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Globale Compliance mit SuccessFactors Employee Central

Unternehmen müssen stetig darauf achten, Compliance-Standards einzuhalten. SuccessFactors Employee Central bietet hierfür die nötigen Werkzeuge.

Für globale Compliance zu sorgen ist eine wichtige Verpflichtung aller Mitarbeiter in einer Firma. Dies gilt unabhängig davon, ob ein Unternehmen auf verschiedenen Kontinenten oder nur in einem Land präsent ist. Bei der Arbeit mit lokalen arbeitsrechtlichen Bestimmungen, Steuergesetzen, Arbeitszeitrichtlinien, Gewerkschaftsverträgen und ähnlichem müssen die Mitarbeiter sicherstellen, dass die Organisation innerhalb der Länder, in denen sie tätig ist, vollständig konform mit rechtlichen Anforderungen agiert.

Unternehmen, die das SAP Personal-Management-System SuccessFactors Employee Central verwenden, können sicher sein, dass ihre IT-Systeme in 71 Ländern weltweit Compliance-ready gehalten werden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, ihr System bei der Implementierung so zu konfigurieren, dass praktisch jedes andere Land abgedeckt wird. Diese globale und lokale Funktionalität ist für kein anderes SaaS-basiertes HR-System auf dem Markt verfügbar.

Dieser Beitrag beschäftigt sich zunächst mit der Definition von Lokalisierung. Anschließend werden verschiedene Möglichkeiten vorgestellt, die Compliance zu gewährleisten, wenn Employee Central für HR-Aufgaben verwendet wird.

Was ist Lokalisierung?

Für nicht wenige Anbieter bedeutet Lokalisierung einfach das Hinzufügen von länderspezifischen Feldern und das Übersetzen der Benutzerschnittstelle. SAP vertritt demgegenüber eine ganzheitliche Sicht auf die Lokalisierung, wobei es einen Schritt weiter geht als viele seiner Konkurrenten.

Um es einfach auszudrücken: Lokalisierung ist für SAP die Fähigkeit eines Systems, globale Standards zu unterstützen. Dazu gehört insbesondere die Bereitstellung von länderspezifischen Funktionen, Feldern, Validierungen, Logiken, Auswahlmöglichkeiten, Berichten sowie Gehalts- und Steueränderungen. Diese Bereitstellung muss so erfolgen, dass jedes Land in einem global agierenden Unternehmen angemessen verwaltet werden kann und zu 100 Prozent kompatibel mit den örtlichen Gesetzen und Vorschriften bleibt.

Wie Lokalisierung hilft

Fehlende Compliance bringt viele rechtliche und finanzielle Risiken - nicht nur für Unternehmen, sondern auch für seine Führungskräfte, Manager und alle, die dafür verantwortlich sind, dass ein Unternehmens mit den Vorschriften eines Landes konform ist. Darüber hinaus haben einige Länder Betriebsräte oder Datenschutzanforderungen mit strengen Vorschriften, die erfüllt sein müssen, bevor ein System live gehen kann.

Um das etwas konkreter zu machen: Im Jahr 2014 wurden mehr als 1.300 rechtliche Änderungen an HR, Lohn- und Zeiterfassungsgesetzen in den Ländern umgesetzt, die Employee Central unterstützt. Um die Anforderungen dafür abzumildern, bietet SAP Out of the Box Lokalisierungen für 71 Länder in Employee Central - obwohl regelmäßig mehr Länder hinzugefügt werden.

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Lokalisierung bedeutet bei SAP, dass Standardberichte, Validierungen, Felder und Auswahllisten für jedes dieser 71 Länder angeboten werden. Innerhalb der Gehaltsabrechnung Employee Central Payroll, die derzeit 30 Länder fertig konfiguriert unterstützt, berücksichtigt SAP auch Steuer-, Sozialversicherungs- und Lohngesetzänderungen.

Zu den unterstützten Ländern gehören auch bestimmte Regionen wie Hongkong in China oder die vier Länder in Großbritannien. Außerdem integriert SAP in Employee Central neue gesetzliche Änderungen: entweder in einem Quartals-Release oder auf Ad-hoc-Basis, wenn dringende rechtliche Änderungen vorgenommen werden. Die aufgenommenen Gesetzesänderungen können im Upgrade-Center und in den vierteljährlich veröffentlichten Dokumentation von SuccessFactors durchgesehen werden.

Beispiele für Lokalisierungen in Employee Central sind länderspezifische nationale ID-Formate oder das Überprüfen der Dateneingabe für die Sozialversicherungsnummer in Deutschland, die National Insurance Number in Großbritannien oder die Sozialversicherungsnummer in den USA. Eine Job-Klassifizierung und verschiedene Addressformate befinden sich ebenfalls unter den unterstützten lokalen Datentypen.

Weitere Funktionen

Wie oben erwähnt, bietet das Upgrade Center in SuccessFactors die Möglichkeit, neue Gesetzesänderungen sowohl für Employee Central als auch für Employee Central Payroll zu implementieren.

Um eine sicherheitsbasierte Compliance zu ermöglichen, ist in Employee Central SAP Identity Management (IDM) integriert. Eine Integration mit der SAP-Software für Governance, Risikomanagement und Compliance (GRC) ist geplant. Die OData API in SuccessFactors ermöglicht darüber hinaus den Aufbau von Security- und Permission-Integration mit anderen Systemen wie zum Beispiel SAP GRC oder einer anderen Identity-Management-Anwendung. Dies ermöglicht die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften.

Wie kann SAP das gewährleisten?

SAP beschäftigt mehr als 200 Mitarbeiter, die Änderungen an lokalen Gesetzen in den Ländern, die SAP in Employee Central unterstützt, nachverfolgen und in die Anwendung aufnehmen. Sie verwalten die Änderungen in den einzelnen Ländern und arbeiten mit dem Globalization Services Produkt-Management und der Produktentwicklung zusammen. Damit wird sichergestellt, dass die Änderungen in das Produkt rechtzeitig integriert werden und kompatibel bleiben.

Nur wenige Anbieter erreichen das Niveau des globalen Know-hows, das SAP aufgebaut hat und SAP hat versichert, dass diese Erfahrung bei Employee Central umfassend genutzt wird. Viele Anbieter behaupten zwar, über globale Funktionen zu verfügen. Aber mit den sehr tiefgehenden Lokalisierungen für mehr als 70 Länder, der einfachen Umsetzung von Gesetzesänderungen und den ständigen lokalisierten Verbesserungen gibt es für global agierende Unternehmen, die ihre Kern-HR in die Cloud verschieben möchten, praktisch keine Konkurrenz zu Employee Central.

Über den Autor:

Luke Marson ist Principal Consultant und Leiter von Cloud HCM und verwandten Technologien bei einem IT-Beratungsunternehmen. Dort beschäftigt er sich hauptsächlich mit SuccessFactors Employee Central sowie Erweitungs- und Integrationstechnologien. Er hält Vorträge, schreibt über SAP HCM und SuccessFactors, und ist Co-Autor des Buches „SuccessFactors  with SAP ERP HCM“, das bei SAP Press erschienen ist. Außerdem ist er Verfasser des SAPexperts Special Reports „SAP and SuccessFactors – An Overview“. Marson ist ebenfalls SAP Mentor.

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Artikel wurde zuletzt im November 2015 aktualisiert

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