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Business Continuity – Wann Change Management hilfreich ist
Das Change Management unterstützt durch Planung und Analyse Veränderungen an der Applikationsumgebungen, ist jedoch nur selten in die Business-Continuity-Strategie integriert.
Das Change Management (Änderungsmanagement) stellt sicher, dass ein Unternehmen die Umsetzung von geplanten Änderungen vorab sorgfältig plant und analysiert. Change Management ist daher in vielen Unternehmen etabliert. Allerdings sind die Konzepte für die Business Continuity – eine möglichst störungsfreie IT und durchgängiger Geschäftsbetrieb – und das Change Management nicht immer miteinander verknüpft. Die Einbeziehung des Change Managements in eine Business-Continuity-Strategie stellt sicher, dass wichtige Pläne und Prozesse immer auf dem neuesten Stand und im Katastrophenfall einsatzbereit sind.
Das Change Management ist ein strukturierter Prozess, der Änderungen an einem Produkt, Prozess oder System verwaltet. Änderungen werden kontrolliert und koordiniert umgesetzt. Das verringert die Gefahr, dass ein Unternehmen unnötige Änderungen vornimmt oder dass eine Änderung ein System oder einen Prozess unterbricht.
Bei der Business Continuity geht es ebenfalls um die Vermeidung von Unterbrechungen. Unternehmen müssen ihre Business-Continuity-Pläne regelmäßig überprüfen und testen, um etwaige Fehler oder Schwachstellen zu beseitigen. Änderungen an einer Business-Continuity-Strategie müssen jedoch mit Bedacht vorgenommen werden. Business-Continuity-Pläne leiten ein Unternehmen durch Ausfallzeiten, damit der Betrieb so schnell wie möglich wieder normal läuft.
Das Change Management soll dabei sicherstellen, dass alle Änderungen, die das Unternehmen am Business-Continuity-Plan vornimmt – und die damit verbundenen Aktivitäten beeinflusst – sorgfältig überprüft werden.
In diesem Artikel wird erläutert, welchen Nutzen das Change Management für die Business Continuity hat, wie der Change-Management-Prozess aussieht und wie das Change Management und die Business Continuity zu einer Strategie integriert werden können.
Welchen Nutzen hat das Change Management für die Business Continuity?
Das Änderungsmanagement ist aus mehreren Gründen ein wichtiger Prozess für Business-Continuity-Programme. Es kann durch die Verbesserung von Business-Continuity-Plänen und die Aktualisierung wichtiger Informationen Vorteile bringen. Außerdem hilft es, potenzielle Probleme zu vermeiden, zum Beispiel wenn auf einen Vorfall nicht angemessen reagiert werden kann, weil der Plan nicht auf dem neuesten Stand war.
Die Aufrechterhaltung von Betriebskontinuitätsplänen als Teil eines bestehenden Change-Managementprogramms des Unternehmens kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die Pläne die Aufmerksamkeit erhalten, die sie verdienen. Zu den weiteren Vorteilen des Change Managements gehören folgende:
Risikominimierung
Regelmäßige Aktualisierungen von Risikobewertungen können dazu beitragen, potenzielle Bedrohungen und Schwachstellen zu erkennen, die möglicherweise noch nicht erkannt wurden, als die Bewertung zum ersten Mal durchgeführt worden ist. Dies hilft den BC/DR-Teams (Business Continuity and Disaster Recovery), besser auf veränderte Risiken zu reagieren.
Wissen bewahren/Dokumentation
Business-Continuity-Aktivitäten sind fortlaufend und sollten den aktuellen Stand der Organisation widerspiegeln. Das Change Management stellt sicher, dass der Plan und die zugehörige Dokumentation auf dem neuesten Stand sind.
Eignung für Wiederherstellung
Wenn BC/DR-Pläne und -Teams mit den neuesten Informationen arbeiten und regelmäßig Tests durchgeführt werden, wird sich die Bereitschaft der Organisation wahrscheinlich verbessern.
Wie Change Management funktioniert
Der Prozess des Change Managements besteht aus sechs Hauptschritten:
- Identifizierung potenzieller Änderungen.
- Analyse der Änderungswünsche.
- Bewertung der beantragten Änderung(en).
