Die Migration auf Microsoft Office 365 erfordert Planung und Pilottests

Office 365 bietet viele Business-Optionen. Damit die Infrastruktur optimal funktioniert, sollten Sie vor dem Umstieg sorgfältig planen und testen.

In den meisten Unternehmen ist die E-Mail-Infrastruktur ein kritischer Geschäftsbereich. Allerdings scheitern viele Unternehmen daran, einen effizienten strategischen Ansatz für die Verwaltung zu erstellen. Gleichzeitig schätzen viele Unternehmen die zentrale Koordination und das Adressmanagement mit Microsoft Exchange, wollen aber Ihre Mail-Server nicht die ganze Zeit  selbst betreiben und überwachen müssen.

Mit Office 365 hat Microsoft den Hosted/Cloud-E-Mail- Markt betreten. Die Cloud-Lösung ist mittlerweile eines der am schnellsten wachsenden Produkte des Unternehmens. Sollten Sie die Migration zu Office 365 erwägen, ist eine richtige Planung gefordert. Das gilt vor allem, wenn Sie von lokalen Servern zu Office 365 wechseln wollen.  E-Mail-Kommunikation ist kritisch im Unternehmen und darf keinesfalls gefährdet werden, wenn wichtige Geschäftsprozesse davon abhängen. Unternehmen müssen ihre Migrationen sorgfältig planen und Pilottests nutzen, um jeden Schritt zu  überprüfen und zu verifizieren.

E-Mail-Strategien untersuchen und verifizieren

Die dominierenden E-Mail-Strategien in Unternehmen bestehen  aus Servern von Drittherstellern, E-Mail-Hosting, Exchange-Hosting oder den Betrieb eines eigenen Exchange-Servers. Der beste Ansatz für die Migration variiert zwischen den Strategien. In einigen Fällen kann es bedeuten, verschiedene Benutzer, Abteilungen oder Niederlassungen mit unterschiedlichen Werkzeugen zu migrieren.

Für einen Exchange-Benutzer ist die erste Überlegung die Sharepoint-Migration. Hier ist die Frage, ob das Unternehmen auf eigene Sharepoint-Bereitstellungen setzen soll oder Dienstleister die Umgebung aufbauen und verwalten sollen.  In einigen Fällen, in denen die Umgebung individuell für eine Firma gestaltet wurde, müssen die Unternehmen entweder auf eine alte, urspüngliche Version von Sharepoint Online setzen oder Microsoft Azure als virtuelle Umgebung setzen. Einige benutzerdefinierte Werkzeuge von AviPoint oder MetaVis Quest helfen dabei, aktuelle Sharepoint-Strukturen zu migrieren, auch zu Sharepoint Online.

Für Unternehmen, die Exchange über Reseller erhalten, sollte der erste Schritt die Frage an den Händler sein, ob es spezielle Tools zur Erleichterung der Migration zu Office 365 gibt. Microsoft bietet eigene Online-Ressourcen und Tools, aber Unternehmen, die mit Resellern gearbeitet haben, finden, dass diese Händler eigene Setups und spezielle Werkzeuge zur Verfügung haben, um die Migration zu erleichtern. Darüber hinaus hat Microsoft seine Reseller aufgefordert, von der Bereitstellung von Small Business Server zu den eigenen Office 365-Toolkits zu migrieren.

Der zweite Schritt bei der Migration ist, die Active Directory-Verknüpfung für Office 365 und anderen Anwendungen für die Verwendung mit Single Sign-On (SSO) zu etablieren, falls das notwendig und gewünscht ist. Die Herausforderung dabei ist, dass Active Directory immer noch lokal aufrechterhalten werden muss, was die Einbindung der Anmeldung mit Office 365 und auch die Unterstützung der anderen Anwendungen erfordert. Unternehmen, die aktuell nicht mit Active Directory arbeiten, müssen für den Einsatz von Office 365 eventuell zusätzlich zu lokalen Active Directory-Umgebungen migrieren. Eine solche Umgebung bedeutet den Verlust eines reinen Cloud-Modells, da in diesem Fall auch lokale Server zum Einsatz kommen müssen. Firmen können auch andere beliebte Single-Sign-On-Modelle für Microsoft-Anwendungen nutzen, zum Beispiel Centrify, Okta oder Ping, wenn sie SSO-fähige Infrastrukturen aufbauen oder zu einer reinen Cloud-Architektur wechseln wollen.

