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UCaaS: Die Vor- und Nachteile für hybrides Arbeiten
Da Unternehmen hybride Belegschaften unterstützen müssen, rückt Unified Communications as a Service (UCaaS) in den Fokus. IT-Verantwortliche sollten diese Aspekte berücksichtigen.
Hybrides Arbeiten ist keine Übergangsphase mehr. Für die meisten Unternehmen ist es schlichtweg die Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird. Dieser Wandel hat die Aufmerksamkeit erneut auf Unified Communications (UC) und insbesondere auf UC as a Service (UCaaS) gelenkt, da Unternehmen nach konsistenteren Lösungen suchen, um verteilte Teams zu unterstützen.
Vor der COVID-19-Pandemie arbeiteten die Mitarbeiter in erster Linie im Büro und wurden von UC-Plattformen in den Geschäftsräumen unterstützt. Heute wird erwartet, dass man überall und jederzeit arbeiten kann. Die Kommunikation muss den Nutzern daher über Standorte, Geräte und Arbeitsmodi hinweg folgen. Für viele Unternehmen beschleunigt diese Entwicklung den UCaaS als Teil umfassenderer Bemühungen zur Cloud-Modernisierung.
UCaaS ist häufig Teil einer umfassenderen Migration in die Cloud und zu SaaS, bringt jedoch auch betriebliche und Governance-bezogene Überlegungen mit sich, die über die reine Infrastruktur hinausgehen. IT-Verantwortliche müssen sich daher nicht nur darüber im Klaren sein, wie sie Unified Communications einführen, sondern auch, warum sie es tun.
Die Einführung neuer Technologien ist jedoch stets mit Unsicherheiten verbunden. Um diese Bedenken auszuräumen, wollen wir die Vor- und Nachteile von UC untersuchen.
Vorteile von UCaaS
Der Einsatz von UCaaS kommt sowohl den Endnutzern als auch den IT-Abteilungen zugute. Die wichtigsten Vorteile von UCaaS vereinfachen das IT-Management und die Benutzerfreundlichkeit für die Mitarbeiter.
1. Ein Anbieter, eine Plattform
Dies ist wahrscheinlich der stärkste Werttreiber jeder UCaaS-Bereitstellung. Anstatt Kommunikationsanwendungen einzeln zu nutzen, die oft von verschiedenen Anbietern unterstützt werden, bietet UCaaS alle diese Dienste an einem Ort. Darüber hinaus sind alle Anwendungen, einschließlich VoIP, Videokonferenzen, Messaging und E-Mail, integriert. Die Mitarbeiter verwalten ihre gesamte Kommunikation und ihre Arbeitsabläufe über eine einzige Plattform. Dies ist wesentlich effizienter als das Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Programmen und macht UCaaS zu einem neuen Produktivitätsfaktor. Auch die IT-Abteilung wird entlastet, da ein Anbieter die gesamte Bereitstellung überwacht.
2. Konsistente UX für alle
Dies ist möglicherweise der größte Vorteil von UCaaS, insbesondere bei der Unterstützung einer hybriden Belegschaft. Die Mitarbeiter sind wahrscheinlich in verschiedenen Umgebungen tätig und verwenden eine Vielzahl von Endpunkten oder Geräten. Die Bereitstellung einer konsistenten UX (User Experience) für all diese Szenarien ist ein wesentlicher Grundsatz von UC. Der Anstieg der hybriden Arbeit hat die Aufgabe der Bereitstellung einer Standard-UX komplexer gemacht, aber die UCaaS-Anbieter haben Schritt gehalten.
Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter von heute im Laufe ihres Tages und auch während einer bestimmten Sitzung routinemäßig den Modus wechseln. Sie gehen vielleicht vom PC oder Tischtelefon zum Smartphone, von Instant Messaging zu VoIP oder von Einzel-E-Mail zu Videokonferenzen für ein Team-Meeting. Unabhängig von der Situation muss die Benutzeroberfläche konsistent sein, damit die Mitarbeiter produktiv arbeiten können. Dies ist eine wichtige Fähigkeit, die bei der Bewertung von Anbietern geprüft werden muss.
3. SaaS-Modell
UCaaS bietet viele Vorteile bei einer Cloud-Migration, insbesondere für IT-Abteilungen. Erstens ist UCaaS abonnementbasiert, was die Wirtschaftlichkeit von Capex auf Opex verlagert. Das ist ein besser zu handhabender Ansatz, wenn die finanziellen Ressourcen begrenzt sind. Da Sie nur für das bezahlen, was Sie verbrauchen, ist dies eine gute Möglichkeit, die Ausgaben unter Kontrolle zu halten.
Zweitens ermöglicht das Cloud-Modell den Unternehmen, mit den sich ständig weiterentwickelnden Technologien Schritt zu halten. Drittens werden UC-Upgrades automatisch durchgeführt und allen Abonnenten zur Verfügung gestellt, unabhängig von ihrem Standort.
