Business-Continuity-Plan-Audit
Ein Audit des Business-Continuity-Plans (BCP) dient als standardisierte Methode zur Beurteilung der Verwaltung der Business-Continuity-Prozesse. Dabei wird überprüft, ob der Plan effektiv ist und den Zielen der Organisation entspricht.
Dieses Audit kann entweder intern durchgeführt oder von einer externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft begleitet werden. Für die Unvoreingenommenheit und Genauigkeit bei der Überprüfung und Aktualisierung des Plans ist Objektivität entscheidend. Deshalb kann eine externe Firma von Vorteil sein, wobei jedoch ein internes Audit-Team oft einen besseren Einblick in den Business-Continuity-Planungsprozess besitzt. Die Organisation muss daher abwägen, ob ein internes oder externes Audit besser geeignet ist.
Das BCP-Audit soll die Anstrengungen der Organisation zur Stärkung der Resilienz und der Aufrechterhaltung wichtiger Geschäftsfunktionen fördern. Ein internes Audit identifiziert Risiken oder Bedrohungen, die den Erfolg des Plans gefährden könnten, und überprüft die vorhandenen Kontrollen, um zu beurteilen, ob diese Risiken akzeptabel sind. Außerdem quantifiziert das Audit die potenziellen Auswirkungen von Schwächen im Plan und gibt Empfehlungen zur Optimierung des Business-Continuity-Plans.
Die Durchführung eines Audits von Business-Continuity-Plänen gewinnt durch die Anwendung strukturierter Prüfungsrahmenwerke an Qualität, etwa die BS 25999 der British Standards Institution oder die ISO 22301:2019 der Internationalen Organisation für Normung (ISO). Die Überprüfung des Plans und seiner Dokumentation anhand eines solchen festgelegten Referenzmaßstabs gewährleistet, dass der Plan den branchenüblichen Standards und Kontrollen entspricht.
Ziele des BCP-Audits
Die Hauptziele eines Business-Continuity-Plans umfassen die Reduzierung von Ausfallzeiten bei Betriebsunterbrechungen, den Schutz der Mitarbeitenden im Katastrophenfall, die Minimierung finanzieller Schäden durch Störfälle sowie die Wiederherstellung essenzieller Geschäftsfunktionen und der Infrastruktur nach einem Vorfall.
Das zentrale Ziel eines BCP-Audits besteht darin, zu gewährleisten, dass der Plan diese wesentlichen Aufgaben zuverlässig erfüllen kann. Da die Resilienzmaßnahmen von Unternehmen abhängig von den jeweiligen Zielen und Anforderungen der Organisation variieren, muss das Audit-Team diese individuell berücksichtigen. Dennoch existieren einige übergreifende Ziele, die bei jedem Audit verfolgt werden sollten.
Im Rahmen eines BCP-Audits wird der Business-Continuity-Plan einer Organisation geprüft und validiert, um sicherzustellen, dass alle Bestandteile ordnungsgemäß funktionieren. Dabei wird die Leistung der vorgesehenen Aktivitäten bewertet und kontrolliert, ob die Prozesse für Business Continuity und Disaster Recovery (BC/DR) den internen Standards der Organisation entsprechen. Zudem weist das Audit auf notwendige Wartungs- oder Aktualisierungsmaßnahmen hin, die bei identifizierten Schwachstellen durchgeführt werden sollten.
Welche Informationen werden in einem BCP geprüft?
Viele Punkte innerhalb eines BCP fallen in den Audit-Umfang und erfordern eine sorgfältige Prüfung. Die Organisation muss die Wirksamkeit des Risikomanagements ihres Plans und die Fähigkeit zur Aufrechterhaltung kritischer Geschäftsprozesse überprüfen, darunter die folgenden:
- Governance. Governance definiert der BCP die Rollen und Verantwortlichkeiten für seine Umsetzung angemessen?
- Risikomanagement. Behandelt der BCP alle relevanten Risiken? Ist die Business Impact Analysis (BIA) gründlich? Sind alle Schwachstellen im Plan berücksichtigt?
