SharePoint 2013 Teamsites schaffen Arbeitssilos ab

SharePoint 2013 will mit Teamsites die Grenzen zwischen einzelnen Unternehmensabteilungen aufweichen und die Zusammenarbeit fördern.

Seit der Einführung vor zwölf Jahren steht die Gruppenzusammenarbeit im Zentrum von SharePoint. Mit jeder Version kamen neue Collaboration-Funktionen hinzu. SharePoint 2013 verbessert diese Zusammenarbeit weiter.

Rolle der SharePoint Teamsites

Teamsites sind die Eckpfeiler von Collaboration-Tools. Auf ihnen findet die Dokumentation und Diskussion des jeweiligen Projekts statt. Da sie die Gruppenressourcen bündeln, sind sie die Verteilerstation für den Informationsaustausch.

In SharePoint 2013 wurde die Rolle der Teamsites noch einmal erweitert. Die Mitglieder arbeiten nicht nur in den Gruppen und Projekten zusammen, sondern wirken am Gesamterfolg eines Unternehmens mit. Akteure, die die Grenzen zwischen einzelnen Teams aufweichen, arbeiten schneller und leistungsfähiger.

Gruppenmitglieder nicht mehr beschränkt

Bisher waren Gruppenmitglieder daran gebunden, ihre Aufgaben und Lösungen innerhalb der projektspezifischen Vorgaben zu erarbeiten. Mit SharePoint 2013 sind Gruppen nicht mehr darauf beschränkt.

Philosophie hinter SharePoint 2013: Unternehmen nutzt es mehr, wenn Silos abgebaut werden.

Die Philosophie der Plattform ist es, bisher bestehende Arbeitssilos abzuschaffen. Durch die Schaffung von ressortübergreifenden Gruppen, ist Knowhow über alle Grenzen hinweg verfügbar. Es gibt hierfür eine ganze Reihe neuer Funktionen, die diese Philosophie in die Praxis umsetzen. Das Programm greift etwa auf bekannte Social-Media-Features zurück, die Anwender bereits kennen.

Gleichzeitig kann die Abschaffung der Silos auch problematisch sein. Zum einen müssen Systemadministratoren stärker über den Aufbau der Teamsites nachdenken, beispielsweise bei der Vergabe von Zugangsrechten. Eine umfassende Architektur bedeutet zudem, dass sich der Wartungsaufwand vergrößert, da Mitarbeiter eine Firma verlassen und neue Angestellte hinzukommen können.

Ein weiterer Punkt ist der Widerstand der Anwender. Eines der größten Hindernisse bei der Implementierung ist es, die Mitarbeiter von den Vorteilen der Plattform zu überzeugen. Während der Beratung einer Regierungsbehörde wurde mir dieser Widerstand deutlich. Einige Abteilungsleiter lehnten es ab, SharePoint für die Vereinheitlichung von Arbeitsabläufen zu verwenden - obwohl die Vorteile dafür sprachen. Viele Mitarbeiter befürchteten, dass die Plattform zu mehr Arbeitskontrolle führen und somit auch auf die Bezahlung Einfluss nehmen würde.

Ich versuchte ihnen zu erklären, dass die Nutzung von SharePoint nicht ihre erbrachten Leistungen verringert. Gut gestaltete Prozesse würden ihnen vielmehr helfen. Mittlerweile schaffen sie mehr Arbeit in weniger Zeit und konnten auch in der Außendarstellung punkten.

Zusammenarbeit orientiert sich an Social Media

Wie auch in früheren SharePoint Versionen beinhaltet das neue Release einen Newsfeed. Der kann entweder als Diskussionsplattform für alle Mitglieder der Teamsites oder lediglich für die Weitergabe von Informationen zur Verfügung gestellt werden.

Micro-Blogging erweitert den Newsfeed. Er ist noch mächtiger geworden und lehnt sich an Facebook beziehungsweise Twitter an. Es erlaubt beispielsweise die Verwendung von Hashtags für Stichwörter von Projekten. Ähnlich wie bei Twitter können Anwender Themen, Unterhaltungen und Mitgliedern folgen. Bei Bedarf werden sie informiert, wenn ein bestimmtes Thema erwähnt wird. Sogar ein „Like“-Button wurde integriert.

All das verändert die tägliche Nutzung von Informationen grundsätzlich. Social Media ermöglicht Anwendern das Filtern von Information aus dem Datenfluss. Diese Erfahrungen helfen wiederum dem Unternehmen, relevante von unwichtigen Informationen zu trennen. Jeder Nutzer wird zu einem intelligenten Filter, um das Tagesgeschäft zu verrichten und Prioritäten zu setzen.

Doch auch dies ist nicht die entscheidende Veränderung für die Arbeitsgruppen. Bedeutend ist vielmehr die Entwicklung einer neuen Gemeinschaftsidee, die im Zentrum der Philosophie des Collaboration-Tools steht. Da der Schwerpunkt auf Zusammenarbeit und Dialog liegt, benötigen die Teamsites eine aktive Moderation. Die Gemeinschaftsseiten lassen sich so konfigurieren, dass jedes Mitglied Teil des Projekts ist. Das schafft eine große Bandbreite von Knowhow mit minimalem Aufwand.

Diese Art der Zusammenarbeit benötigt allerdings Zeit und Ressourcen. Selbst erfahrene Anwender dürfen dabei nicht willkürlich vorgehen, wenn mehrere Gruppen zusammenarbeiten. Es wird diplomatisches und sensibles Feingefühl bei der Festlegung von Prioritäten und Ressourcen benötigt - auch jenseits der eigenen Gruppe.

Artikel wurde zuletzt im Oktober 2013 aktualisiert

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