bluebay2014 - Fotolia

Sieben Features, die jedes Enterprise Content-Management-System haben sollte

Da die Technologie immer besser wird, müssen ECM-Systeme bestimmte Fähigkeiten bieten, um sich durchzusetzen. Diese sieben Features gehören dazu.

Als Folge der zentralen Speicherung der digitalen Assets von Enterprise-Anwendern sind ECM-Systeme (Enterprise Content Management) auf dem Vormarsch. Verschiedene ECM-Systemen wurden mit neuen Features bestückt. Doch trotz der Reife dieser Plattformen gibt es noch weitere Erweiterungen und Fähigkeiten, die zusätzlichen Nutzen innerhalb der ECM-Systeme bringen.

Da die Anwender mit einer immer größeren Informationsmenge interagieren und sich das Arbeitsumfeld über die Jahre weiterentwickelt hat, verbringen die Mitarbeiter mehr Zeit in Cloud-basierten Systemen und nutzen digitale Assistenten. Als Ergebnis dieser Entwicklung verlangen Nutzer mehr von ihren ECM-Systemen.

Hier sind sieben Fähigkeiten, die unbedingt in ECM-Systemen integriert sein sollten.

1. Mobility ist ein Muss

Die erhöhte Anzahl von Benutzern, die von unterwegs arbeiten oder Remote auf das System zugreifen, hat ECM-Anbieter dazu gezwungen, das Thema Mobility zu priorisieren. Es ist offensichtlich, dass der Remote-Zugang für Benutzer ein Muss ist. Die Fähigkeit, Enterprise Content auf einem Smartphone oder anderen Mobilgerät abzurufen, zu verändern oder mit diesem zu interagieren muss ein Standard sein.

Doch nicht alle ECM-Systeme haben robuste Mobile-Services integriert. Selbst beliebte Produkte von Anbietern wie Microsoft sind auf Drittanbieter-Tools angewiesen, um das mobile Erlebnis für die ECM-Produkte zu bieten. Glücklicherweise sind die Veröffentlichung der SharePoint Mobile App und der starke Focus auf Mobility innerhalb von SharePoint 2016 klare Indikatoren dafür, dass Mobility für Microsoft ein Muss ist.

2. Integration mit anderen Systemen

Ein weiterer kritischer Aspekt von ECM-Systemen ist die Fähigkeit, sich mit anderen Systemen integrieren zu lassen und mit diesen zu interagieren. Da viele Unternehmen heute mehrere Business-Anwendungen verwenden, die Kundeninformationen, Finanzdaten und Lieferanteninformationen enthalten, wird von einer ECM-Plattform erwartet, dass sie auf Informationen verweisen kann, die in anderen Systemen gespeichert sind. Diese Integrationsoptionen ermöglichen Automatisierung und Datenklassifizierung, wenn Inhalten Informationen zugeordnet werden, die innerhalb der Business-Systeme gespeichert sind.

3. Erfasste Daten analysieren

Da es bei der Verwaltung von Enterprise Content hilft, müssen ECM-Anbieter die Übermittlung von Berichten und Erkenntnissen aus in SharePoint gespeicherten Daten ermöglichen. Endanwender müssen in der Lage sein, Power BI einzusetzen, um Dashboards zu bauen, die Einsichten in die von den Services erfassten Daten erlauben. Dies bietet Endanwendern die Möglichkeit, mit den Daten zu interagieren und Berichte mit den Daten zu erstellen, die innerhalb des ECM-Systems verwaltet werden. Nutzer müssen das ECM-System als Business-Service behandeln können und nicht nur als eine Dokumentenbibliothek.

4. Mobile Daten erfassen

InfoPath, OnBase und andere Systeme bieten die Möglichkeit, Daten zu erfassen, die auf Geschäftsanforderungen basieren. Diese Fähigkeit ist aus guten Gründen innerhalb der Produkte so beliebt. Die Technologie ist allerdings veraltet, da die meisten Benutzer Mobilgeräte verwenden, um mit dem System zu interagieren und sich sogar dafür entscheiden, diese für die Datenerfassung zu verwenden.

