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UCaaS modernisiert Kommunikation und senkt Kosten
Ältere UC-Systeme erfüllen die heutigen Kommunikationsanforderungen der Mitarbeiter nicht mehr. UCaaS schafft eine Plattform mit nutzerbasierter Lizenzierung und planbaren Kosten.
Allen Unternehmen ist bewusst, dass Kommunikation von grundlegender Bedeutung ist. Doch nur wenige investieren ausreichend, um ihren Mitarbeitern die richtigen Tools für die Interaktion untereinander zur Verfügung zu stellen. Es gibt viele Möglichkeiten, schlechte Kommunikation zu definieren, doch meist ist sie eine Mischung aus technologischen Mängeln und den Entscheidungen der Mitarbeiter hinsichtlich ihrer Kommunikationsweise.
Die Kosten schlechter Kommunikation sind in Unternehmen besonders ausgeprägt, die noch an veraltete Technologien wie PBXs und eigenständige Anwendungen wie Konferenzsysteme gebunden sind. Diese Tools können zwar einige Kommunikationsanforderungen recht gut erfüllen, andere Bereiche leiden jedoch darunter. Die Folgen sind geringere persönliche Produktivität, ineffektive Teamarbeit, Doppelarbeit, unzusammenhängende Arbeitsabläufe, verschwendete Ausgaben für Kommunikationstechnologien und eine geschwächte Arbeitsmoral aufgrund von Frustration bei der Arbeit.
Auf hoher Ebene gehören zu den Hauptursachen für schlechte Kommunikation unter anderem:
- Es gibt fragmentierte Tools für verschiedene Kommunikationsmodi, darunter Sprache, Text, Video, Besprechungen und E-Mail.
- Mangelnde Integration führt zu Doppelarbeit und Zeitverschwendung.
- Es fehlt eine gemeinsame Plattform oder Schnittstelle zur Verwaltung der Arbeit und zur Zusammenarbeit mit Kollegen.
- Schwierigkeiten beim Austausch von Dateien und Informationen bei der Zusammenarbeit in Teams.
- Die Tools sind nur begrenzt in der Lage, Aufgaben und Arbeitsabläufe zu automatisieren, um die Produktivität zu steigern.
- Ältere Tools unterstützen verteilte Organisationen und das heutige hybride Arbeitsmodell nicht.
All dies beeinträchtigt nicht nur die Produktivität und die Teamarbeit, sondern hat auch finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen. Somit ist es ein strategisches Thema für IT- und C-Level-Führungskräfte. Wichtige Beispiele hierfür sind:
- Ältere Systeme und Tools sind teuer in Betrieb und Wartung und viele Anbieter unterstützen sie nicht mehr, sodass sich dieses Problem nur noch verschärfen wird.
- Es entstehen zusätzliche Kosten, wenn versucht wird, eigenständige Tools als Patchwork-Lösung zu integrieren, um den Status quo aufrechtzuerhalten.
- Die IT-Abteilung muss Personal und Fachwissen für veraltete Systeme vorhalten. Das ist bei einer Verlagerung der Kommunikation in die Cloud nicht mehr erforderlich.
- Es entstehen doppelte Kosten in verschiedenen Geschäftsbereichen, in denen jeder unabhängig voneinander seine eigenen Kommunikations-Tools abonniert.
- Es fallen versteckte Kosten durch geringere Produktivität an, und zwar nicht nur für die Mitarbeiterbindung, sondern auch für Ihre Kunden und Ihre Marke, wenn die Kommunikation mit den Kunden beeinträchtigt wird.
Investieren Sie in Cloud-basierte Kommunikation
Diese Probleme lassen sich durch eine ganzheitliche Kommunikationsstrategie weitgehend lösen. Wechseln Sie zunächst von eigenständigen Anwendungen verschiedener Anbieter zu einer integrierten Plattform. In der Regel wird diese von einem einzigen Anbieter bereitgestellt und umfasst alle Anwendungen. Betrachten Sie Kommunikation als multimodal. Mitarbeiter müssen alle Kanäle nahtlos nutzen können – nicht nur für die Einzelkommunikation, sondern auch für die Arbeit in verteilten Teams.
Erkennen Sie außerdem die Grenzen älterer Tools. Diese Anwendungen sind in der Regel lokal installiert und wurden nicht für die Integration mit anderer Software oder die Unterstützung von Remote-Mitarbeitern entwickelt. Zwar nutzen die meisten Unternehmen seit vielen Jahren Cloud-basierte Anwendungen, einige sträuben sich jedoch immer noch, dies auch für ihre Kommunikationsanwendungen zu tun, insbesondere für Sprach- und Videokommunikation. Diese Bedenken waren möglicherweise zu einer Zeit berechtigt, als die Cloud noch in den Kinderschuhen steckte und die älteren Tools noch funktionierten. Heute sind sie jedoch nicht mehr aktuell.
