Best Practice zur Nutzung des Exchange Onlinearchivs

Im ersten Teil zum Thema Exchange Onlinearchive wurde erläutert, wie sie funktionieren. Nun stellen wir Best-Practice-Methoden für die Nutzung vor.

Im ersten Teil erläuterten wir, welchen Vorteil Exchange Onlinearchive (EOA) in einem Unternehmen haben können und wie sie funktionieren. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf Best-Practice-Beispiele für die Arbeit mit Onlinearchiven.

Die Liste ist eine Auswahl von Best-Practice-Beispielen, die sich dafür verwenden lassen, das volle Potential der Exchange Onlinearchive auszuschöpfen. Dabei ist der Wissenstransfer zu ihren Mitarbeitern genauso wichtig wie eine hohe Bandbreite und ausreichend Zeit für die Implementierung.

Diese Best-Practice-Beispiel wurden aus mehreren abgeschlossenen Exchange-Onlinearchiv-Projekten gesammelt und fassen das Feedback der Anwender zusammen.

Archiv-Bereitstellung: Wenn Sie Archive zur Verfügung stellen wollen und die unmittelbare Speicherung der Daten aus den Postfächern planen, wozu etwa auch Aufbewahrungsrichtlinien für den zeitlichen Rahmen der Archivierung gehören, sollten die Archive nicht direkt in Office 365 angelegt werden. Stattdessen sollte man die Archive On-Premise erstellen, annschließend mit den Daten befüllen und per Remote-Zugriff in Office 365 kopieren. Das garantiert einen problemlosen Ablauf.

Ob Probleme auftreten, hängt meist von der Datenmenge ab. Bei einer kleinen Anzahl von Nachrichten und E-Mails treten keine Probleme auf. Sollten Sie allerdings sehr viele Nachrichten in Office 365 kopieren, während Anwender das Postfach aktiv verwenden, wird es zu extremen Verzögerung bei der Arbeit mit Outlook kommen.

Drag & Drop von Nachrichten: Das oben geschilderte Problem tritt in ähnlicher Form beim Drag & Drop von Nachrichten von der On-Premise-Umgebung in das Onlinearchiv auf. Outlook arbeitet diese Aktion als erstes ab, was wiederum zu Verzögerungen führt.

EOA Schritt für Schritt einführen: Nehmen Sie sich Zeit für den Einsatz. Es gibt keinen Grund, die Arbeit mit Onlinearchiven zu überstürzen. Eine schnelle Archivierung verursacht lediglich schlechte Erfahrungen bei ihren Mitarbeitern. Die gründliche Einführung von Exchange Onlinearchiven bietet die Chance, ein Feedback bei den Mitarbeitern zu sammeln und bei Bedarf die Aufbewahrungsrichtlinien zu ändern. Zudem ist es ein guter Test, wie ihr Support mit der Arbeitlast umgeht, nachdem die ersten Archive implementiert wurden.

Verbindung zu Outlook: Auch wenn dies nicht allein auf die Exchange Onlinearchive zutrifft, stellen Sie sicher, dass die letzten Updates und Patches von Outlook installiert sind – vorzugsweise in Outlook 2013. Dadurch vermeiden Sie Verbindungsprobleme zu Outlook, die ein fehlendes Update verursachen könnte.

Latenz und Bandbreite: Stellen Sie sicher, dass ausreichend Bandbreite zur Verfügung steht, da die Anwender diese benötigen, um verschiedene Verbindungen zu den Archiven über das Internet herzustellen. In den Projekten an denen ich beteiligt war, habe ich gelernt, dass Latenz- und Laufzeitprobleme ein größerer Störfaktor als Bandbreite sind. Natürlich verursacht der Mangel an Bandbreite auch Probleme, aber die Investition in sichere Verbindungen zahlt sich am Ende aus.

Weiterbildung: Schließlich ist die Weiterbildung der Anwender und Mitarbeiter ein Faktor. Viele werden das als offensichtlich betrachten. Doch unterschätzen Sie nicht die Auswirkungen. Die Anwender müssen die Eigenheiten und Unterschiede der Exchange Onlinearchive erlernen. Dazu gehört beispielsweise, dass sie permanent online sein müssen, um eine Verbindung zu den Archiven zu haben. Außerdem muss geklärt werden, was Aufbewahrungstags sind, wie sie funktionieren und wie sie sich für den individuellen Gebrauch einsetzen lassen.

Über den Autor: Michael van Horenbeeck ist IT-Berater, zertifizierte Microsoft Trainer und Exchange MVP. Seine Arbeit beschäftigt sich vor allem mit Exchange Server, Office 365, Active Directory und Lync. Van Horenbeeck ist seit zwölf Jahren in der Branche und ein aktiver Blogger. Zudem ist er Mitglied der Belgian Unified Communications User Group Pro-Exchange und wirkt regelmäßig am The UC Architects Podcast mit.

Artikel wurde zuletzt im Dezember 2013 aktualisiert

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