UC-Plattform für die nahtlose Zusammenarbeit planen

Hybridarbeit als strategische Notwendigkeit

Hybridarbeit ist ein entscheidender Faktor für Unternehmen. Remote-Arbeitsmodelle – ob vollständig remote oder hybrid – wirken sich auf die Unternehmenskultur, die Gewinnung und Bindung von Talenten, die Betriebsmodelle und die Wettbewerbsfähigkeit aus. Hybridarbeit bringt spezifische Herausforderungen mit sich, darunter:

• Zusammenarbeit über Standorte und Geräte hinweg.
• Sicherheit über Kommunikationsmedien und Geräte hinweg.
• Leistung und Zuverlässigkeit über verschiedene Internetverbindungsplattformen hinweg.

Diese Probleme betreffen Teams, unabhängig davon, wo sie sich befinden oder welche Geräte sie verwenden.

Eine effektive UC-Plattform unterstützt mehrere Geschäftsanforderungen und bietet erhebliche Wettbewerbsvorteile, darunter Mitarbeiterengagement und -produktivität, Geschäftskontinuität und Ausfallsicherheit sowie standortübergreifende Zusammenarbeit.

Diese Komponenten sind für Mitarbeiter vor Ort ebenso wichtig wie für Remote-Mitarbeiter. Die Bewältigung der Herausforderungen, die mit verteilten Teams verbunden sind, eröffnet jedoch viele Vorteile in Bezug auf Produktivität und Flexibilität.

Der entscheidende Faktor ist, dass IT-Führungskräfte den UC-Ansatz des Unternehmens an dessen langfristiger Strategie ausrichten.

Konzipieren Sie UC für Skalierbarkeit, Konsistenz und Leistung

Einer der wichtigsten Schritte besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre UC-Plattform die strategische Ausrichtung des Unternehmens unterstützt. Zu diesem Zweck ist es entscheidend, auf Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität zu achten. Berücksichtigen Sie dabei die folgenden Herausforderungen, Designprinzipien und Eigenschaften.

Berücksichtigen Sie diese zentrale Designherausforderung

Beginnen Sie mit der zentralen Designherausforderung, die Balance zwischen Standardisierung und Flexibilität zu finden. Diese beiden Anforderungen bestimmen die Produktauswahl und die Benutzeranforderungen und legen somit die Grenzen und Möglichkeiten Ihrer Organisation im Bereich UC fest. Beide bieten potenzielle Vorteile.

Standardisierte Plattformen kontrollieren die Komplexität, indem sie ein einheitliches Benutzerverhalten, eine vorhersehbare Gerätenutzung mit geringerem Integrationsaufwand, eine vereinfachte IT-Verwaltung, eine vereinfachte Governance und klar definierte Sicherheits- und Compliance-Konfigurationen festlegen.

Flexibilität ermöglicht oft eine größere Akzeptanz und Produktivität, da sie die Unterstützung verschiedener Rollen und Arbeitsabläufe, verbesserte Standort- und geografische Vorteile, vielfältige Mobilitätsoptionen und die Unterstützung einer größeren Bandbreite an Geräten, einschließlich spezialisierter oder branchenspezifischer Systeme, bietet.

Sobald Sie erkannt haben, welcher dieser Ansätze für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, können Sie zu den wichtigsten Designprinzipien übergehen, die die Anforderungen an UC-Tools definieren.

Planen Sie diese wichtigen Designprinzipien

Berücksichtigen Sie die folgenden wichtigen Designprinzipien frühzeitig im Prozess:

• Nahtlose Zusammenarbeit über Standorte hinweg.
• Nahtlose Zusammenarbeit über definierte Endpunkte hinweg, wie Desktop-, Mobil- und Raumsysteme.
• Einheitliche Endpunkte, die die Anforderungen an die Benutzererfahrung und das IT-Management vereinfachen.
• Zuverlässige Leistung über verschiedene Netzwerktypen hinweg.

Berücksichtigen Sie diese wesentlichen Eigenschaften

Moderne Leistungs-, Skalierbarkeits- und Compliance-Erwartungen sind entscheidende Faktoren bei der Konzeption und Produktauswahl. Definieren Sie Anforderungen für die folgenden Eigenschaften:

• Sicherheit, einschließlich Daten während der Übertragung und gespeicherter Daten.
• Compliance, einschließlich Datenhoheitsanforderungen für Remote-Benutzer und -Standorte.
• Skalierbarkeit zur Unterstützung von Mitarbeiterwachstum, Flexibilität und sich weiterentwickelnden Arbeitsmodellen.
• Interoperabilität mit bestehenden Unternehmenssystemen wie CRM, ERP und Produktivitätssuiten.
• UX- und Barrierefreiheitsfunktionen, die eine vertraute und intuitive Benutzeroberfläche bieten, die für alle Mitarbeiter geeignet ist.

