wichtig sind, zentral gespeichert werden. Personaler können dann von jedem Ort aus schnell auf Informationen zugreifen, ohne dass sie erst Papierordner durchsuchen müssen. Ein Rollen- und Rechtemanagement regelt, wer welche Inhalte sehen darf. Dadurch sind Datenschutz und Compliance gewährleistet.
„Grundsätzlich lohnt sich eine Automatisierung überall dort, wo es um große Volumina geht. Die HR-Dokumente, die in der Regel am häufigsten anfallen, sind Arbeitsverträge, Änderungen zum Arbeitsvertrag, Zeugnisse und Bescheinigungen.“
Dr. Martin Grentzer, aconso AG
Im Zusammenspiel mit der digitalen Personalakte lassen sich im nächsten Schritt Dokumentenprozesse automatisieren. So greift ein Zeugnisgenerator zum Beispiel auf die Mitarbeiterdaten aus der Akte zu und legt das fertige Dokument wieder dort ab. Bisher haben allerdings erst rund die Hälfte der Unternehmen eine digitale Personalakte eingeführt. Höchste Zeit also, damit anzufangen.
Digitalisierung der HR-Abteilung ist unverzichtbar
Eine digitale Personalakte und automatisierte Dokumentenprozesse bringen für alle Beteiligten Vorteile. Die HR-Abteilung kann dadurch ortsunabhängig arbeiten. Sie wird von lästigen Routineaufgaben entlastet und gewinnt mehr Zeit, sich um die Menschen im Unternehmen und die strategische Weiterentwicklung zu kümmern. Mitarbeiter freuen sich über eine bessere Betreuung und schnelle, komfortable HR-Workflows. Auf diese Weise ist die Personalabteilung auch aus dem Homeoffice arbeitsfähig und kann trotz Fachkräftemangel die wachsenden Anforderungen stemmen.
Über den Autor:
Dr. Martin Grentzer ist Finanzvorstand (CFO) der aconso AG und einer der vier Unternehmensgründer. Er hat langjährige Erfahrung im Personalwesen, unter anderem durch seine Tätigkeit bei der Siemens AG und der damaligen Osram GmbH. Der Experte für Prozessoptimierung und Datenschutz im HR-Bereich befasste sich bereits 1999 im Rahmen seiner Promotion mit dem Thema „Elektronische Personalakte“. Aufgrund dieser Expertise ist er renommierter Referent zu den Trendthemen HR-Dokumentenmanagement, Datenschutz und Projektmanagement. Neben seiner Funktion als Finanzvorstand ist Dr. Grentzer auch verantwortlich für den Bereich Personal bei der aconso AG.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