Nachteile von UCaaS
Trotz aller Vorteile hat UCaaS auch Nachteile, die sich auf die Benutzerakzeptanz und den IT-Support auswirken können. Berücksichtigen Sie diese Herausforderungen bei der Planung einer UCaaS-Bereitstellung.
1. Schwer zu messender Wert
Obwohl Unternehmen großen Wert auf Effizienz legen und jeder produktiver sein möchte, gibt es keine etablierten Messgrößen. Zwar gibt es viele Möglichkeiten, bestimmte Elemente zu messen, die zur Produktivität beitragen, doch eine Gesamtkennzahl wie beispielsweise der Kundenzufriedenheitsindex für Contact Center wurde noch nicht entwickelt. Da es sich bei UCaaS um Software handelt, können außerdem herkömmliche Kennzahlen wie ROI oder Gesamtbetriebskosten nicht wie bei Hardware, beispielsweise einer PBX- oder VoIP-Telefonanlage, angewendet werden.
Infolgedessen stützt sich die Wirtschaftlichkeitsrechnung bei Kaufentscheidungen häufig eher auf subjektive Bewertungen und nutzerbasierten Benchmarks als auf harte ROI-Kennzahlen, wie sie Unternehmen gewöhnt sind.
2. Voraussetzung für die Akzeptanz durch die Endbenutzer
Bei der Bewertung der Vor- und Nachteile von Unified Communications sollten Sie Folgendes bedenken: UC ist anders als frühere Kommunikationstechnologien. Das kann zu mehr Arbeit für die IT-Abteilung führen. Bei der Bereitstellung eines Telefonsystems – entweder PBX oder VoIP-Telefone – war die Aufgabe der IT-Abteilung erledigt, sobald die Einrichtung abgeschlossen war. Jeder benutzte Tischtelefone, wusste, wie sie zu bedienen waren, und es war keine Schulung erforderlich. UC ist keine Anwendung, mit der jeder umzugehen weiß. Es handelt sich um eine Plattform mit vielen beweglichen Teilen, und die Mitarbeiter müssen lernen, wie alles zusammen funktioniert.
Endbenutzer denken nicht über Unified Communications nach – sie erledigen einfach ihre Arbeit. Daher muss die IT-Abteilung die Akzeptanz fördern und den Benutzern zeigen, was neu ist und wie UCaaS eine bessere Arbeitsweise ermöglicht. Dieser zusätzliche Aufwand muss in Ihren UC-Einführungsplänen berücksichtigt werden und ist ein weiterer Bereich, in dem Anbieter einen Mehrwert schaffen können, indem sie den Benutzern helfen, sich mit ihren neuen Tools vertraut zu machen.
3. Interoperabilität
Bei UC geht es naturgemäß um die Integration einer breiten Palette von Anwendungen auf einer gemeinsamen, einzigartigen Plattform. Dadurch entsteht ein leistungsfähiger Werkzeugsatz, der jedoch nur so effektiv ist, wie der Anbieter in der Lage ist, ein nahtloses Zusammenspiel zwischen den Elementen zu gewährleisten. Einige Anbieter verfügen von Haus aus über die meisten dieser Elemente, während andere eher auf Drittanbieter angewiesen sind, die bereits integriert sind, um diese nahtlose Erfahrung zu ermöglichen. Doch kein einziger Anbieter verfügt über alle Elemente.
Da regelmäßig neue Anwendungen auf den Markt kommen, wird die Interoperabilität zu einer ständigen Herausforderung. Es gibt eine Vielzahl von UC-Anbietern. Sie sind sehr wettbewerbsfähig, müssen aber zunehmend zusammenarbeiten, um die Anforderungen ihrer Kunden zu erfüllen. Nicht alle Formen der Interoperabilität sind gleich. Achten Sie bei der Bewertung von Anbietern darauf, dass sie nahtlos mit Ihrer bestehenden Netzwerkumgebung zusammenarbeiten können.
4. Plattformabhängigkeit und Entscheidungsbindung
Da die Kommunikation auf einer einzigen UCaaS-Plattform zentralisiert wird, nehmen die nachgelagerten Abhängigkeiten zu. Die Integration mit Kontaktzentren, CRM-Systemen, Identitätsplattformen und Produktivitätswerkzeugen kann einen Anbieterwechsel erschweren, sobald die Plattform flächendeckend eingeführt wurde.
Für IT-Verantwortliche wird es daher immer wichtiger, bereits früh im Kaufprozess nicht nur die Funktionsgleichheit zum Zeitpunkt der Markteinführung, sondern auch die langfristige Ausrichtung der Roadmap, die Datenportabilität und die Integrationsintensität zu bewerten.
Dieser Artikel wurde im Februar 2026 aktualisiert und ergänzt.