Eines der wichtigsten Designelemente ist die reibungslose Funktionsfähigkeit. Die UC-Plattform muss unabhängig vom Standort der Mitarbeiter und der vorhandenen Geräteunterstützung funktionieren.

Bewerten Sie Mobilität, Zuverlässigkeit und Benutzeranforderungen

Bevor Sie eine effektive UC-Plattform für verteilte Mitarbeitende entwerfen können, sollten Sie sich zunächst ein klares Bild davon machen, wie Ihre Mitarbeitenden tatsächlich arbeiten. Untersuchen Sie dazu die aktuellen Kommunikations- und Kollaborationsmuster. Ermitteln Sie Nutzungsmuster in hybriden Umgebungen, einschließlich hybrider Mitarbeiter, Mitarbeiter mit Kundenkontakt und weltweit verteilter Benutzer. In einigen Fällen gehören einzelne Anwender zu mehr als einer Kategorie. Jede Gruppe stellt unterschiedliche Anforderungen an die UC-Plattform, die Geräte und die Netzwerkleistung.

Sammeln Sie Nutzungsdaten, Mitarbeiter-Feedback und rollenbasierte Analysen, um etablierte Muster und Arbeitsabläufe zu identifizieren. Berücksichtigen Sie dabei Kennzahlen für die Endpunktidentifizierung, den Gerätewechsel und die Mobilität. Ein Pilotprogramm bietet die Möglichkeit, die Einstellungen vor der vollständigen Einführung zu optimieren.

Legen Sie Benchmarks fest und holen Sie während der Pilotphase Feedback von den Benutzer ein. Achten Sie dabei besonders auf Folgendes:

• Testen Sie die UC-Bereitstellung unter realistischen Bedingungen mit verteilten Benutzern und Standorten.
• Überwachen Sie die Leistung und Konsistenz über Regionen und Netzwerktypen hinweg.
• Überprüfen Sie die Compliance anhand typischer Arbeitsmuster und Benutzergewohnheiten.
• Legen Sie Schulungsanforderungen fest, die Bereiche behandeln, in denen es zu Verwirrung oder Fehlgebrauch seitens der Benutzer kommt.

Das Pilotprogramm ist die perfekte Gelegenheit, um Herausforderungen zu identifizieren und Konfigurationsstandards zu definieren. Nach Abschluss der Testphase ist es an der Zeit, die Einführung voranzutreiben, Ziele für die tägliche Nutzung festzulegen und die Ergebnisse zu bewerten.

Definieren Sie messbare Ergebnisse und fördern Sie die Akzeptanz

Da die UC-Bereitstellung eine strategische Notwendigkeit ist, wird der Erfolg nicht durch die Bereitstellung selbst, sondern durch die Akzeptanz und Nutzung definiert. Bewerten Sie den Erfolg Ihrer Bereitstellung anhand messbarer Ergebnisse wie Produktivitätssteigerungen, reduzierten Reibungsverlusten und Ausfallzeiten, verbesserter Mitarbeiterzufriedenheit sowie besserer Kennzahlen zur Zusammenarbeit.

Erstellen Sie einen fortlaufenden Aktionsplan zur Überwachung der UC, der Folgendes umfasst:

• Bewerten Sie regelmäßig die Bedürfnisse der Benutzer.
• Verfolgen Sie einen Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung.
• Sorgen Sie für realistische Tests während der Pilot- und Upgrade-Phasen.
• Testen Sie sorgfältig für hybride, mobile und geografisch verstreute Benutzer.
• Richten Sie ein kompetentes Support-Team für UC-Fragen und -Herausforderungen ein.
• Bieten Sie umfassende Schulungsprogramme an, um die Akzeptanz, Benutzerfreundlichkeit und Zufriedenheit der Benutzer zu fördern.
• Koppeln Sie Akzeptanzkennzahlen an langfristige strategische Werte und ROI-Messgrößen.

Moderne UC-Implementierungen fördern die Produktivität der Mitarbeitenden, erleichtern die nahtlose Zusammenarbeit in verteilten Umgebungen und unterstützen flexible Arbeitsmodelle. Betrachten Sie UC-Plattformen nicht als reine Collaboration-Tools, sondern definieren Sie sie als strategische Plattformen neu, die die Fähigkeiten und den Erfolg des Unternehmens verbessern. Eine sorgfältige und durchdachte Implementierung sorgt für eine bessere Abstimmung zwischen UC-Investitionen und Unternehmenszielen. Außerdem verbessert sie die Fähigkeit des Unternehmens, Talente zu gewinnen und zu halten.

Definieren Sie Ihre UC-Plattform als Grundlage für zukünftigen Erfolg und Wachstum und befähigen Sie Ihre Mitarbeiter zur Zusammenarbeit und Innovation.