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SharePoint Mobile Apps: Wie sinnvoll ist die Mobile-Strategie von Microsoft?

Microsoft macht kontinuierliche Fortschritte bei der Entwicklung der SharePoint Apps, so dass immer mehr Optionen verfügbar sind. Doch ist das genug?

Seit der Einführung von Microsoft SharePoint vor 15 Jahren hat sich die Collaboration-Welt dramatisch verändert. Das Smartphone dominiert heute praktisch alles. Knowledge Worker (Wissensarbeiter) verbringen einen beträchtlichen Teil ihrer produktiven Zeit an tragbaren Geräten statt am PC. Anwendungen wie die ECM-Applikation Microsoft SharePoint sind daher mittlerweile Mobile-freundlicher geworden.

Darüber hinaus überflügeln Cloud-basierte Collaboration-Services On-Premise Tools, so dass sie mittlerweile häufig das Standard-Werkzeug sind. Die Frage ist nun, ob Microsoft erfolgreich die User Experience in die neue Cloud-first, Mobile-first Realität übertragen hat.

Cross-Plattform und Multi Device

Jede Diskussion über die Mobile Experience muss mit der Geräteunterstützung beginnen. In den letzten paar Jahren hat Microsoft einige Anstrengungen unternommen, um verschiedene Plattformen zu unterstützen, einschließlich iOS- und Android-Geräte. Microsoft unterstützt nun Office und verschiedene Office-365-Anwendungen auf iOS, Android und Windows Devices. Dieser Support ermöglicht es Unternehmen und einzelnen Anwendern, die meisten Geräte zu verwenden, um einen konsistenten Zugriff auf SharePoint-Inhalte und -Services zu erhalten.

Doch der Support konzentriert sich deutlich auf iOS-Geräte. Microsoft hat elf verschiedene SharePoint und SharePoint-bezogene Anwendungen produziert. Gleichzeitig sind lediglich sieben Anwendungen für Android Smartphones (und nur sechs für Android Tablets) sowie die gleiche Anzahl für Windows-Mobilgeräte (inklusive der neuen Universal App) verfügbar. Um fair zu sein, muss man darauf hinweisen, dass die Kernanwendungen, einschließlich Office, Outlook und Delve (das neue Such- und Discovery Tool), für alle Plattformen verfügbar sind.

Speziell Android-Nutzer müssen aktuell damit leben, dass SharePoint-Anwendungen noch fehlen – darunter die SharePoint-App selbst, die derzeit nur als Preview erhältlich ist. Nach Angaben von Microsoft soll diese Ende 2016 allgemein verfügbar sein. Daneben fehlen Sway, Power BI und OneDrive for Business.

Die SharePoint Mobile App

Die SharePoint Mobile App bietet den Zugriff auf die Bibliotheken und Website-Funktionen vom Mobilgerät aus. Man kann die SharePoint App mit On-Premises- und Office 365 SharePoint-Instanzen verbinden. Dabei werden unangepasste Websites als eine Reihe von Bibliotheken und Listen dargestellt. Die Inhalte innerhalb dieser Konstrukte werden so angezeigt, wie viele SharePoint-Anwender sie kennen.

Je nachdem, welche Maßnahme man ergreifen möchte, öffnet die App den Inhalt direkt oder über eine andere App (wenn diese App installiert ist). Öffnet man zum Beispiel eine Dokumentenbibliothek, zeigt die SharePoint Mobile App die Dateien an, indem es die One Drive for Business App startet und sich automatisch mit der entsprechenden Bibliothek verbindet. Von dort aus können Nutzer Dokumente ändern und teilen oder einen begrenzten Metadatensatz aktualisieren (Tag-Inhalte mit Metadaten-Informationen).

Es erscheint daher seltsam, dass Microsoft eine „neue“ App für ein Produkt veröffentlicht hat, dass mehr als zehn Jahre alt ist. Andere Unternehmen entwickeln bereits einige Jahre Mobile Apps, die sich mit SharePoint verbinden. Infragistics hat zum Beispiel die App SharePlus entwickelt. Diese Anwendung bietet einen grundlegenen Zugriff auf Websites, Listen und Dokumentenbibliotheken. Die Microsoft App bietet gegenüber Drittanbieter-Apps keinen deutlichen Mehrwert.

