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6 Vorteile von Unified Communications für mehr Produktivität

Die Implementierung von Unified Communications Tools variiert je nach Umgebung. Erfahren Sie mehr über die Vorteile von UC, um die für Sie passende Plattform auszuwählen.

Es gibt eine Reihe von Kommunikationsservices, die unter den Oberbegriff Unified Communications (UC) fallen. Doch die Implementierungen von UC-Tools können je nach Organisation beträchtlich voneinander abweichen. Deshalb kann die Wahl der richtigen UC-Plattform für Ihre Anforderungen zu einer Herausforderung werden.

Bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden, muss die Notwendigkeit zur Einführung von UC klar erkennbar sein. Die meisten Unternehmen betrachten traditionell das Telefon als wichtigstes Kommunikations-Tool, das sie zur Verfügung stellen können.

Allerdings nimmt die Zahl der Situationen zu, in denen andere Formen der Kommunikation effizienter wären, sich einfacher verwalten lassen oder allgemein eine bessere Benutzererfahrung bieten würden.

Das gilt insbesondere, wenn man den durch das Coronavirus bedingten Trend zur Arbeit im Home-Office berücksichtigt. Aber auch unabhängig davon steigt die Zahl der mobilen und Remote-Mitarbeiter kontinuierlich. In vielen Situationen sind Telefonate nicht mehr die beste Option. Was die Nutzerproduktivität betrifft, so kommen an dieser Stelle moderne UC-Tools wie Video Conferencing, Team-Chat, Filesharing und Web Conferencing ins Spiel.

Vorteil 1: Verbesserung bestehender Prozesse

Um richtig zu verstehen, wie UC für eine Organisation hilfreich sein kann, müssen Sie Ihren Denkansatz über traditionelle Telefonanrufe hinaus erweitern und das breitere Spektrum der Geschäftskommunikation einbeziehen. Die Vorteile, aber auch Irrtümer, durch die Implementierung von Unified Communications werden klar, wenn man sich ansieht, wie gut Mitarbeiter diese Kommunikationsanwendungen nutzen. Daher sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Angestellten über die passenden UC-Tools verfügen.

UC wird zu einer strategischen Entscheidung, weil sich damit Kommunikationsprobleme auf neue Arten bewältigen lassen. Dazu dient eine integrierte Plattform, auf der alle diese Anwendungen in einer gemeinsamen – oder einheitlichen – Umgebung genutzt werden.

UC erlaubt es Unternehmen, Kommunikations-Tools gleichzeitig und austauschbar zu verwenden, was Multichannel Sessions ermöglicht. Dadurch sind die Mitarbeiter in der Lage, effizienter zusammenzuarbeiten. Darüber hinaus liefert UC eine konsistente Benutzererfahrung.

Das bedeutet, die Anwender können immer auf die gleiche Weise arbeiten, unabhängig von welchem Endpunkt, Betriebssystem, Standort oder Netzwerk aus sie auf die Plattform zugreifen. Wenn die Unternehmensleitung glaubt, dass der aktuelle Ansatz für das Kommunikationsmanagement die individuelle und operative Performance ausbremst, ist es Zeit für UC. Moderne UC-Tools bieten eine umfassendere Kommunikationserfahrung.

Da es sich bei UC um ein serverzentriertes Tool handelt, sind konventionelle ROI-Metriken sowie Capex und Opex nicht geeignet, um eine Kaufentscheidung zu unterstützen. Das gilt in besonderem Maße für Unified Communications as a Service (UCaaS).

Zwar gibt es Metriken, um die Produktivität zu überwachen – das ist Standard für Contact Center. Aber sie werden am Arbeitsplatz nicht auf breiter Basis eingesetzt, was für UC schon immer eine große Herausforderung gewesen ist. Anbieter offerieren durchaus Versionen dieser Metriken, doch sie lassen sich oft nur schwer vergleichen.

Somit müssen Unternehmen bei der Entscheidungsfindung Kriterien jenseits der reinen Zahlen berücksichtigen. Um diese Strategie zu unterstützen, finden Sie im Folgenden vier Anwendungsfälle, bei denen UC gegenüber aktuellen Praktiken klare Vorteile und Verbesserungen bietet.