Cloud-Plattformen entwickeln sich ständig weiter. Unified Communications as a Service (UCaaS) ist aktuell die bevorzugte Plattform für die Kommunikation am Arbeitsplatz. UCaaS ist tatsächlich darauf ausgelegt, alle Probleme im Zusammenhang mit schlechter Kommunikation zu lösen. Was die Einführung neuer Technologien zur Modernisierung der Kommunikation betrifft, ist der Business Case für UCaaS eindeutig. UCaaS bietet eine einzige, integrierte Plattform, die Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort nutzen können. UCaaS ist zudem eine Plattform, auf der sich neue Anwendungen leicht hinzufügen lassen, wenn sich die Anforderungen an die Zusammenarbeit weiterentwickeln.
Der ROI ist ein wichtiger Faktor bei der Erstellung des Business Cases für UCaaS. Zwar werden Produktivitätssteigerungen erwartet, doch lassen sich diese konkreten Ergebnisse nur schwer messen. Im Folgenden sind einige andere Kennzahlen aufgeführt, die sich leichter verfolgen lassen:
- UCaaS basiert auf Betriebskosten (OPEX): Es sind keine Kapitalausgaben (CAPEX) erforderlich sind. Das herkömmliche, vermögensbasierte ROI-Modell findet hier daher keine Anwendung.
- Kostensicherheit für die Budgetplanung: Die Lizenzierung erfolgt auf Nutzerbasis, sodass eine bedarfsgerechte Skalierung nach oben oder unten problemlos möglich ist und Kostensicherheit für die Budgetplanung gewährleistet wird.
- Pauschalpreise: Die Nutzung der Anwendungen wird nicht gemessen, was ebenfalls zu einer besseren Vorhersagbarkeit der Budgetplanung beiträgt.
- Geringe Wechselkosten: Im Gegensatz zu herkömmlichen Carrier-Diensten gibt es keine langfristige Bindung an den UCaaS-Anbieter und auch keine kostspieligen Ausstiegsstrafen.
- Geringere Ausgaben: Es müssen weniger Anbieter und separate Anwendungen verwaltet werden.
- Geringere IT-Kosten: Ein Großteil der Kosten für die Unterstützung von Collaboration-Tools verlagert sich auf den Cloud-Anbieter.
- Minimierte Mehrfachausgaben: Der Kauf verschiedener Versionen derselben Apps wird künftig entfallen.
- Erfolgreiches hybrides Arbeiten: Dies erleichtert die richtige Dimensionierung der Ausgaben für Büroflächen.
Ein strategischer Ansatz ist erforderlich.
Die Kosten schlechter Kommunikation resultieren aus mehreren Faktoren. Es gibt keine einzelne Lösung, um dieses Problem zu beheben. Die richtigen Technologien sind jedoch bereits auf dem Markt verfügbar. Was Sie brauchen, ist ein strategischer Ansatz für die Modernisierung. Berücksichtigen Sie dabei diese drei wichtigen IT-Elemente:
Ältere Kommunikationswerkzeuge erfüllen zwar möglicherweise noch ihren beabsichtigten Zweck. Sie sind jedoch von Natur aus isoliert und unterstützen die Anforderungen der heutigen Mitarbeiter nicht. Benötigt wird ein modernerer Ansatz – sowohl für die Kommunikation als auch für die Zusammenarbeit. Um dies zu unterstützen, muss von eigenständigen Anwendungen auf eine integrierte Plattform umgestellt werden, auf der alle Werkzeuge an einem Ort zusammengefasst sind.
UCaaS ist die dominierende Lösung für diese Anforderungen. Das erfordert eine weitere grundlegende strategische Umstellung: die Migration von lokalen Tools zu einer cloudbasierten Plattform. Die Cloud ist nicht nur wirtschaftlich besser zu verwalten, sondern erfordert auch weniger Support durch die IT. Zwar gibt die IT ihre langjährige Kontrolle über lokale Technologien auf, dafür werden jedoch Ressourcen für wertvollere Innovationsprojekte auf Basis neuerer Technologien wie KI frei.
Das Problem der schlechten Kommunikation wird durch UCaaS zwar nicht vollständig gelöst, dieser Ansatz stellt jedoch einen großen Fortschritt gegenüber der Beibehaltung des Status quo dar. Ohne eine durchdachte Strategie zur Modernisierung der Kommunikation werden sich die Probleme jedoch nur verschlimmern und weit über verpasste Anrufe oder unproduktive Besprechungen hinausgehen. Der heutige Arbeitsplatz ist weitaus kooperativer und UCaaS ist die beste Möglichkeit für Mitarbeitende, unabhängig von ihrem Standort miteinander zu interagieren.