- Erstellung eines Plans für die Einführung der Änderung.
- Implementierung der Änderung(en).
- Dokumentieren, Testen, Überprüfen und Abschließen des Änderungsprozesses.
Wenn eine Person oder eine Gruppe ein Anliegen zum Business-Continuity-Plan oder den damit verbundenen Aktivitäten hat, kann sie eine Änderung beantragen. Derjenige, der eine Änderung des Plans beantragt, muss einen Änderungsantrag erstellen und verteilen. Dieser Antrag wird in der Regel an einen Projektleiter weitergeleitet, der ihn auf seine technische Machbarkeit, die Kosten, den Nutzen und den Zeitrahmen für die vorgeschlagene Änderung hin überprüft.
Der für die Umsetzung der Änderungen zuständige Projektleiter oder Ausschuss muss auch die Auswirkungen der vorgeschlagenen Änderung auf die Organisation bestimmen. Gründlichkeit im Change-Management-Prozess ist von entscheidender Bedeutung. Sie sorgt dafür, dass die vorgeschlagenen Änderungen angemessen sind und unter allen Gesichtspunkten geprüft wurden. Ausführliche Testläufe und Audits sollen dabei sicherstellen, dass die Änderungen wie geplant funktionieren. In den Tests können etwaige Probleme aufgedeckt und beseitigt werden, bevor die Änderung im gesamten Unternehmen eingeführt wird.
Sobald die Tests ordnungsgemäß durchgeführt sind und die Änderung genehmigt wurde, sind die Dokumentation, zum Beispiel die BC/DR-Pläne, durch die verantwortlichen Mitarbeiter zu aktualisieren. Abschließend werden die Details zu den Änderungen an alle Mitarbeiter und alle relevanten Parteien, beispielsweise Kunden und Zulieferer, weitergegeben.
Es ist auch eine gute Idee, eine Nachprüfung nach sechs Monaten einzuplanen. Dadurch lässt sich feststellen, ob Änderungen entsprechend dem Plan ablaufen oder ob das Change Management optimiert werden muss.
Viele Unternehmen verfügen über einen formellen Change-Management-Prozess. Jedoch sind die BC/DR- und IT-Teams nicht immer in diesen Prozess involviert. Dabei ist es sehr sinnvoll, die Business-Continuity- und Disaster-Recovery-Pläne sowie die zugehörigen Datenbanken auf dem neuesten Stand zu halten – und sie in den allgemeinen Change Managementprozess einzubeziehen.
Wie man das Change Management für Business Continuity implementiert
Wenn ein Change-Management-Prozess vorhanden ist, sollte es relativ einfach sein, die Business Continuity zu berücksichtigen. Zu den durchzuführenden Aktivitäten gehören:
- Identifizieren Sie die Elemente der Business Continuity, die wahrscheinlich aktualisiert werden müssen. Dazu können Pläne, Kontaktlisten, Listen mit Notfallressourcen, alternative Arbeitsorte, Zeitpläne, Budgets, Dokumentation, Schulungsprogramme und Testaktivitäten gehören.
- Führen Sie ein internes Verfahren ein, um voraussichtliche Änderungen zu ermitteln.
- Beauftragen Sie ein Mitglied des Business-Continuity-Teams mit der Koordinierung von Aktivitäten im Zusammenhang mit Änderungen.
Auf einen Blick: Change Management und Business Continuity
Change Management sorgt dafür, dass geplante Änderungen im Unternehmen sorgfältig geplant, bewertet und kontrolliert umgesetzt werden. Für die Business Continuity ist die enge Verzahnung mit dem Change Management entscheidend, um sicherzustellen, dass Geschäftskontinuitätspläne stets aktuell und einsatzbereit sind. Dies minimiert Risiken, bewahrt Wissen durch aktuelle Dokumentation und verbessert die Wiederherstellungsfähigkeit. Der Change-Management-Prozess umfasst sechs Schritte von der Identifikation über Analyse, Bewertung, Planung, Umsetzung bis hin zu Test und Abschluss der Änderungen. Eine Integration von Business Continuity in bestehende Change-Management-Prozesse erhöht die Wirksamkeit und sorgt für kontinuierliche Aktualisierung und Abstimmung zwischen den Teams.