Vorteil 2: Mitarbeiterproduktivität

Hier wirkt sich UC am stärksten aus, weil alle Mitarbeiter Kommunikationsanwendungen nutzen. Für die interne Kommunikation ist Anwesenheit der wichtigste Katalysator, denn dadurch können Mitarbeiter den Status von Kollegen in Echtzeit sehen.

Der Status kann Informationen umfassen wie den Standort, ob sie gerade telefonieren oder ob sie zu einem bestimmten Zeitpunkt kommunikationsbereit sind. Diese Technologie sorgt nicht nur für Zeitersparnis. Indem die Mitarbeiter wissen, welche Modi und Teammitglieder verfügbar sind, können sie auch die optimale Kommunikationsform für die jeweilige Aufgabe auswählen.

Mitarbeiter profitieren von Unified Communications, indem sie sowohl vom Firmenbüro als auch von einem Remote-Standort aus effektiv arbeiten können. Das ist ein Haupttreiber für die persönliche Produktivität im mobilen Zeitalter. Für die meisten Beschäftigten ist der Schreibtisch nur einer von vielen Arbeitsorten, und UC konzentriert sich auf den Standort des Endnutzers, nicht darauf, wo das traditionelle Tischtelefon steht.

Abbildung 1: Unternehmen können sechs Vorteile von Unified Communications nutzen.
Abbildung 1: Unternehmen können sechs Vorteile von Unified Communications nutzen.

Vorteil 3: Teambasierte Produktivität

Die Beschäftigten arbeiten nicht nur alleine, sondern auch in Teams. In diesen Umgebungen ist die Notwendigkeit einer effizienten Kommunikation sogar noch wichtiger. Angesichts der heutzutage geografisch verteilten Arbeitskräfte und des dezentralisierten Betriebs treffen sich Teams kaum noch alle gleichzeitig und persönlich.

Ein weiterer Vorteil von Unified Communications ist die konsistente, plattformübergreifende Benutzererfahrung. Jeder nutzt dabei die gleichen Anwendungen auf Desktops, Laptops und mobilen Geräten, so dass die Nutzer unabhängig von ihrem Standort problemlos in Echtzeit zusammenarbeiten können. Zudem können Unternehmen bei Bedarf einfach weitere Anwender zu Gesprächen hinzufügen. Höherwertige UC-Services verfügen über eine leistungsstarke Videokomponente – einschließlich Video Conferencing in HD. Dies kann viele Geschäftsreisen überflüssig machen.

Ein anderer großer Vorteil ist die Persistenz von UC – es steht immer zur Verfügung, so dass Ad-hoc-Meetings nie ein Problem darstellen. Herkömmliche Konferenzsysteme müssen vorab reserviert werden. Außerdem sind sie für die informelle Zusammenarbeit, die viele Mitarbeiter angesichts ihrer vollen Terminkalender bevorzugen, nicht immer ideal oder verfügbar.

Vorteil 4: Organisatorische Agilität

Wenn sowohl die einzelnen Mitarbeiter als auch Teams produktiver sind, gilt das ebenfalls für die gesamte Organisation. Die organisatorische Agilität spiegelt den strategischen Wert von UC wider, da die Ergebnisse zusätzliche Auswirkungen auf das Unternehmen als Ganzes haben.

Um zu verstehen, wie Unified Communications betriebliche Belange unterstützt, muss die Organisation allerdings UC nicht nur aus Sicht der IT-Mitarbeiter, sondern auch des Managements betrachten. Für das Management mag Kommunikation lediglich einen utalitaristischen Nutzen besitzen. Doch wenn man den UC-Mehrwert in Form von Produktivitätssteigerung, Prozessoptimierung und besseren Geschäftsergebnissen veranschaulicht, wird die Unternehmensführung davor kaum die Augen verschließen können.

