Business Intelligence: Vergessen Sie nicht die Daten!

Probleme bei der Datenverarbeitung und in der Datenqualität können ein BI-Projekt komplett gefährden. Ein Überblick über die Ist-Situation ist daher empfehlenswert.

Ein schneller, zuverlässiger Überblick über die Ist-Situation und flexible Planungsszenarien abbilden zu können, ist für alle Unternehmen heute elementar wichtig. Business Intelligence (BI) bietet hier genau das, was Fachanwender, Controller und Management wirklich benötigen: die Betrachtung des Geschehenen, die Analyse der Ist-Situation und darauf aufbauend eine Ableitung der passenden Maßnahmen und Planung für die Zukunft. Aber wie geht man ein BI-Projekt an und auf was ist zu achten?

Es ist Ihr Projekt

Am Anfang steht oft die Euphorie über die phantastischen Chancen, die sich aus einer Einführung von BI-Lösungen ergeben. Das ist auch gut so, denn Begeisterung war schon immer der beste Motivator. Zunächst sollte man sich die nötige Zeit nehmen, möglichst strukturiert den konkreten Bedarf und die zu beachtenden Voraussetzungen zu prüfen. Betrachten Sie dabei die Notwendigkeiten der zukünftigen Nutzer (wer soll Berichte empfangen, gestalten und erzeugen, welche Ad-hoc-Techniken werden benötigt, wie viel Automatisierung ist wünschenswert und soll geplant werden oder nicht?) und lassen Sie bei aller Frontend-Begeisterung die Datenbewirtschaftungsseite nicht außer Acht. Hier sollten Sie sich unter anderem fragen, welche Vorsysteme eingebunden gehören, wie unterschiedlich diese strukturiert sind und welche gegebenenfalls noch hinzukommen können. Formulieren Sie Ihre Anforderungen klar und eindeutig und machen Sie sich dann erst auf den Weg, die passende Technologie zu finden.

Die Anforderungen weisen den Weg

Marktübersichten, Roadshows, Messebesuche oder der Blick auf Referenzen bieten dabei eine wertvolle Hilfe. Ebenso ist denkbar, einen auf die Auswahl spezialisierten, neutralen Experten an Bord zu holen. In jedem Fall empfiehlt es sich, die favorisierten Anbieter über einen Workshop oder ein Proof-of-Concept darlegen zu lassen, wie sie Ihre konkreten Anforderungen umzusetzen gedenken, das Thema Datenbewirtschaftung lösen wollen, wie lange eine Installation dauert und wie sich das Lizenzmodell gestaltet. 

Versuchen Sie stets, von den Anforderungen und nicht von der Technologie aus zu starten. Warten Sie nicht darauf, dass Ihr Lieblingshersteller endlich die versprochenen Produkte liefert, sondern schauen Sie bei der Auswahl vielmehr darauf, dass Sie technologisch flexibel bleiben. Entsprechend lautet beispielsweise auch die Empfehlung von BARC (Business Application Research Center), nie den Hersteller, sondern stets das Produkt zu kaufen.

Sukzessives Vorgehen führt zum Ziel

Sind Anbieter gefunden und Projektteams definiert, gilt das Prinzip „Think big but start small“. Legen Sie also kein Monsterprojekt auf, bei dem Sie frühestens nach anderthalb Jahren erste Erfolge sehen, sondern starten Sie Ihr Projekt in der Abteilung mit dem größten Bedarf und weiten Sie es sukzessive basierend auf den ersten Erfahrungen auf andere Abteilungen aus. Mit Ihren ersten Berichten und Analysen sollten Sie dabei spätestens nach drei bis sechs Monaten operativ tätig sein. Wichtig ist zudem, dass Sie sich selbst als festen Bestandteil des eigenen BI-Projektes sehen. 