Mehr zum Thema Microsoft SharePoint:

SAP-SharePoint-Datenintegration: So klappt es mit der Benutzerfreundlichkeit.

Collaboration-Tools im Vergleich: OneDrive for Business versus SharePoint Online.

Windows Server, SQL Server und SharePoint: Microsoft-Lizenzen mit AWS nutzen.

SharePoint Anwenderstudie: Microsoft SharePoint wird vor allem On-Premise genutzt.

Kostenloses E-Handbook: Bereitstellungs- und Lizenzoptionen von SharePoint.

Ein Ergebnis dieser Entwicklung ist, dass es eine Reihe von Anbietern gibt, die als Unterscheidungsmerkmal die Datenerfassung mit Mobilgeräten priorisieren. OnBase Mobile, eCapture oder Microsoft PowerApps bieten eine Reihe von leistungsfähigen Services für die Datenerfassung von Mobilgeräten.

5. Cloud-basierte Anwendungen

Cloud-basierte Anwendungen haben aufgrund einer Reihe von Gründen erheblich an Popularität gewonnen. Zu diesen Faktoren gehören zum Beispiel der Datenzugang an jedem Ort und zu jeder Zeit, Skalierbarkeit, Ausfallsicherheit, keine großen Software- oder Hardwareanforderungen und geringe Einstiegskosten. Viele Anwender erwarten daher von einer ECM-Plattform, dass sie die gleichen Optionen und die gleiche Flexibilität bietet wie das SaaS-Modell (Software as a Service).

6. Aktualisierte Workflows

Die Workflows in vielen ECM-Systemen sind außergewöhnlich gut darin, manuelle oder langwierige Geschäftsprozesse zu automatisieren, mit denen Unternehmen konfrontiert sind. Sie sind allerdings bei den Datenquellen beschränkt, mit denen sie sich verbinden oder mit denen sie interagieren können. In der Vergangenheit konzentrierten sich Workflows darauf, Ereignisse zu verarbeiten, die innerhalb des ECM-Systems selbst ausgelöste worden. Moderne Nutzer interagieren allerdings auch mit sozialen Medien und SaaS-basierten Tools.

Das bedeutet, aktualisierte Workflows müssen diese Elemente enthalten. Microsoft Flow erfüllt zum Beispiel einige dieser Anforderungen und automatisiert Prozesse, die über das ECM-System hinausgehen, zum Beispiel Interaktionen und Reaktionen in Social Media Feeds.

7. Integrierte Intelligenz

Enterprise-Anwender nutzen bereits Technologie, die sie benachrichtigt, wann sie zu einem Meeting losfahren müssen, um Verkehrsprobleme zu vermeiden. ECM-Systeme sollten ähnlich intuitive Technologien bieten. Jeff Teper, Corporate Vice President bei Microsoft, hat auf die Bedeutung von Software hingewiesen, die Anwendern relevante Dokumente zusammenstellt, so dass diese die Dokumente nicht selbst erstellen müssen. Dies zeigt, dass sich Microsoft aktuell auf die Integration von Intelligenz in seine SharePoint-Plattform konzentriert.

Anwender sollten ein Feedback von den ECM-Services erhalten, welche Dokumente sie wahrscheinlich benötigen oder welche sie für eine Überprüfung in Betracht ziehen sollten. Dieses Feature wäre das Ergebnis der Machine-Learning-Funktionen und anderer Analytics-Fähigkeiten.

Folgen Sie SearchEnterpriseSoftware.de auch auf Twitter, Google+, Xing und Facebook!

Erfahren Sie mehr über Collaboration-Software

- GOOGLE-ANZEIGEN

ComputerWeekly.de

Close