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So verbessern HR-Abteilungen die Employee Journey

Um Mitarbeiter an sich zu binden, sollten Unternehmen ihre Employee Journey optimieren. Dazu gehört auch, zufriedenstellende Arbeitsbindungen zu schaffen.

Um Mitarbeiter zu gewinnen und langfristig zu binden, sollten Unternehmen ihre Employee Journey verbessern. Welche Maßnahmen Personalverantwortliche in den drei Phasen dieser Reise – Recruiting, Weiterentwicklung und Offboarding – ergreifen können, erklärt Ulrich Jänicke, CEO aconso, in einer dreiteiligen Artikelserie. Im ersten Teil beschäftigte er sich mit dem Recruiting. Dieser zweite Teil konzentriert sich auf das Thema Zufriedenheit von Mitarbeitern und die Bereitstellung entsprechender HR-Anwendungen. Im letzten Teil erläutert Jänicke was beim Offboarding zu beachten ist.

In der ersten Phase der Employee Journey, dem Recruiting und Onboarding, ist es der HR-Abteilung idealerweise gelungen, den Grundstein für ein langfristiges Arbeitsverhältnis zu legen. Das umfasst zum Beispiel eine schnelle Einladung zum Bewerbungsgespräch, der unmittelbaren Bereitstellung des Arbeitsvertrags bei einer Einstellung und ausgezeichneten Onboarding.

Diese Anstrengungen muss die Personalabteilung im Verlauf der weiteren Employee Journey nun fortführen, um den Mitarbeiter im Unternehmen zu halten. Es gilt, die Employee Experience zu optimieren. Die Kernfrage dabei lautet: Was macht Mitarbeiter zufrieden?

Wünsche der Mitarbeiter vorhersehen und erfüllen

Die sechs wichtigsten Glücksfaktoren für Arbeitnehmer in Deutschland sind laut dem Wrike Happiness Index 2019 das Gehalt, eine sinnvolle Arbeit zu erledigen, flexible Arbeitszeiten und Homeoffice, der Standort des Büros, die Unternehmenskultur und die Führungskultur.

Wie der Gallup Engagement Index zeigt, gibt es außerdem einen Zusammenhang zwischen der Agilität eines Unternehmens und der Mitarbeiterbindung. So haben 43 Prozent der Befragten, die ihren Arbeitgeber als agil empfinden, eine starke Bindung. Unter denen, die ihr Unternehmen nur teilweise für agil halten, sind es lediglich 22 Prozent und bei den nicht agilen nur sechs Prozent.

Mithilfe einer Collaboration-Plattform kann die HR-Abteilung agiler werden. Sie vernetzt Mitarbeiter und Führungskräfte digital mit dem Personalmanagement. Auf diese Weise ist die komplette personalbezogene Kommunikation zentral gebündelt und für alle Beteiligten einsehbar.

Mitarbeiter können so zum Beispiel immer und überall per Smartphone-App ihr Zeitkonto prüfen und kurzfristig einen Tag freinehmen – denn der Urlaubsantrag lässt sich innerhalb von Sekunden elektronisch ausfüllen und an den Vorgesetzten schicken. Dieser prüft softwaregestützt, ob an dem gewünschten Tag genügend Kollegen im Büro sind und ob der Mitarbeiter noch genügend Urlaubstage frei hat. So kann er den Antrag ebenso unkompliziert über sein mobiles Endgerät freigeben.

Auch im Krankheitsfall bietet eine Collaboration-Plattform Vorteile. Ist eine entsprechende Funktion vorhanden, könnten Mitarbeiter ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mit dem Smartphone abfotografieren und digital einreichen. Das System liest die relevanten Informationen automatisch mithilfe einer Texterkennungssoftware aus, validiert sie und informiert den Vorgesetzten.

