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So bereiten sich Unternehmen auf Updates in der SAP-Cloud vor
Werden SAP-Lösungen in der Cloud aktualisiert, müssen Unternehmen einiges beachten. Dieser Beitrag zeigt, was dabei wichtig ist und erläutert bewährte Verfahren.
Version 2508 ist das jüngste Release der SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Dieses Upgrade bringt zahlreiche funktionale Erweiterungen, Neuerungen rund um KI und eine modernisierte Benutzeroberfläche mit. Gleichzeitig beeinflusst es Rollen, Prozesse und technische Abläufe.
Für Unternehmen entsteht dadurch ein doppelter Handlungsbedarf. Einerseits sollen die neuen Funktionen sinnvoll genutzt werden, andererseits müssen bestehende Strukturen stabil weiterlaufen. Ein erfolgreicher Umgang mit dem Upgrade basiert daher auf technischer Sorgfalt, organisatorischer Vorbereitung und einer klaren Teststrategie.
Auswirkungen des halbjährlichen Upgrade-Zyklus
Die Public Edition folgt einem festen Ablauf. Zuerst werden Entwicklungs- und Qualitätssysteme aktualisiert, später das Produktivsystem. Dieser Rhythmus ist vorteilhaft, da Unternehmen ausreichend Zeit für Prüfungen erhalten. Gleichzeitig erhöht es den Druck, Testfenster richtig zu planen. Fachprozesse, Erweiterungen, Berechtigungen und Integrationen benötigen ein regelmäßiges Screening. Ohne strukturierte Vorbereitungsphase kommt es schnell zu Engpässen. Erfahrene SAP-Berater empfehlen daher, jedes Release als eigenständiges Mini-Projekt zu betrachten, mit Planung, Analyse, Tests und einer kurzen Stabilisierung nach dem Produktivwechsel.
SAP S/4HANA Cloud Public Edition 2508 liefert zahlreiche Erweiterungen. Joule, der KI-Assistent, erleichtert Arbeitsabläufe in vielen Bereichen. Listen, Analysen und Belege lassen sich mit natürlicher Sprache steuern. Zusammenfassungen komplexer Daten, Vorschläge für Entscheidungen und Hinweise auf kritische Situationen verändern die tägliche Arbeit. Unternehmen sollten frühzeitig prüfen, ob neue Interaktionswege Schulungen erfordern. KI-Funktionen greifen in klassische Rollenbilder ein und verschieben Verantwortlichkeiten zwischen Fachbereich und System.
Die Benutzeroberfläche wurde ebenfalls überarbeitet. My Home zeigt mehr Informationen an, lässt sich breiter personalisieren und bietet neue Möglichkeiten für Auswertungen. Dashboards erhalten zusätzliche Interaktionspunkte. Das Navigationsmenü strukturiert die Arbeit stärker. In Summe wirkt die Bedienung flüssiger, dennoch benötigen Anwender Orientierung. Betriebe sollten daher Testgruppen aus verschiedenen Rollen bilden und prüfen, ob Navigation, Layouts oder Favoriten angepasst werden müssen.
Veränderungen in geschäftlichen Kernprozessen
In Finance erleichtert dialogbasierte Datenerfassung die Pflege von Anlagen. KI unterstützt bei Erläuterungen zu Kennzahlen. Dadurch verändert sich die Arbeitsweise. Teams sollten kontrollieren, ob interne Handbücher, Prozessbeschreibungen oder Validierungsschritte überarbeitet werden müssen.
Sales profitiert von Vorschlägen für Rechnungsbearbeitung und Korrekturen. Diese Funktionen müssen in Testsystemen geprüft werden, um sicherzustellen, dass sie keine Ausnahmen übergehen oder Sonderfälle falsch interpretieren.
Procurement erhält neue Startkonditionen für Kontierungsobjekte. Damit erweitert sich der Freigabe-Workflow. Unternehmen sollten kontrollieren, ob bestehende Workflows, Richtlinien und Delegationen weiter funktionieren.
In der Produktion führen Merkmalswerte und Simulationen zu mehr Transparenz. Hier sollten die Auswirkungen auf Stammdaten, Planungsprozesse und Integration geprüft werden.
Engineering und Supply Chain Management erhalten KI-gestützte Funktionen für Qualitätszeugnisse und Verfügbarkeiten. Diese Änderungen sollten in Simulationen und Testketten nachvollzogen werden, da sie mehrere Module durchlaufen und Abhängigkeiten zu Logistikprozessen besitzen.