- Wiederherstellungsstrategie. Enthält der Plan Unterlagen zur Priorisierung und Aufrechterhaltung kritischer Geschäftsprozesse? Sind Data-Protection- und Wiederherstellungsprozesse klar formuliert? Werden die Auswirkungen von Störungen auf Beziehungen zu Dritten und Abhängigkeiten berücksichtigt?
- Kommunikation. Sind Protokolle für die Kommunikation mit Stakeholdern enthalten? Sind Eskalationswege definiert? Ist die Kommunikation mit Kunden und der Öffentlichkeit ein Thema, und wenn ja, wie wird damit umgegangen?
- Compliance. Muss der BCP bestimmte Branchenstandards wie ISO 22301:2019 oder die Standards des National Institute of Standards and Technology einhalten, und wenn ja, ist dies der Fall? Wurde eine Lückenanalyse durchgeführt?
- Schulung. Wurden relevante Mitarbeiter und Führungskräfte im Hinblick auf eine vollständige Vorbereitung in ihrer Rolle bei der Wiederherstellung nach Störungen geschult? Sind die Entscheidungsträger im Krisenmanagement mit dem BCP vertraut?
Vorteile eines BCP-Audits
Obwohl Unternehmen versuchen, potenzielle Risiken zu reduzieren und zu vermeiden, bleiben der Umfang und die Art möglicher Bedrohungen wie Cyberangriffe oder Naturkatastrophen häufig schwer vorhersehbar. Eine bessere Vorbereitung und sorgfältige Planung erhöhen die Widerstandsfähigkeit deutlich. Die Bemühungen im Business Continuity Management werden durch ein Audit unterstützt, das aufzeigt, welche Aspekte des Plans funktionieren und wo Verbesserungen notwendig sind.
Ein umfassendes BCP-Audit liefert objektive Rückmeldungen, die es ermöglichen, den Business-Continuity-Plan durch konkrete Anpassungen und Aktualisierungen zu optimieren. Durch eine gründliche Prüfung wird die Angemessenheit und Wirksamkeit des Plans beurteilt, indem er mit branchenüblichen Best Practices und den Erwartungen des Managements abgeglichen wird.
Im Bereich Business Continuity und Disaster Recovery gilt die Faustregel: Je mehr Tests durchgeführt werden, desto besser. Da sich Technologien und Bedrohungen kontinuierlich weiterentwickeln, stellt die regelmäßige Überprüfung des Business-Continuity-Plans einen wichtigen Schritt dar, um sicherzustellen, dass der Plan stets aktuell bleibt und im Ernstfall zuverlässig funktioniert.
Überlegungen für ein BCP-Audit
Wichtige Aspekte bei einem BCP-Audit sind folgende:
Umfang
Klärung, ob das Audit sowohl Business-Continuity- als auch Disaster-Recovery-Pläne einschließt. Werden alle geschäftskritischen Systeme betrachtet oder nur ausgewählte? Idealerweise sollte ein BCP alle relevanten Bereiche einer Organisation abdecken, einschließlich ihres Rufs. In der Praxis konzentrieren sich viele Unternehmen jedoch auf die wichtigsten Bereiche, die aufgrund der Branche oder der größten potenziellen Bedrohungen Priorität haben. Vor dem Audit sollte klar sein, welche Inhalte der Business Continuity Plan umfasst.
Management
Nicht nur die Beteiligten am Business-Continuity-Plan sind wichtig, sondern auch die eindeutige Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten. Wer trägt die Verantwortung für das Gelingen oder Scheitern des Plans? Wer ist in Entwicklung, Schulung und Test involviert? Da sich Verantwortlichkeiten im Zeitverlauf ändern können, ist eine regelmäßige Überprüfung dieses Bereichs sinnvoll.
Genauigkeit
Das Audit-Team muss die Anforderungen des Business Continuity Plans genau kennen. Wichtige Dokumente wie die Business Impact Analysis (BIA) und Risikobewertungen sollten aktuell und zugänglich sein. Falls der Plan bestimmte Compliance-Standards erfüllen muss, müssen diese im Audit berücksichtigt werden. Ebenso entscheidend wie die Korrektheit der Informationen ist die Objektivität des Audits, besonders bei internen Prüfungen, um unvoreingenommene Ergebnisse sicherzustellen.
