Checkliste und Tipps für die Implementierung von ERP-Projekten

Bei einem ERP-Projekt ist eine gute Planung gefragt, damit Ihr Unternehmen bald davon profitiert. Tipps für das Change-Management vom Experten.

Kaum etwas greift mehr in ein Unternehmen ein als eine ERP-Implementierung (Enterprise Resource Planning, Unternehmensressourcenplanung), ob Oracle, SAP oder eine andere Software. Das Unternehmen muss mit den Angestellten kommunizieren und diese gegebenenfalls in Ablauf und System schulen. Daher ist ein Plan für das Veränderungsmanagement (Organisational Change Management, OCM) so wichtig.

ERP-Berater sollen häufig erklären, was genau Change-Management ist und wie es mit Software-Initiativen zusammenhängt. Grob gesagt, handelt es sich beim Change-Management um die Methodik, das Team zu führen und zu unterstützen, wenn eine größere Änderung im Unternehmen ansteht. Wird Oracle oder SAP eingeführt, um zwei Beispiele zu nennen, ist im Wesentlichen jeder Mitarbeiter mehr oder weniger betroffen. Folglich muss der Plan des Change-Managements auch jedes Teammitglied berücksichtigen. Eine gute Strategie bezieht auch externe Entscheidungsträger ein – Verkäufer, Kunden, Lieferanten, Anteilseigner und andere, die mit dem Unternehmen zusammenarbeiten oder es unterstützen. Diese Personengruppen wollen, wie auch die Angestellten, informiert werden: was vorgenommen wird und warum sowie welche kurz- und langfristigen Änderungen auf sie zukommen.

Bild 1: Ablauf und Veränderungsanpassungen.

Obwohl all dies offensichtlich zu sein scheint, wird es überraschen, dass es oft eben ein Mangel im Change-Management ist, der das ERP scheitern lässt. Ebenfalls ist es erstaunlich, wie schwierig es am Ende ist, den richtigen Weg zu finden. Eine Studie von Panorama Consulting „2013 ERP Report: Organizational Change and Business Process Management” zeigt, dass zwei Drittel der Unternehmen (65 Prozent) die Methodik und die Umsetzung einzelner Komponenten im Change-Management als „schwierig“ oder „sehr schwierig“ empfanden.

Im Gegensatz dazu beurteilten weniger als die Hälfte der Studienteilnehmer (45 Prozent) die technischen Aspekte als schwierig oder sehr schwierig. Das liegt daran, dass sich Unternehmen, wenn es kompliziert wird, auf die menschlich kontrollierbare Seite der Änderung konzentrieren. Sie fokussieren sich eben darauf, den technischen Aspekt und das jeweilige nahe Umfeld während der Veränderung unter Kontrolle zu behalten.

Checkliste für die ERP-Implementierung

Wie können Sie also feststellen, ob Ihr Unternehmen genug in das Change-Management bei einer ERP-Implementierung investiert? Im Folgenden finden sich die fünf Kernaspekte einer guten Strategie des Change-Managements, die Ihr Unternehmen einsetzen sollte.

1. Organisatorische Bereitschaftsbewertung

Sie können sich kein Ziel setzen, wenn Sie nicht wissen, wo Sie stehen. Der Plan für das Change-Management sollte mit Kerngruppen und Einzelgesprächen beginnen. Onlineumfragen können ebenfalls eingesetzt werden, um zu eruieren, wo Ihr Unternehmen derzeit steht. Sie sollten mindestens zwei solcher Bewertungskampagnen während der ERP-Implementierung durchführen, um die Wirkung beurteilen zu können. So legen Sie Problemfelder offen und machen Punkte aus, an denen noch gearbeitet werden muss.

2. Wer bekommt welche Information?

Die kommunizierten Inhalte zur geplanten Veränderung müssen in Infomationsempfänger und deren Bedürfnisse eingeteilt werden. Hat Ihr OCM- oder ERP-Berater Sie mit einem Kommunikationsplan versorgt, in dem jeder die gleichen Informationen erhält? Dann bemühen Sie sich um einen neuen Berater! Ein Arbeiter wird andere Informationen und Einarbeitung benötigen als sein Vorgesetzter. Dieser Vorgesetzte wiederum benötigt andere Informationen als die Chefetage. Die Kommunikationsstruktur verdient Ihre Aufmerksamkeit.

3. Analyse der Auswirkungen durch die Änderung

Bevor Sie die Kommunikation starten, müssen Sie wissen was genau sich ändern wird, sowie wann und welche Auswirkungen diese Änderung mit sich bringen wird. Eine Analyse der Auswirkungen dokumentiert die Änderungen für jeden Unternehmensbereich. Sie verbindet diese Änderungen mit den entsprechenden Teilen im Kommunikationsplan. So gehen Sie sicher, dass Interessensgruppen die entsprechende Information bekommen (und erhalten), die für die erfolgreiche Implementierung der Änderung nötig sind.

4. Die Geschäftsführung rundum informieren

Es ist wichtig, dass die Geschäftsführung über die Gründe für die ERP-Umstellung informiert ist und die Vorteile für das Unternehmen erläutert wurden. Die Wichtigkeit des anstehenden Projekts und die benötigten Ressourcen müssen bekannt sein. Hier handelt es sich um einen Fall von „leichter-gesagt-als-getan“-Situation, weshalb ein externer ERP-Berater eine gute Wahl für diese Kommunikation ist.

5. Getrennte Schulung für das System und den Ablauf

Panorama Consulting empfiehlt gewöhnlich, dass Unternehmen die Ablaufschulung von der Systemschulung trennen. Beides zusammen wäre einfach zu viel, so dass der Lernende irgendwo auf der Strecke bleibt, was zu unnötiger Frustration führt. Durch die Trennung beider Themen kann die Schulung auf einige Monate anstelle von Wochen ausgedehnt werden. Die Ergebnisse verbessern sich dadurch sicherlich.

Unabhängig davon wie ausgefeilt das ERP-System ist, hängen die Wirksamkeit und der weitere Einfluss auf Ihr Unternehmen schließlich von den Menschen ab, die mit dem gewählten System arbeiten. Hat sich Ihr Unternehmen bereits für einen Anbieter entschieden, hat es eine erhebliche Investition in Integration und Ablaufverbesserung vorgenommen. Ein kurzsichtiger oder unausgereifter Plan für das Change-Management soll Sie nicht vom besten Weg abbringen.

Über den Autor: Bevor er Panorama Consulting (eine auf ERP spezialisierte Beratung) gründete, sammelte Eric Kimberling 15 Jahre Erfahrung in der ERP-Beratung, unter anderem für Unternehmen wie Price Waterhouse. Eric ist Experte für das Management von ERP-Implementierungsprojekten, die Auswahl für ERP-Software und die besprochenen Veränderungen im Unternehmen.

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