In einigen Umgebungen nutzen Unternehmen bereits gehostete Exchange-Umgebungen von Drittanbietern. Hier ist es am besten, in der Dokumentation zu überprüfen, wie die Umgebung eine Migration zwischen dem gehosteten Dienst und Exchange unterstützt. In diesem Zusammenhang spielt auch die Migration zu Office 365 parallel zu einer Exchange-Migration eine wichtige Rolle. Die Herausforderung an dieser Stelle ist, die Anpassung der Verwaltungsprozesse für eine interne Exchange-Migration beziehungsweise der Migration zu einer reinen Cloud-Migration oder einer Hybridbereitstellung von Office 365 und Exchange. Nicht alle Werkzeuge und Prozesse sind verfügbar, wenn Sie gehostete Versionen einsetzen oder komplett auf die Cloud setzen. Viele Firmen berichten, dass ihre Exchange-Hosting-Anbieter in der Regel nicht ihren Wunsch unterstützen, zu Office 365 migrieren. Das heißt, viel Hilfe können Sie in diesem Fall nicht direkt von den Anbietern erwarten. Allerdings können viele der oben aufgeführten Sharepoint-Migrationen oder SSO-Umgebungen mit Drittanbieter-Tools leichter umgesetzt werden.

Einzelne Benutzer migrieren Sie am einfachsten durch den Export der E-Mails und andere Daten in Form einer PST-Datei  in Outlook. Das erleichtert den Re-Import in Office 365. Diese Vorgehensweise funktioniert fast immer. Allerdings ist eine saubere Übernahme der Daten zwischen der gehosteten Version von Exchange und Office 365 häufig effizienter. Es ist am besten diese Vorgänge an einem Wochenende auszuführen, wenn keine Anwender mit dem System arbeiten und Zugriff auf ihre Daten benötigen.

Office 365 Migrations-Hürden beachten

Die größte Herausforderung bei der Migration zu Office 365 für Unternehmen kommt zum Vorschein, wenn keine Exchange-Benutzer im Unternehmen vorhanden sind. In diesen Fällen gibt es ein zweistufiges Verfahren. Die erste Stufe ist die Einrichtung der Office 365-Hosted-Exchange-Umgebung mit Sharepoint und SSO sowie Active Directory nach Bedarf. Die zweite Vorgehensweise ist die Mailbox-Migration. Für den ersten Schritt ist es am besten, Standard-Anleitungen und Tutorials für die Einrichtung von Exchange zu verwenden. Hier sollten sich Administratoren auch die Zeit nehmen, um mit einigen Dummy-Postfächer und Benutzerkonten die Office 365-Konfiguration zu testen und sich in die Verwaltung einzuarbeiten.

Die Migration der Benutzer von POP3- oder IMAP-Clients zu Office 365 kann ein wirklich hartnäckiges Problem sein. Für Outlook-Nutzer ist der Ansatz der Erstellung einer PST-Datei für die Übertragung von E-Mail-Daten recht einfach. Für diejenigen, die nicht mit Outlook arbeiten, ist das Problem wahrscheinlich die Daten optimal und leicht verwaltbar zu übertragen. Wer mehrere E-Mail-Clients verwendet, hat wahrscheinlich schon die geringe Kompatibilität zwischen diesen kennengelernt. Der Wert von Mailbox-Konvertierungs-Tools hängt davon ab, welche Funktionen verwendet werden und welche Mail-Clients beteiligt sind. Die beste Empfehlung ist, für mehrere Benutzer Outlook-Lizenzen zu erwerben und erste Benutzer mit Outlook zu migrieren. Überprüfen Sie die Ergebnisse der Migration und führen Sie diese dann für die anderen Benutzer durch.

Der wichtigste Punkt bei der Migration zu Office 365 ist es, Pilot-Tests auszuführen und jeden Schritt der Migration zu überprüfen. Kein Werkzeug oder Verfahren sollte zunächst auf Live-Daten angesetzt werden, ohne es mit einem Satz an Testkonten mit repräsentativen Stichproben und E-Mail-Adressbuch-Einträgen zu überprüfen. Erst wenn die Tests problemlos funktionieren, sollten Sie produktive Benutzerkonten migrieren.

Denken Sie auch daran, dass der letzte Schritt darin besteht, die Mail-Einstellungen selbst und die freigegebenen Ressourcen wie Active Directory oder andere SSO-, Sharepoint-, Ordner- und Dateistrukturen zu migrieren, bevor Sie Live-Daten übernehmen. Erst müssen die Dienste funktionieren, dann sollten Sie Daten übernehmen. Migrieren von Benutzern in Gruppen, zum Beispiel nach Abteilung, kann die Migration vereinfachen. Anwender, die regelmäßig miteinander interagieren, sollten Sie gemeinsam migrieren. Ein wenig Planung  hilft beim langen Weg der Migration. Bei einer erfolgreichen Umstellung werden viele Nutzer darin übereinstimmen, dass Office 365 die Mühe wert ist.

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