Eigenorganisationssoftware: Das Cockpit für die Unternehmenssteuerung

Die MUSTERFIRMA bietet Beratung und Optimierungslösungen speziell für KMU. Dazu vereint sie ein Netzwerk von Experten, die Rede und Antwort stehen.

Die MUSTERFIRMA bietet Beratung und Optimierungslösungen speziell für KMU. Dazu vereint sie ein Netzwerk von Experten, die zu einer breiten Themenauswahl rund um alle Geschäftsbereiche in einer Hotline, bei Messeauftritten und Kongressen den Unternehmern Rede und Antwort stehen. Zunehmend gefragt in den letzten Jahren waren Lösungen aus dem Themenbereich Organisation und Prozesse. Die kleineren Betriebe sind auf der Suche nach einem Cockpit für die Unternehmenssteuerung. Doch wie können KMU das Thema Business Intelligence überhaupt angehen und wie muss eine Lösung speziell für diese Zielgruppe aussehen?

Steuerberater als zentrale Anlaufstelle

Doch noch vorher steht die Frage: Wie bringt man ein KMU dazu, sich mit dem Thema Kennzahlen zu beschäftigen? Der Schlüssel liegt oft beim Steuerberater. Wenn es um betriebliche Kennzahlen geht, ist er der erste und oft einzige Ansprechpartner für kleine Betriebe. Daher liegt es nahe, steuerberatende und unternehmensberatende Leistungen aus einer Hand anzubieten - und obendrein aus gleicher Hand zur Unterstützung den Mandanten auch noch eine Softwarelösung zur Verfügung zu stellen, wo alle wichtigen Zahlen zusammenlaufen. Dass diese auch noch von der DATEV mitentwickelt wurde, bringt weitere Synergien. Schließlich vereint diese als Genossenschaft rund 38.000 Steuerberater mit insgesamt etwa 2,4 Millionen Betrieben.

In der Beratungspraxis kann man seine Mandanten meist gut von der Notwendigkeit eines Controllings überzeugen, wenn man Branchenvergleiche heranzieht. Dies kann der Steuerberater in der Regel leisten, da er bereits über alle relevanten Daten aus der Buchhaltung des Mandanten verfügt und Zugriff auf die DATEV-Vergleiche hat. Gerade wenn das Benchmarking nicht im Bereich der besten Betriebe liegt, sind die Unternehmenschefs meist schnell davon zu über zeugen, dass nur durch ein entsprechendes Controlling exakte Deckungsbeiträge für einzelne Aufträge ermittelt werden können. Daraus könnten dann Verbesserungen der Arbeitsabläufe abgeleitet werden.

Allerdings gibt es bei diesem Vorgehen auch Grenzen: Viele scheuen den Aufwand für eine Kostenstellenrechnung, so dass man Kennzahlen oft nur aus einer betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) auf aggregiertem Niveau, der monatlichen standardübersicht der Steuerkanzlei, erhalten kann. Da also in der Regel nur die Sicht auf zusammengefasste Ergebnisse (Summe der Personalkosten, Wareneinsatz etc.) möglich ist, kann man zwar mit anderen Betrieben vergleichen. Um aber zu einer Business Intelligence im KMU zu kommen und damit über eine Vergleich mit anderen Betrieben Schwachstellen in den eigenen Prozessen zu ermitteln, muss man einzelne Aufträge erfassen, kosten direkt zuordnen und so die Marge des Auftrages feststellen.

Das Unternehmen im Griff

Der bessere und aussagekräftige Einblick in ihre Kennzahlen – und das bezogen auf jeden einzelnen auftrag – ist also ein Ansatzpunkt, KMU für BI-Lösungen zu begeistern. Ein anderer Ansatz ist es, wenn die kleinen Firmen – und das trifft gerade die Dienstleistungsbranche – das unsystematische „Durchwursteln“ durch ihre Aufträge satt haben. Man muss sich vor Augen führen, dass es sich bei KMU in der Regel um wirklich kleine Firmen handelt mit bis zu vier Mitarbeitern (85 Prozent aller Unternehmen) beziehungsweise bis zu 20 Mitarbeitern (weitere 10 Prozent). hier sind oftmals betriebliche Abläufe gar nicht oder nur teilweise schriftlich sauber in Prozessketten definiert. Somit bedeutet letztlich die Zuwendung zu BI im KMU auch die Zuwendung zu einem Enterprise Ressource Planning (ERP).

Dabei wächst gerade in den genannten Dienstleistungsunternehmen der Bedarf nach automatisierten Arbeitsabläufen, nach fest definierten Standards, klaren Zuständigkeiten und einer detaillierter Planung. Der Druck entsteht nicht zuletzt aufgrund der immer strenger werdenden Ratinganforderungen der Banken bei der Unternehmensfinanzierung über Kredite. auch unter diesem Aspekt bieten sich also Ansatzpunkte, über den Einsatz einer Software-Lösung nachzudenken.