Es ist außerdem unklar, wie Microsoft die neuen Apps genau positioniert. In ihrem aktuellen Zustand ist die Nutzererfahrung bei der Interaktion mit SharePoint-Instanzen und Websites noch ziemlich inkosistent. Wenn eine Ziel-Website hochgradig angepasst ist, stellt die App den Inhalt lediglich in einer Browser-Ansicht dar. An diesem Punkt imitiert die App bei Interaktionen mit Listen und Bibliotheken nur das, was man bereits aus dem Browser kennt. Ist die Ziel-Website umgekehrt eine reine Standard-Site, wird eine abgespeckte Ansicht der kürzlich geänderten Dateien und ein dynamisches Menü der Listen und Bibliotheken basierend auf der Website-Struktur angezeigt. Letztlich ist die App ein positiver Schritt nach vorn, allerdings fehlt noch eine konsistente und überzeugende Nutzererfahrung.

Die vielen SharePoint-Zugangspunkte

Ein Trend in der SharePoint-Welt ist Dekonstruktivismus. Auch wenn Microsoft diesen Begriff nicht verwendet, beschreibt es doch die fortlaufende SharePoint-Entwicklung. Services und Funktionen, die seit langem im Zusammenhang mit SharePoint existieren, werden mittlerweile als getrennte Dienste innerhalb der Office 365 Suite angeboten.

Zum Beispiel wird das Konzept der SharePoint Teamwebsites innerhalb der Office 365 Gruppen wiederhergestellt. Das Konzept der Dokumentenverwaltung über Meine Website ist nun in OneDrive for Business enthalten. Schließlich findet man die sozialen Kommentar- und Diskussionsfunktionen nun exklusiv im Enterprise-Networking-Service Yammer. Die zuvor in SharePoint verfügbaren Funktionen wurden dagegen explizit deaktiviert. Im Allgemeinen können diese Änderungen positiv sein, auch wenn es Konsequenzen für die mobile Nutzererfahrung hat.

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Derzeit ist die Mobile User Experience der SharePoint-Services zersplittert. Es gibt elf verschiedene Mobile Apps für iOS. Mit nur einigen Ausnahmen, stellt jede App einen unterschiedlichen Zugangspunkt zu Inhalten und Funktionen innerhalb der Plattform dar, was Verwirrungen stiftet.

Verwendet man zum Beispiel ein iOS-Mobilgerät, lässt sich die SharePoint Mobile App einsetzen. Diese App bietet einen eher traditionellen Zugriff auf Inhalte innerhalb der Websites und Bibliotheken, mit denen SharePoint-Nutzer bereits vertraut sind. Es ist aber möglicherweise einfacher, ein Dokument innerhalb von OneDrive for Business oder direkt über eine Office-Anwendung wie Word zu öffnen. Versucht man zum Beispiel ein Dokument zu lokalisieren, dass ein Kollege angelegt hat, weiß aber nicht, wo es sich befindet, kann man Delve hierfür einsetzen. Wieder ist dies ein anderer Zugangspunkt zu Inhalten, der allerdings das Starten einer weiteren App beinhaltet. Je nachdem, welche App man verwendet, um ein Dokument zu öffnen, kann dies mehr oder weniger Klicks erfordern.

Der Blick in die Zukunft

In den letzten Jahren waren die Änderungen, die Microsoft vorangetrieben hat, willkommene Schritte für Unternehmen. Die Mitarbeiter sind nun in der Lage, fast ausschließlich auf einem Mobilgerät zu arbeiten, ohne auf nennenswerte Funktionen verzichten zu müssen.

Leider ist diese Entwicklung nicht abgeschlossen und das Ende ist noch unklar. Die schiere Menge an Apps für SharePoint und Office 365 erzeugt ein verwirrendes Netz an Tools. Jedes dieser Tools kann mehr oder weniger nützlich sein, je nachdem was der einzelne Mitarbeiter erreichen möchte.

Fehlt es an konkreten Anleitungen von Microsoft, könnten Knowledge Worker Schwierigkeiten damit haben, den entsprechenden Produktivitätsvorteil zu erkennen. Microsoft wird auch in Zukunft Änderungen vornehmen und Upgrades anbieten, da es wohl realisierend wird, wie undurchsichtig einige Entwicklungen seiner Mobile-Strategie sind.

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