Mitarbeiter und Führungskräfte in HR-Prozesse einbinden

Ging es bei HR-Software früher darum, der Personalabteilung das Leben zu erleichtern, steht heute der Mitarbeiter im Mittelpunkt. Wichtigstes Ziel ist, HR-Prozesse für ihn so einfach wie möglich zu gestalten und ihn selbstbestimmt einzubinden. So kann er mit einem guten System zum Beispiel jederzeit seine digitale Personalakte selbst einsehen und seine Gehaltsabrechnung elektronisch in einem virtuellen, gesicherten Raum abholen.

Zweitwichtigste Zielgruppe von HR-Software ist das Management. Ein gutes System muss Führungskräfte dazu befähigen, Anträge, Boni oder Weiterbildungen schnell und einfach zu bewilligen. Das nutzt am Ende wiederum dem Mitarbeiter, da sich Entscheidungen und Prozesse auf diese Weise beschleunigen.

Eine Collaboration-Plattform erinnert die Führungskraft beispielsweise an das anstehende Mitarbeitergespräch und unterstützt mit vorgefertigten Bewertungsbögen. Einigt man sich im Gespräch auf einen Bonus oder eine Weiterbildung, kann die Führungskraft dies direkt mit einem Fingerwisch auf dem Smartphone oder Tablet genehmigen.

Personaldaten intelligent nutzen

Um die Employee Experience stetig zu verbessern, sollten HR-Manager zukünftig die vorhandenen Mitarbeiterdaten intelligent nutzen. Paradefunktionalitäten sind etwa die Ermittlung von Kündigungswahrscheinlichkeiten und die Vorhersage von Personalengpässen. Mithilfe dieser Erkenntnisse können Personaler schnell gegensteuern und etwa das Gespräch mit einem unzufriedenen Mitarbeiter suchen oder Personal in besonders arbeitsreichen Phasen umverteilen.

Ulrich Jaenicke, aconso

„Ging es bei HR-Software früher darum, der Personalabteilung das Leben zu erleichtern, steht heute der Mitarbeiter im Mittelpunkt.“

Ulrich Jänicke, aconso

Gute Tools machen zum Beispiel auf ungesunde Altersdurchmischungen in Teams aufmerksam: Arbeiten nur Nachwuchskräfte zusammen, fehlt ihnen vielleicht die Berufserfahrung, um innovative Ideen umzusetzen. Gibt es umgekehrt nur ältere Kollegen im Team, arbeiten sie unter Umständen besonders strukturiert und effizient zusammen, sind aber gleichzeitig weniger flexibel. Erkennt die Personalabteilung solche ungünstigen Konstellationen frühzeitig, lässt sich gegensteuern, bevor geschäftskritische Folgen entstehen.

Die Prozesse sind für den Menschen da

Qualifizierte Kräfte im Unternehmen zu halten, ist ein wesentlicher Bestandteil der Employee Journey. Unkomplizierte HR-Prozesse leisten hier einen wichtigen Beitrag: per Software spontan einen Tag freinehmen oder die Krankmeldung per Smartphone einreichen – je agiler sich das Unternehmen dem Mitarbeiter präsentiert, desto höher ist laut Studienergebnissen die Wahrscheinlichkeit, dass Angestellte eine starke Bindung zum Unternehmen aufbauen und ihm länger treu bleiben. Zudem sollten HR-Verantwortliche die vorhandenen Personaldaten intelligent und zum Wohle der Belegschaft nutzen – beispielsweise indem sie die Personaleinsatzplanung optimieren und so das Stresslevel für die Mitarbeiter geringhalten.

Aus verschiedenen Gründen, zum Beispiel durch einen Umzug, kommt es natürlich trotzdem vor, dass Mitarbeiter das Unternehmen wieder verlassen. Die Employee Journey ist dann jedoch noch nicht vorbei. Möchte ein Unternehmen einen Mitarbeiter nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses als Unternehmensfürsprecher gewinnen, ist ein guter Offboarding-Prozess grundlegend. Was es in dieser letzten Phase der Employee Journey zu beachten gibt, erfahren Sie in Teil 3 der Artikelserie.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder und entsprechen nicht unbedingt denen von ComputerWeekly.de.

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