Um den genannten Bedürfnissen entgegenzukommen und damit sie die BI-Software überhaupt zum Einsatz bringen, schätzen die KMUs eine ganzheitliche Lösung anstelle vieler verschiedener Programme. Dies führt dazu, dass BI-Lösungen fürs KMU Teil eines umfassenderen Software-Paketes sind. Und es entspricht auch der Denkweise des Unternehmers, wenn die Software-Architektur Workflow-basiert angelegt ist.

Speziell für Kleine entwickelt

Eine Analyse bei einer Steuerkanzlei hat ergeben, dass bei 400 KMU immerhin 200 aus den Bereichen Handwerk und Dienstleistung kommen. Diese arbeiten stark auftragsbezogen. Daher steht im Zentrum eines für sie geeigneten ganzheitlichen Programms das Projekt, der sogenannte auftrag (Abbildung 1). alle Zeiten und jeder Aufwand werden auf das Projekt als Kosten- und Umsatzträger bezogen erfasst. Dadurch erhöht sich die Übersichtlichkeit, Leistungen werden nicht vergessen. Als Folge wird auch ein gezieltes Projektcontrolling mit Hilfe von abfragefiltern und Auswertungen möglich. Das bietet Antworten auf alle unternehmerischen Fragen, zum Beispiel: Wie erfolgreich ist ein Projekt? Was bringt welcher Kunde ein? Wie viel Umsatz erwirtschaftet jeder einzelne Mitarbeiter? Welche Schwachstellen hat das Unternehmen? Welcher Mitarbeiter hat noch freie Kapazitäten für die Übernahme neuer Projekte? Ein Frühwarnsystem zeigt Fehlentwicklungen bei der Projektarbeit bereits während des Projektes.

Damit sind es nicht einmal so sehr die zu beantwortenden Fragen, in der sich eine Organisationssoftware für KMU von „großen“ BI-Lösungen unterscheidet. Es sind vor allem Aspekte der Bedienbarkeit auch durch Chefs und Mitarbeiter, die alles rund um Buchhaltung und Finanzen eher als lästiges Übel betrachten. Eine auf KMU zugeschnittene Softwarelösung ist daher idealerweise auch von Beraterseite betreubar, wenn zum Beispiel der Steuerberater die gleiche Software verwendet wie der Kunde. So ist eine laufende Betreuung gewährleistet, andernfalls sind Inhaber und Mitarbeiter im KMU rasch überfordert. Eine rein technische Hotline reicht für diese anwendergruppe nicht aus, es tauchen in der Anwendung rasch auch inhaltliche Fragen auf. Je nach Fähigkeit des Personals beim Kunden kann also ein mehr oder weniger ausgeprägter Backoffice-Service mit angeboten werden. Wichtigstes Kriterium bleibt aber das auftragsbezogene System, bei dem Aufträgen entsprechende Checklisten zugeordnet werden können, so dass die wichtigen Parameter auch von Controlling-Laien richtig erfasst werden können. so bleibt auch der Aufwand für die Schulung nach unseren Erfahrungen auf zwei Tage begrenzt.

Was speziell die Darstellung der Kennzahlen in der BI-Lösung angeht, so bringt es dem KMU den meisten Nutzen, wenn jeder einzelne Auftrag zum Profitcenter wird. Das heißt, wenn er für jeden einzelnen Auftrag den Nettoumsatz, die eigenen Personalkosten, den Materialaufwand, die Nebenkosten des Auftrages und die Kosten für Subunternehmen feststellen kann, und somit die Marge für den einzelnen Auftrag (Abbildung 2). Die Anforderungen an eine Software beispielsweise für den Einzelhandel oder für Produktionsbetriebe mit Serienfertigung sind in dieser Hinsicht natürlich andere, als hier für den Dienstleistungssektor beschrieben.

Eigenorganisation – mit Komfort

Das von uns genutzte Programm unterstützt den Unternehmer wie dargestellt ganzheitlich nicht nur in BI-Fragen. Freigeschaltet werden allerdings nur die Module, die der jeweilige Betrieb braucht:

  1. Projektplanung, -abwicklung und -überwachung: Diese Bereiche sind in der Software für die Abläufe des jeweiligen Betriebes angepasst definiert und können in Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Kunde permanent überwacht werden.
  2. Strategisches und operatives Controlling Dies kann in Echtzeit gewährleistet werden, da der Steuerberater ständig Zugriff auf den kondensierter hat und mit der gleichen Software arbeitet.
  3. Dokumentenorganisation auch dieses Tool ist deckungsgleich mit dem beim Steuerberater, Belege werden nur noch digital und nicht mehr in Papierform ausgetauscht.
  4. Zeiterfassung Zeiten können per integrierter Stoppuhr oder nachträglich erfasst und den Aufträgen zugeordnet werden. Dabei werden Zeiten verschiedener Mitarbeiter im Auftrag zusammengefasst.
  5. Rechnungsschreibung: Der Prozess ist weitestgehend automatisiert vom Angebot bis zur Mahnung.
  6. Unternehmens-, Mitarbeiter- und Kundenverwaltung/Customer Relationship Management (CRM): Gerade hier kommt oft ein Backoffice-Service zum tragen.
  7. Individuelle Strukturierung des Unternehmens: Durch die flexiblen Strukturierungsmöglichkeiten wird eine detaillierte und völlig individualisierte Abbildung der eigenen Unternehmensstruktur in der Software ermöglicht, die problemlos mit Weiterentwicklungen, Umstrukturierungen und Veränderungen mitwächst.
  8. Kapazitäts-/Mitarbeitereinsatzplanung: auch hier wird der Steuerberater in einem laufenden Prozess beratend betreuen. Das Unternehmen ist dadurch in der Lage, Aufträge oder Projekte vorauszuplanen und kann im Rahmen der Planungswerte Abweichungen zu den Istwerten leicht feststellen und Fehler analysieren.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Automatisierung komplexer Abläufe optimiert den internen Workflow und führt so zu Zeitgewinn und einer gesteigerten Wirtschaftlichkeit. Die Organisationslösung wirkt sich auf alle Unternehmensbereiche aus und unterstützt so den Unternehmer bei der effizienten Steuerung und der Generierung eines anhaltenden Erfolgs. In unserer eigenen Kanzlei arbeiten wir seit dem Jahr 2000 selbst mit diesem System – und haben die Arbeitseffizienz (Nettoerlös je Stunde) seit Einführung verdoppelt. oder anderes ausgedrückt: Obwohl der Umsatz seither um über 50 Prozent stieg, fallen heute deutlich weniger Mannstunden an als früher. Dies war möglich, weil nach Erfassung aller Prozesse unproduktive Tätigkeiten, zum Beispiel bei der Leistungserfassung oder beim Ausdruck und der Ablage von Dokumenten, deutlich reduziert beziehungsweise eingespart werden konnten. In Verbindung mit der gleichzeitigen Einführung des digitalen Prozesshandbuches werden also Prozesse beschleunigt, Fehlerquellen beseitigt und unnötige Kosten vermieden (etwa Fahrtkosten, weil Monteure wichtige Teile in der Werkstatt vergessen).

Achtzig Prozent Standardprozesse

Bevor es ans Ernten der Rationalisierungserträge geht, steht aber erst einmal der Aufwand für die Einführung der Software. am besten gelingt diese, wie oben schon angedeutet, wenn sie im Rahmen der Optimierung des gesamten Unternehmens erfolgt. Man arbeitet dabei mit branchenbezogenen Vorschlägen und kann dadurch die Einführungskosten deutlich senken und natürlich auch die Akzeptanz steigern. In den Softwaremodulen müssen nur noch die wenigen Prozesse angepasst werden, die wirklich unternehmensspezifisch sind. hier ist darauf zu achten, dass der Berater möglichst viele der Prozesse als Modell vorgibt. Achtzig Prozent der allgemeinen Abläufe in Unternehmen sind in den verschiedenen Branchen gleich (etwa Personal, Buchführung, Servicekonzept, Innovationsgrundlagen).

Für die branchenspezifischen Aktivprozesse muss jeweils ein Fachberater herangezogen werden, um für das erste Unternehmen einer Branche die Standards zu ermitteln. Dazu wird für die Branche ein Dienstleistungskatalog definiert und dieser in einer Struktur mit auftragsartengruppen – auftragsarten – Einzelaufträgen und einzelne Tätigkeiten abgebildet. Bei einem Maler bedeutet das beispielsweise:

Auftragsartengruppe:

Private Kunden – gewerbliche Kunden – öffentliche Verwaltung

Auftragsart:

anstrich innen – anstrich außen

Einzeltätigkeit:

Grundieren – Decken streichen – Wände streichen usw.

Abgerechnet wird dann nach Pauschale, Arbeitszeit, Quadratmeter oder Kubikmeter.

Diese Struktur einschließlich der zu den Prozessen notwendigen arbeitsketten muss pro Branche einmal erarbeitet werden.

Kein Cockpit ohne Pilot

Typische Probleme bei der Einführung der Software und in der laufenden Arbeit ergeben sich, weil KMU nicht die Zeit haben oder es sich nicht leisten können, einen Mitarbeiter für eine spezielle auszubilden. Wenn dieser gar noch den Arbeitgeber wechselt, kennt sich niemand mehr im System aus. Das größte Problem besteht aber in der Praxis darin, wenn im laufenden Betrieb nur noch eine Hotline zur Verfügung steht, die sich ausschließlich um Funktionalitäten kümmert, nicht aber um Prozessoptimierung.

Und damit schließt sich auch wieder der Kreis: Eine BI-Lösung wird dem Kleinunternehmen dann Nutzen bringen, wenn er die Instrumente in seinem Cockpit für die Unternehmenssteuerung richtig ablesen kann.

Über den Autoren:

Dieter Pfab ist Steuerberater in Pfaffenhofen a.d. Ilm und betreibt neben seiner Kanzlei eine Unternehmensberatung, die GO GmbH. Seit über zwei Jahren sammelt er im Rahmen eines Pilotprojektes der DATEV Erfahrungen mit der Umsetzung der Lösung „Eigenorganisation Comfort“ bei den Betrieben seiner Mandanten.

Verena Schlegel ist freie Publizistin in Pfaffenhofen und im Netzwerk der MUSTERFIRMA aktiv.

Artikel wurde zuletzt im November 2008 aktualisiert

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