Probleme mit PST-Dateien in Outlook 2013 verhindern

Microsoft hat reagiert und die Arbeit mit PST-Dateien in Outlook 2013 umgestaltet. Mit Tools lassen sich PST-Dateien in Exchange-Postfächer einlesen.

Exchange-Administratoren kennen das Problem mit Personal-Store- (PST-) Dateien und den vielfältigen Fehlern, die entstehen, wenn Anwender selbst PST-Dateien erstellen dürfen. Seit mehr als einem Jahrzehnt lassen sich in Outlook diese Dateien erstellen und wichtige Daten darin speichern. Allerdings eignen sich Exchange-Server wesentlich besser, um wichtige Benutzerdaten zu speichern. Was können Administratoren dagegen tun, dass Anwender wichtige Daten in PST-Dateien auslagern? Leider sind auch in Outlook 2013 PST-Dateien verfügbar und lassen sich verwenden. Das heißt, eine Aktualisierung zur neuen Outlook-Version kann das Problem nicht lösen. Allerdings hat Microsoft zwei Änderungen in Outlook 2013 vorgenommen, mit denen sich PST-Dateien stabiler verwenden lassen.

PST-Dateien in Outlook 2013

Zum einen existieren in Outlook 2013 keine ANSI-basierten PST-Dateien. ANSI war der Standard bei der Erstellung von PST-Dateien bis Outlook XP. Da ANSI-PST-Dateien eine maximale Größe von zwei Gigabyte erreichen dürfen, hat Microsoft in Outlook 2013 das Format gewechselt. Auch das Problem mit korrupten Dateien gehört in Outlook 2013 der Vergangenheit an. Durch das neue Format sollen PST-Dateien wesentlich stabiler sein,  so dass sich die Gefahr von Datenverlust verringert.

Exchange-Server können in Outlook 2013 keine Daten mehr direkt in PST-Dateien liefern. Stattdessen arbeitet Outlook 2013 mit OST-Dateien. Auch hierbei handelt es sich eigentlich um PST-Dateien. Der Unterschied besteht darin, dass es keine aktiv gesteuerte Dateien sind, sondern ein Zwischenspeicher, den Outlook steuert. Auf OST-Datei kann der Anwender auch dann zugreifen, wenn Outlook nicht mit dem Exchange-Server verbunden ist. Neu ist in Outlook 2013 darüber hinaus, E-Mails aus einem Zeitraum in der OST-Datei zu speichern. Geht die Datei verloren, überträgt Outlook die Daten wieder auf den Client. Die Daten gehen nicht verloren.

PST-Dateien und OST-Dateien in der Praxis

Anwender können in Outlook 2013 den Zeitraum steuern, indem E-Mails zwischengespeichert werden sollen.

Die Zwischenspeicherung in OST-Dateien beschleunigt die Arbeit mit Outlook. Außerdem müssen sich technisch weniger versierte Anwender nicht damit auseinandersetzen, da der Vorgang automatisiert abläuft. Natürlich besteht weiterhin die Möglichkeit, dass Anwender manuell oder mit Regeln E-Mails und andere Objekte in PST-Dateien verschieben. Dazu ist aber einiges Outlook-Wissen notwendig.

Gruppenrichtlinien verwenden

Microsoft erlaubt mit Outlook 2013 auch die Steuerung von PST-Dateien über Gruppenrichtlinien. Dazu gibt es Steuerungsmöglichkeiten auf Basis von administrativen Vorlagen, die man herunterladen und in die Infrastruktur einbinden muss. Generell unterscheiden sich die Einstellungen nicht stark von Outlook 2010.  Wichtige Konfigurationen zur Steuerung von PST-Dateien sind bereits in Vorgängerversionen über Gruppenrichtlinien ansteuerbar. Administratoren finden die Einstellungen über Benutzerkonfiguration \ Administrative Vorlagen \ Microsoft Outlook 2013 \ Verschiedenes \ PST-Einstellungen.

Outlook 2013 und PST-Dateien können Administratoren über Gruppenrichtlinien steuern

Damit die Einstellungen verfügbar sind, müssen Administratoren die ADMX-Dateien mit den Einstellungen aus dem Download-Archiv in das Verzeichnis C:\Windows\PolicyDefinitions des Domänencontrollers kopieren. Zudem muss er Sprachdateien in das Unterverzeichnis, zum Beispiel in C:\Windows\PolicyDefinitions\de-DE für deutsche Sprachdateien (ADML) kopieren.  Auch die Steuerung über lokale Richtlinien ist möglich. In diesem Fall müssen Administratoren die Dateien auf den entsprechenden lokalen Rechner kopieren. Über die entsprechenden Einstellungen können Administratoren den Speicherort der PST-Dateien und die maximale Größe festlegen sowie PST-Dateien schreibschützen.

Die Steuerung von PST-Dateien über Gruppenrichtlinien ist nur ein Weg, um mit dem Problem fertig zu werden. Besser ist es, wenn Anwender keine PST-Dateien mehr verwenden. Hilfreich ist in diesem Zusammenhang das Erstellen eines Archiv-Postfachs auf dem Exchange-Server, indem Anwender Daten außerhalb Ihres Postfaches ablegen.

Microsoft Exchange PST Capture 2.0

PST-Capture sucht PST-Dateien auf Clients und liest sie automatisch in Exchange-Postfächer ein

Neben der Möglichkeit über die PowerShell .pst-Dateien in Exchange zu importieren, bietet Microsoft auch ein neues Tool, welches .pst-Dateien importieren kann. Das Tool finden Administratoren im Download-Center von Microsoft.

PST Capture 2.0 kann nicht nur .pst-Dateien in Exchange 2010/2013, sondern auch .pst-Dateien von Clients einlesen und in Office 365-Postfächer importieren. Microsoft Exchange PST Capture kann über spezielle Agents auf den Clientcomputern .pst-Dateien von Outlook-Clients einlesen und in Exchange-Postfächer importieren. Das Tool scannt nicht nur einmalig .pst-Dateien auf den Arbeitsstationen in der Domäne ein, sondern kann angebundene Clientcomputer überwachen und neu erstellte .pst-Dateien über die Verwaltungskonsole des Tools auf dem Server zentral einlesen.

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