Generative KI in Unified Communications effektiv nutzen
Mit generativer KI können Unternehmen den Wert ihrer UC-Plattformen deutlich steigern. Zu den Ergebnissen gehört unter anderem eine schnellere und effektivere Entscheidungsfindung.
Derzeit erleben Unified-Communications-Teams zwei bedeutende Entwicklungen: eine stärkere Fokussierung auf effektive UC sowie die praktische Anwendung von generativer KI (GenKI). In Kombination bieten diese Technologien Unternehmen, die sie effektiv einsetzen, einen erheblichen strategischen Vorteil.
Erstens ist es unerlässlich, GenKI in Verbindung mit Unified Communications (UC) als strategischen Vorteil zu betrachten, der echte Mehrwerte bietet. Zweitens sollten die Auswirkungen einer Verlagerung von Unified Communications von einer Kostenstelle zu einer wertschöpfenden Plattform berücksichtigt werden.
Lassen Sie uns darüber diskutieren, wie GenKI in Unified Communications integriert werden kann. Wir werden auch KPI- und ROI-Kennzahlen untersuchen. Diese ermöglichen es Ihnen, Ziele festzulegen und zu messen, zum Beispiel eine Steigerung des Kommunikationsvolumens im Unternehmen, eine Verringerung der Zeit, die Mitarbeiter in Besprechungen oder ineffizienten Kollaborationsumgebungen verbringen, und eine Senkung der Basisproduktivitätskosten pro Mitarbeiter.
Das Geschäftsszenario für die Integration von GenKI und UC
Ältere UC-Plattformen zeigen ihre Altersschwäche. Sie wurden in erster Linie dafür entwickelt, Menschen miteinander zu verbinden, nicht jedoch, um die Erledigung von Aufgaben zu erleichtern. Da Unternehmen jedoch zunehmend auf hybride Belegschaften setzen, globale Aktivitäten aufbauen und disruptive Technologien wie KI integrieren, kann UC mit den neuen Anforderungen nicht Schritt halten. Das Ergebnis ist eine riesige Menge unstrukturierter, unkontrollierter und ungenutzter Daten, darunter Besprechungen, Chats, Sprachinteraktionen, gemeinsam genutzte Inhalte, Aufzeichnungen und andere Medien. Diese Goldmine potenziell gewinnbringender Informationen ist jedoch schwer zu erschließen.
Mit GenKI wird UC zu mehr als nur einem Kommunikationskanal: Es übernimmt eine aktive Rolle bei der Erreichung der strategischen Unternehmensziele.
GenKI verändert die Spielregeln, indem es Kommunikationskanäle überspannt. Es generiert nutzbare Informationen, indem es Muster identifiziert, Absichten zusammenfasst, institutionelles Wissen erfasst und umsetzbare Erkenntnisse aufzeigt. Die Gewinnung dieser Informationen ermöglicht eine genaue, datengestützte Entscheidungsfindung, beschleunigt die Markteinführung, rationalisiert die Abläufe und steigert die Produktivität der Mitarbeitenden. Mit GenKI wird UC zu mehr als nur einem Kommunikationskanal: Es übernimmt eine aktive Rolle bei der Erreichung der strategischen Unternehmensziele.
Zu den KPI- und ROI-Kennzahlen gehören derzeit folgende:
Verbesserte Effizienz von Besprechungen, wodurch sich die Zeit reduziert, die Mitarbeiter in Besprechungen verbringen.
Schnellere Entscheidungsfindung, insbesondere bei funktionsübergreifenden Projekten.
Verbesserte Produktivität pro Mitarbeiter durch schnellere Kommunikation und besseren Zugang zu Informationen.
Die Reduzierung externer Dienstleistungen, zum Beispiel Übersetzungen, Transkriptionen oder Bearbeitungen, führt zu Kosteneinsparungen.
Wichtige GenKI-gestützte UC-Funktionen
GenKI-optimierte UC-Plattformen bieten neue Funktionen, die direkt auf Herausforderungen in Bezug auf Produktivität und Zusammenarbeit eingehen. Die genauen Funktionen hängen vom ausgewählten Anbieter ab, viele Grundfunktionen sind jedoch Standard.
Betrachten wir diese strategischen Anwendungsfälle von KI-gestützten UC-Plattformen:
Virtuelle Assistenten: Sie stellen die Kommunikation her, indem sie Termine planen, Besprechungsergebnisse und Aktionspunkte erfassen und Folgeaktionen automatisieren.
Echtzeit-Transkription und -Übersetzung: Unterstützt Mitarbeiter, indem sprachliche und geografische Barrieren für eine bessere globale Zusammenarbeit abgebaut werden.
Automatisierte Erstellung von Inhalten: Sie hilft Teams dabei, Zusammenfassungen, Berichte und Dokumentationen aus Live-Gesprächen, Chats, Webinaren und anderen Kollaborationsumgebungen zu erstellen.
Der Wert dieser Funktionen hängt strategisch gesehen davon ab, wie gut sie sich in das übrige Technologie-Ökosystem des Unternehmens integrieren lassen. Zu diesen Technologien können CRM- und ERP-Systeme, Wissensdatenbanken, Produktivitätssoftware und spezialisierte Anwendungen gehören. Die effektive Integration dieser Ressourcen trägt dazu bei, bestehende Silos aufzubrechen, die Geschäftsprozesse behindern.
