Best Practices: SharePoint eDiscovery Center richtig einsetzen

Ist das Personal ausreichend geschult und SharePoint eDiscovery Center optimal konfiguriert, spart das Zeit und Geld. Hier finden Sie unsere Tipps.

Jede Organisation, die mit eDiscovery zu tun hat, weiß nur zu gut, wie teuer und zeitaufwendig sich dieser Prozess gestalten kann. SharePoint 2013 hat sein eigenes eingebautes Portal, das auch als eDiscovery Center bekannt ist. Auch wenn das eDiscovery Center für die Vereinfachung von Prozessen gedacht ist, sollten sich Firmen dennoch an einige bewährte Best Practices halten. Eine korrekte Konfiguration des eDiscovery Centers kann Ihnen im Vorfeld einige Kopfschmerzen und sogar kostspielige Prozesskosten ersparen.

Berechtigungen

Das SharePoint eDiscovery Center ist genau genommen nichts anderes als eine Ansammlung von Abholstellen, die einem bestimmten Zweck dienen. Wie bei jeder anderen Abholstelle müssen Sie die Zugriffskontrolle mithilfe bestimmter Berechtigungen verwalten.

Es hat sich bewährt, Rechte für das eDiscovery Center niemals einem einzelnen Anwender direkt zu gewähren. Irgendwann wird die Rechteverwaltung damit unglaublich kompliziert und unübersichtlich. Erstellen Sie lieber eine eDiscovery-Gruppe und weisen dieser Angehörige aus ihrer Rechtsabteilung zu. Danach können Sie dieser Gruppe bestimmte Rechte einräumen.

Weiterhin ist es eine ungeschriebene Regel, dass sich Administratoren den Zugang zum eDiscovery Center nach dem Aufsetzen verwehren. Das eDiscovery Center ist nur für Kooperation und andere Datenanfragen gedacht. Somit sollte die IT-Abteilung auf die Inhalte keinen Zugriff haben. Können IT-Mitarbeiter die Inhalte einsehen, würde das die Arbeit der Rechtsabteilung bestenfalls nur verkomplizieren. Im schlimmsten Fall provozieren Sie einen signifikanten Interessenkonflikt.

Für jede Anfrage einen eigenen Fall erschaffen

Das SharePoint eDiscovery Center behandelt jede Anfrage als Fall oder Angelegenheit. Als Faustregel sollten Sie für jede eDiscovery-Anfrage einen separaten Fall erzeugen lassen. Es gibt mehrere Vorteile, die einzelnen Angelegenheiten getrennt zu behandeln.

Zunächst erlaubt eine getrennte Behandlung, die Ergebnisse sachbezogen darzustellen und auf ein bestimmtes Thema zu begrenzen. Sie wollen einer Gegenpartei schließlich nicht mehr Daten als unbedingt notwendig in die Hände geben.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie jedem Fall einen einzigartigen Satz an Berechtigungen aufzwingen können. Üblicherweise hat Ihre Rechtsabteilung Zugriff auf alle Fälle. In einigen Situationen könnte es aber vorkommen, dass auch andere Abteilungen der Organisation Zugriff benötigen.

Seien Sie sich der Grenzen des eDiscovery Centers bewusst

SharePoint eDiscovery Center stellt der Rechtsabteilung ein einfaches, aber auch leistungsfähiges Anfragen-Interface zur Verfügung. Das Problem dieser Schnittstelle ist aber auch, dass sie ein falsches Gefühl von Vertrauen vermitteln kann. Das Center fragt nicht automatisch alle verfügbaren Daten ab. Die Ergebnisse hängen sehr stark davon ab, wie SharePoint konfiguriert ist.

Das eDiscovery Center benutzt die Applikation Search Service. Sämtliche Daten auf die Search Service Zugriff hat, sollten demnach über eDiscovery Center verfügbar sein. Größere Firmen erstellen in der Regel allerdings mehrere Search-Service-Instanzen, um die SharePoint-Suche aufzuteilen. Trifft dieser Umstand auf Ihre Firma ebenfalls zu, brauchen Sie jeweils ein separates eDiscovery Center.

Neben SharePoint kann das eDiscovery Center auch auf Daten eines Exchange Servers und von Lync zugreifen. Diese Möglichkeiten sind allerdings per Standard deaktiviert. Bevor SharePoint diese Optionen nutzen kann, müssen Sie Server-zu-Server-Authentifizierung aktivieren. Weiterhin braucht die Rechtsabteilung Zugriffsrechte auf Lync- und Exchange-Server-Daten.

Abfrage-Daten filtern

Der Rechtsabteilung zu zeigen, wie Sie mithilfe von SharePoint die Ergebnisse anhand bestimmter Kriterien filtern können, hat sich ebenfalls bewährt. Dies kann aus zwei Gründen sehr wichtig sein.

Sollte jemand eine angeordnete Herausgabe bezüglich bestimmter Daten einreichen, ist der Grund in der Regel, diese Daten gegen Ihre Firma in einer Gerichtsverhandlung zu verwenden. Somit liegt es im Interesse der Firma, so wenige Daten wie möglich preiszugeben und dennoch den Beschluss zu erfüllen. Gefilterte Ergebnisse lassen unnötige Daten somit außen vor.

Weiterhin wird nicht nur die gegnerische Partei die Daten prüfen, sondern auch die Rechtsabteilung der eigenen Organisation. So eine Untersuchung kann per GByte schon in die Tausende an Euros gehen. Ein gezieltes Filtern spart möglicherweise bare Münze.

Heruntergeladene Inhalte

SharePoint 2013 ist so gestaltet, dass es In-Place-eDiscovery durchführt. Die Software erstellt also keine dedizierte Kopie von gefundenen Daten, wie das bei anderen eDiscovery-Lösungen der Fall ist. Stattdessen sind die Ergebnisse reine Zeiger auf die Echtzeitdaten. Der Vorteil dieser Methode ist, dass die gefundenen Daten mit Sicherheit auf dem aktuellsten Stand sind.

Selbstverständlich wollen Sie dann und wann die gefundenen Daten auf portable Medien übertragen. Diese Option brauchen Sie wahrscheinlich für bestimmte rechtliche Zwecke. Sollten Sie das tun, raten wir Ihnen die portablen Medien mithilfe von BitLocker to Go oder ähnlichen Verschlüsselungsmechanismen abzusichern. Somit ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass die Daten aus Versehen in falsche Hände geraten.

Erwähnenswert ist auch das Verhalten, wenn sich Exchange-Server-Daten in den Ergebnissen befinden. SharePoint bietet die Möglichkeit, Duplikate vor dem Export der Daten auszufiltern. Das kann nicht nur Storage-Kosten sparen, sondern auch die für die Untersuchung benötigte Zeit reduzieren.

Fazit

Das SharePoint eDiscovery Center vereinfacht, was oft als beschwerlicher Prozess betrachtet wird. Um diese Erleichterung allerdings zu spüren, müssen Sie SharePoint eDiscovery Center richtig konfigurieren. Weiterhin sollte die Rechtsabteilung im Umgang mit der Software ausreichend geschult sein.

Artikel wurde zuletzt im September 2013 aktualisiert

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