Prüfpflichten im Berechtigungswesen
Ein Release-Upgrade beeinflusst Rollen und Berechtigungen intensiver als viele Unternehmen erwarten. Version 2508 enthält mehrere Änderungen an Business Catalogs. Abgekündigte Kataloge müssen ersetzt werden. Häufig besitzen die Nachfolger zusätzliche Einschränkungsfelder, die angepasst werden müssen. Ein fehlender Eintrag führt entweder zu einer zu weitreichenden Berechtigung oder zu einer Sperre. Mit dem nächsten Upgrade entfernt das System abgekündigte Kataloge automatisch. Dadurch können Anwender überraschend Funktionen verlieren.
Generell ist es empfehlenswert, alle Rollen mindestens einmal pro Release zu prüfen. Ein strukturierter Katalogvergleich zeigt, wo Nachfolger notwendig sind. Zusätzlich sollten alle beteiligten Fachbereiche einbezogen werden, um zu klären, welche Einschränkungsfelder gepflegt werden müssen und welche Prozesse betroffen sind. Ohne Abstimmung entstehen Fehler, die erst im Betrieb auffallen.
Analyse kundeneigener Erweiterungen
Public-Cloud-Erweiterungen unterliegen klaren Regeln. Dennoch müssen Unternehmen prüfen, ob Anpassungen, Apps, Felder oder Workflows weiterhin gültig sind. Schon kleine Änderungen in Datenmodellen oder UI-Elementen können Auswirkungen haben. Eine vollständige Bestandsaufnahme aller Erweiterungen erleichtert die Kontrolle erheblich. Sinnvoll ist ein wiederkehrendes Prüfset, das alle Abhängigkeiten abdeckt. Die Ergebnisse können in Release-Dokumentationen einfließen, die später für Audits oder interne Qualitätssicherung genutzt werden.
Nutzung strukturierter Tests und ALM-Werkzeuge
Die Testphase ist der zentrale Erfolgsfaktor. Vordefinierte Testskripte ermöglichen eine schnelle Wiederholung. Version 2508 verbessert die Möglichkeiten in Cloud ALM. Skripte lassen sich kopieren, anpassen und für mehrere Projekte nutzen. Hier sollten sowohl Standardprozesse als auch individuelle Sonderfälle geprüft werden. Wichtig sind Belegflüsse, Genehmigungen, buchhalterische Reihenfolgen und Szenarien, die Daten über mehrere Module transportieren. Zusätzlich sollten Unternehmen prüfen, ob Testdaten vollständig und realistisch sind. KI-Funktionen reagieren sensibel auf Inhalte. Je vielfältiger die Datenbasis in den Tests, desto geringer das Risiko unerwarteter Systemreaktionen.
Neuerungen in Benutzeroberfläche und KI-Interaktionen verändern Arbeitsweisen. Unternehmen sollten alle betroffenen Bereiche frühzeitig informieren. Klare Hinweise auf geänderte Navigation, neue Funktionen und mögliche Auswirkungen auf Prozesse erleichtern die Umstellung. Schulungen können kurzgehalten sein, sollten jedoch konkrete Beispiele enthalten. Ein geübter Umgang mit My Home, Insights Cards und KI-Abfragen stärkt die Produktivität und sorgt dafür, dass neue Funktionen tatsächlich genutzt werden.
Strukturierte Vorbereitung mit einer Checkliste
Die zentrale Checkliste zum Release-Upgrade besteht aus drei Phasen. Vorbereitung und Planung umfassen die Identifikation des Upgrade-Zeitraums, die Sichtung von Systeminformationen und die Definition der Testphase. Systemanalyse und Umsetzung konzentrieren sich auf Kataloge, Rollen, Einschränkungsfelder, Erweiterungen und betroffene Prozesse. Kommunikation und Qualitätssicherung schaffen Transparenz für Fachbereiche, sichern Dokumentation und bereiten Anwender vor. Diese drei Phasen bilden einen vollständigen Zyklus von der ersten Sichtung bis zur Stabilisierung nach dem Produktivsystemwechsel.
Ein Release-Upgrade in der Public Edition ist mehr als ein technischer Schritt. Version 2508 zeigt, wie stark neue Funktionen und geänderte Interaktionsformen Prozesse beeinflussen. Erfolgreiche Unternehmen bündeln ihre Aktivitäten in einem festen Ablauf, dokumentieren Änderungen systematisch und prüfen alle Abhängigkeiten. Rollen und Kataloge stehen im Zentrum dieser Prüfungen. Erweiterungen müssen sorgfältig bewertet werden. Testfälle decken Standardprozesse und Sonderfälle ab. Eine klare Kommunikation erleichtert die Umstellung. Durch diese Struktur lässt sich ein stabiler Übergang schaffen und das Unternehmen nutzt die neuen Funktionen ohne Einschränkungen im Tagesgeschäft.