Unternehmen benötigen Agilität in allen Bereichen, um wettbewerbsfähig zu sein. Und das Management wird Initiativen unterstützen, die diese Strategie umsetzen. Dazu gehört die Fähigkeit, flexibel zu kommunizieren. Obwohl dieser Anwendungsfall überzeugend ist, gibt es eigentlich keine Metriken für eine zahlengetriebene Entscheidung. Deshalb muss die Begründung auf dem Versprechen aufbauen, dass UC wie beworben funktioniert.

Vorteil 5: IT Operations

Die Verantwortung für die Bereitstellung und die effiziente Verwaltung einer UC-Plattform im Unternehmen obliegt der IT. Allerdings bringt Unified Communications auch Vorteile für die IT-Mitarbeiter, da Anwendungen in einer bekannten Umgebung bereitgestellt werden. IT-Teams realisieren das Deployment entweder durch On-Premises Appliances, virtuelle Maschinen oder Managed Services innerhalb einer Public Cloud.

UC wird zu einer strategischen Entscheidung, weil sich damit Kommunikations-Probleme auf neue Arten bewältigen lassen. Dazu dient eine integrierte Plattform, auf der alle diese Anwendungen in einer gemeinsamen – oder einheitlichen – Umgebung genutzt werden.

Die Möglichkeit, eine Vielzahl von Kommunikationsanwendungen ordnungsgemäß zu verwalten, ist ideal. Das gilt insbesondere, wenn dadurch Mitarbeiter keine Kommunikations-Tools suchen müssen, die sich der Kontrolle durch die IT entziehen.

Beispielsweise stellen BYOD-Richtlinien und Schatten-IT permanente Herausforderungen für die IT dar, weil die Kontrolle über Netzwerkressourcen immer wieder in die Hände von Endnutzern gerät. Die IT würde alles begrüßen, was diese Ungleichheit beseitigt. Und mit dem Netzwerkkommunikations-Management ist UC eine Verbesserung gegenüber der Praxis, dass jeder willkürlich Kommunikations-Tools auswählt, die das gesamte Unternehmen potenziell Bedrohungen durch Malware und Datenverluste aussetzen.

6. Kostensenkung

Der ROI kann zwar ein wichtiger Faktor bei der Bewertung anderer geschäftlicher Technologievorteile sein, aber er ist keine gute Messung für UC, da er schwieriger zu quantifizieren sein kann. Es gibt jedoch Kosteneinsparungen, die mit dem Einsatz einer UC-Plattform einhergehen, die den Unternehmen messbare Vorteile bieten kann.

Ein Vorteil ist die Konsolidierung sich überschneidender Kommunikationsdienste. Unternehmen geben viel Geld für verschiedene Konferenzdienste aus, und der ROI ist aufgrund der hohen Kosten und der schlechten Benutzerfreundlichkeit oft enttäuschend. Durch den Einsatz einer einzigen Kommunikationsplattform können Unternehmen mehrere Dienste konsolidieren, die von der IT-Abteilung – oder den Endbenutzern selbst – bereitgestellt wurden, wodurch die laufenden Abonnementgebühren gesenkt werden können.

Wie erwähnt, gehören zu den höherwertigen Plattformen HD-Videokonferenzen, die es Unternehmen ermöglichen, persönliche Meetings durch virtuelle zu ersetzen. Dies wirkt sich zwar nicht direkt auf die IT-Budgets aus, reduziert jedoch die Reisekosten und die damit verbundenen Ausgaben für Unternehmen.

Die Wahl eines UC-Providers ist eine wichtige strategische Entscheidung für die gesamte Organisation. Aber es liegt auf der Hand, dass sich eine Plattform nicht alleine auf Zahlen rechtfertigen lässt. Der Mehrwert von UC sollte in Form von besserer Mitarbeiter-Performance und Effizienzsteigerungen zum Ausdruck kommen. Für Unternehmen, die einen direkten Zusammenhang zwischen Kommunikation und Workflow-Ergebnissen sehen, bieten diese Anwendungsfälle eine solide Basis, um eine Entscheidung zu treffen, die den Belangen von Management und IT gleichermaßen gerecht wird.

Dieser Beitrag ist unter Mitwirkung von Andrew Froehlich entstanden.

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