Kommunikationsplan

Ein Kommunikationsplan ist ein richtlinienorientierter Ansatz, um Stakeholder bzw. bestimmte Interessengruppen mit Informationen zu versorgen. Der Plan definiert formell, wer spezifische Informationen erhalten soll, wann diese Informationen übermittelt werden und welche Kommunikationskanäle für die Übermittlung der Informationen verwendet werden. Ein effektiver Kommunikations-Managementplan sieht vor, welche Informationen bestimmten Zielgruppensegmenten mitgeteilt werden müssen. Der Plan sollte auch darauf eingehen, wer befugt ist, vertrauliche oder sensible Informationen zu übermitteln und wie Informationen verbreitet werden sollen (E-Mail, Websites, gedruckte Berichte und/oder Präsentationen). Schließlich sollte der Plan festlegen, welche Kommunikationskanäle die Interessenvertreter nutzen werden, um Feedback zu erhalten und wie die Kommunikation dokumentiert und archiviert wird. Kommunikationspläne spielen im Change Management eine wichtige Rolle. Eine effektive Kommunikationsstrategie kann dazu beitragen, den Widerstand gegen Veränderungen abzubauen. Indem man alle auf den gleichen Stand bringt und den Interessengruppen hilft, sich zu engagieren, um nötige Veränderungen und die dazu notwendigen Schritte zu unterstützen. Im Projektmanagement kann der Kommunikationsplan ein Glossar allgemeiner Begriffe enthalten, die während des Projekts verwendet werden. Dieses Glossar kann auch Beispiele für Vorlagen, Berichte und Formulare definieren und enthalten, die der Projektmanager zur Kommunikation von Informationen verwendet. Ein Kommunikationsplan für Notfallsituationen muss Wege aufzeigen, wie sowohl elektronische als auch nicht elektronische Kommunikationskanäle zur Verbreitung von Informationen genutzt werden können. Dies umfasst Ankündigungen über ein Pager-System, automatisierte Textnachrichten, E-Mail-Benachrichtigungen, vorab aufgezeichnete Robo-Calls und Telefonpools. Sollten elektronische Kommunikationskanäle zur Verfügung stehen, können auch soziale Medien und die Website des Unternehmens zur Übermittlung von Notfallinformationen genutzt werden.