Integrierte GenKI-UC-Plattformen sollten die Vielfalt der Tools reduzieren, die Datenkonsistenz verbessern und die Akzeptanz bei den Benutzern erhöhen (insbesondere bei entsprechender Schulung).
Wie können Sie Ihren Erfolg messen? Legen Sie die folgenden KPIs fest:
Reduzierung manueller Planungs-, Notiz- und Nachverfolgungsaufgaben,
Verkürzung der Zeit bis zur Fertigstellung von Projekten mit GenKI plus UC.
Verringerung der Anzahl eigenständiger Kommunikations-Tools für Zusammenarbeit, Produktivität und Kommunikation mit entsprechenden Einsparungen bei Lizenz- und Supportkosten.
Erhöhte Akzeptanz der GenKI-Funktionen durch die Benutzer.
Steuerung von KI und Risikomanagement
Wie bei allen KI-gestützten Tools bringt auch die Integration von UC mit KI neue Anforderungen an die Kontrolle und das Risikomanagement mit sich. Über UC-Kanäle werden häufig sensible Informationen wie Kundendaten, strategische Diskussionen, Produktinformationen und geistiges Eigentum übertragen. Diese Übertragungen finden vor dem Hintergrund weltweit wachsender Compliance-Anforderungen statt, zu denen unter anderem die Datenhoheit, die Lokalisierung und die Datenschutzgesetze gehören. Daher sind Datenkontrolle, Transparenz und Rechenschaftspflicht von entscheidender Bedeutung.
Um das Vertrauen von Mitarbeitern und Verbrauchern zu gewinnen, müssen Unternehmen verstehen, wie sie ihre Daten über Regionen hinweg schützen, verarbeiten, speichern und nutzen können. IT-Führungskräfte müssen sorgfältig Richtlinien für den akzeptablen Gebrauch (Acceptable Use Policies), Standards für den Umgang mit Daten sowie Überwachungsmechanismen definieren und durchsetzen.
Legen Sie klare Leitplanken und Richtlinien für den verantwortungsvollen Einsatz von GenKI fest und beziehen Sie menschliche Überwachung und Überprüfung mit ein. Orientieren Sie sich an den folgenden KPIs:
Der Prozentsatz der GenKI-Interaktionen, die erfolgreich durch bestehende Richtlinien geregelt werden.
Die Anzahl der Verstöße gegen KI-bezogene Richtlinien oder Vorschriften.
Reduzierte kommunikationsbezogene Sicherheitsvorfälle und Datenoffenlegungsereignisse.
Kosteneinsparung durch Vermeidung regulatorischer Bußgelder, Sicherheitsverletzungen oder Reputationsschäden..
Strategische Empfehlungen für IT-Führungskräfte
Um die Wirkung im gesamten Unternehmen zu maximieren, sollten IT-Führungskräfte GenKI und Unified Communications als strategische Transformation betrachten, die messbare Vorteile bringt. Es handelt sich dabei nicht um ein Feature-Upgrade, sondern um eine sich ständig weiterentwickelnde Plattform, die einen Wettbewerbsvorteil bietet.
Verwenden Sie einen schrittweisen Ansatz, um GenKI-optimierte UC zu integrieren. Beginnen Sie mit klar definierten Geschäftsproblemen, die Sie mit GenKI und UC gemeinsam lösen möchten, anstatt mit abstrakten Innovationen oder allgemeinen Funktionen ohne konkrete Anwendung zu starten. Stellen Sie außerdem sicher, dass geeignete Messinstrumente vorhanden sind, um Erwartungen zu steuern und den Wert der Migration zu veranschaulichen. Hochwertige Anwendungsfälle sind ein guter Ausgangspunkt.
Vergessen Sie nicht, die Benutzer zu schulen und den Nutzen von GenKI für die Arbeitsunterstützung hervorzuheben. Viele werden KI als Taktik zum Ersetzen von Mitarbeitern fürchten. Demonstrieren Sie daher unbedingt ihre Rolle als Werkzeug, das den Benutzern zugutekommt.
Umfassende ROI-Kennzahlen, die für KI-Verbesserungen gelten, umfassen:
Zeit bis zur Wertschöpfung: Zeitraum vom Start des Pilotprojekts bis zu messbaren geschäftlichen Auswirkungen, die auf der Grundlage der oben definierten KPI-Kennzahlen ermittelt werden.
ROI-Realisierungsrate: Prozentsatz der innerhalb festgelegter Zeiträume, zum Beispiel vierteljährlich oder halbjährlich, erzielten Vorteile.
Mitarbeiterzufriedenheit: Hierbei handelt es sich um bewertete Umfragen, die die Erfahrungen der Mitarbeiter mit Tools und Möglichkeiten zur Zusammenarbeit messen.
Akzeptanz durch Führungskräfte: Nutzungsraten unter den Führungsteams. Erwägen Sie, auch dieser Gruppe bewertete Umfragen vorzulegen.
Eine Kombination aus GenKI und einer Unified-Communications-Plattform bietet Unternehmen strategische Vorteile, darunter eine beschleunigte Ausführung, verbesserte Kommunikation und eine bessere Informationsintegration. Diese Funktionen sorgen für einen messbaren ROI. Beginnen Sie mit der Erkundung von GenKI und Unified Communications, um den Wettbewerbsvorteil und die strategischen Vorteile zu erzielen, die Ihr Unternehmen benötigt.