Wartung
Business-Continuity-Planung ist ein kontinuierlicher Prozess, kein einmaliges Ereignis. Sowohl der Plan als auch das Audit müssen regelmäßig aktualisiert werden, um Veränderungen in der Organisation Rechnung zu tragen. Für manche Unternehmen ist eine jährliche Anpassung nötig, für andere kann die Frequenz variieren. Änderungen bei Hardware, Software, Personal oder Standorten beeinflussen den Plan und machen Updates erforderlich, um die Aktualität und Integrität zu bewahren.
Vertraulichkeit
Es ist wichtig, das notwendige Personal über BC/DR-Maßnahmen zu informieren, gleichzeitig dürfen Unternehmensschwachstellen aber nicht unkontrolliert nach außen gelangen. Aufgrund der steigenden Anzahl von Cyberangriffen und der Bedeutung der Informationssicherheit sollten die Ergebnisse des BCP-Audits entsprechend geschützt und nur ausgewählten Personen zugänglich gemacht werden.
So erstellen Sie ein BCP-Audit
Ein Audit des Business Continuity Plans kann je nach Wunsch des Unternehmens von einfach bis sehr komplex gestaltet werden. Die folgenden zehn Schritte bieten eine solide Grundlage, um ein auf das jeweilige Unternehmen zugeschnittenes BCP-Audit zu erstellen:
- Erstellen Sie einen detaillierten Auditplan, der Umfang, Methode und Zeitrahmen des BCP-Audits festlegt.
- Sammeln und überprüfen Sie alle für das Audit relevanten Unterlagen wie BCDR-Pläne, Business Impact Analysen (BIA), Risikobewertungen sowie Notfallkommunikationspläne. Sollten Dokumente Lücken aufweisen, aktualisieren Sie diese entsprechend.
- Wenden Sie relevante Standards, gesetzliche Vorgaben, Vorschriften und Best-Practice-Dokumente an, um vorläufige Ergebnisse abzusichern und Auditunterlagen vorzubereiten.
- Bestimmen Sie die geeigneten Auditkontrollen und erstellen Sie Arbeitsdokumente, die die von Standardisierungsgremien, Regulierungsbehörden und Gesetzgebern festgelegten Kennzahlen und Anforderungen zur Geschäftskontinuität widerspiegeln.
- Führen Sie Interviews mit relevanten Mitarbeitern aus verschiedenen Unternehmensbereichen durch, um umfassende Einblicke in die Geschäftskontinuität zu gewinnen.
- Erstellen Sie auf Basis der Interviews und der gesammelten Informationen einen Entwurf des Audit-Stellungnahmeberichts, der mit den beteiligten Stakeholdern innerhalb der Organisation diskutiert wird.
- Fertigen Sie einen finalen Audit-Bericht an und kommunizieren Sie die Ergebnisse an die zuständigen Mitarbeitenden. Diese Ergebnisse umfassen die Interviewergebnisse, Dokumentationsnotizen sowie empfohlene Maßnahmen zur Verbesserung des Business-Continuity-Plans.
- Entwickeln Sie einen Aktionsplan mit einem klar definierten Zeitrahmen, um den Business-Continuity-Plan basierend auf den Auditbefunden zu optimieren.
- Überwachen Sie die Umsetzung des Aktionsplans und stellen Sie sicher, dass die Maßnahmen fristgerecht umgesetzt werden.
- Legen Sie einen Termin für das nächste BCP-Audit fest, um eine kontinuierliche Prüfung und Aktualisierung sicherzustellen.
Das Wichtigste auf einen Blick: Audit eines Business-Continuity-Plans
Ein Audit des Business Continuity Plans (BCP) bewertet die Wirksamkeit und Übereinstimmung des Plans mit den Unternehmenszielen. Es kann intern oder extern durchgeführt werden und unterstützt die Resilienz durch objektives Feedback und Verbesserungsempfehlungen. Wesentliche Aspekte sind Umfang, Management, Genauigkeit, Wartung und Vertraulichkeit. Ein strukturiertes Vorgehen mit definierten Schritten – von der Planung über Interviews bis zur Berichterstattung und Umsetzung von Maßnahmen – sichert die Aktualität und Effektivität des Plans. Regelmäßige Audits sind entscheidend, um den Plan an veränderte Bedingungen und Bedrohungen anzupassen.