Legen Sie daher Wert darauf, die BI-Werkzeuge selbst beherrschen zu können, und bauen Sie parallel im Zuge des Projekts in eigenen Reihen wichtiges Lösungs- und Tool-Know-how auf. Denn BI-Projekte haben nie ein wirkliches Ende – es gibt immer wieder neue Datenquellen einzubinden, OLAP-Würfel zu optimieren, Kennzahlen anzulegen, Reports zu verfeinern oder auch neu zu erstellen. 

Von vornherein auf die Datenbasis achten

Ein gern begangener Fehler ist, sich bereits bei der Softwareauswahl vor allem von der Ergebnisdarstellung am Frontend beeindrucken zu lassen und weniger darauf zu achten, wie eine valide Datenbasis hergestellt werden soll. Aber gerade Datenbewirtschaftung und -qualität sind in einem BI-Projekt entscheidende Erfolgsfaktoren, und nur schön gestaltete Reports alleine reichen nicht aus. Regelmäßig liegt in der Datenbewirtschaftung der Hauptkostentreiber eines Projekts. Die Daten müssen sauber, stringent und in der passenden Form vorliegen, und einfach auf verschiedenste Daten direkt zuzugreifen, ohne sich dabei Gedanken über Konzept, Aufbau, Abgleich und Modellierung gemacht zu haben, kann zu einem bösen Erwachen führen, sobald man anspruchsvollere Analysen fahren oder verschiedenartige Datenquellen zusammenführen möchte.

Auftauchende Problemstellungen als Chance begreifen

Die gute Nachricht: Allein schon durch die Transparenz, die eine BI-Lösung mit sich bringt, werden Datenunreinheiten dauerhaft aufgedeckt und können konsequent abgebaut werden. Es gibt viele Unternehmen, die sich vor einem BI-Projekt noch gar nicht darüber bewusst sind, dass sie ein Problem mit der Datenqualität haben. Erst im Verlauf des Projekts tauchen Datenunreinheiten auf, die Ursachen werden erforscht, die Fehler behoben und so ist nach dem Projekt die Datenqualität verbessert. Daher gilt der Rat, sich nicht verunsichern zu lassen, wenn die Datenqualität zunächst schlechter als erwartet ist. 

Wer das Auftauchen von Inkonsistenzen als Chance zur Verbesserung begreift, wird sehr schnell und in vielfacher Hinsicht davon profitieren. Das ist nur einer der Gründe, warum das OLAP-ETL-Tool Cubeware Importer neben unserem Frontend Cubeware Cockpit V6pro zu unseren wichtigsten Alleinstellungsmerkmalen zählt und für die Auftragsgewinnung immer wieder entscheidungsrelevant ist.

Probleme bei der Datenbewirtschaftung und in der Datenqualität können ein BI-Projekt komplett gefährden und sind laut einer aktuellen BARC-Studie das Problemthema Nummer eins. Also beachten Sie: Bei der BI-Auswahl immer auch die Datenbewirtschaftung thematisieren und zwar unter folgenden Aspekten: 

  • Architekturkonzept der Gesamtlösung
  • Datenbewirtschaftung und Datenhaltung
  • Fähigkeiten und Komplexität der verwendeten ETL- und Modellierungs-Tools
  • Realisierungsanteil und -dauer im Projekt
  • Möglichkeiten zu selbstständigen Weiterentwicklung
  • Lizenz- und Folgekosten

Nur wenn Sie hierzu Antworten bekommen, die sie performant, flexibel und mit einem vertretbaren Aufwand in die Zukunft blicken lassen, sollten Sie den nächsten Schritt Ihrer Auswahl in Angriff nehmen. 

Über den Autor:

Hermann Hebben ist Gründer und Geschäftsführer Marketing, Vertrieb, Services bei Cubeware. Schon während des Informatikstudiums an der FH Rosenheim sammelte Hermann Hebben in Projekten bei Pirelli, McDonald's, Viag, Viessmann und anderen renommierten Unternehmen Business-Intelligence-Erfahrung. Neben seiner Trainertätigkeit bei der Controller Akademie ist Hermann Hebben auch ein gefragter Sprecher auf Fachveranstaltungen. 

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