Ein effizientes Software-Lizenz-Management senkt nicht nur die Kosten

Da Softwareanbieter regelmäßig auditieren, sollten Firmen ihre Lizenzen kontrollieren. Gutes Lizenz-Management bietet aber mehr als nur Compliance.

Da es immer wieder zu Diskrepanzen bei der Softwarelizenzierung kommt und Anbieter vermehrt die Audit-Karte zücken, stehen IT-Abteilungen vor der Herausforderung, ihre Lizenzschlüssel in Ordnung zu bringen. Ein solides Software-Asset-Management (SAM) beziehungsweise Lizenz-Management sorgt nicht nur für Compliance bei den Lizenzen und vermeidet die sonst fälligen hohen Strafzahlungen. Auch unnötige Software kann auf diese Weise abgeschafft werden. Zudem sinken mit einem guten Lizenz-Management Support-Kosten und eventueller Schulungsbedarf beim Personal wird ermittelt.

Eines der jüngsten Beispiele für ein unzureichendes Lizenz-Management war, dass Novell- und SuSE-Eigentümer Attachmate Lizenzgebühren in Höhe von 4,5 Millionen Euro vom belgischen Mobilfunkanbieter Mobistar nachforderte, da dieser keine Lizenzgebühren für sein ReflectionX Terminal-Emulationspaket gezahlt hatte.

In einem Kommentar auf ITAM Review hieß es dazu: „Ein Knackpunkt waren die alten Installationen der ReflectionX-Produkte. Hüten Sie sich vor Strafzahlungen wegen Non-Compliance und Nachzahlungen von Wartungsgebühren.“ Das Problem: Es ist nicht einfach, den Überblick über alle Lizenzen zu behalten.

In einem anderen aktuellen Fall musste das Ingenieurbüro Project Options im Rahmen eines Vergleichs 16.000 Pfund zahlen. Hinzu kamen 17.500 Pfund für neue Lizenzen, da es zu wenige AutoDesk-Lizenzen besaß. Damals kommentierte Project-Options-Direktor Paul Daly den Fall: „Nicht nur, dass wir entdeckten, selbst mit unlizenzierter Software zu arbeiten, es kam auch heraus, dass einige Auftragnehmer unlizenzierte Software heruntergeladen und verwendet hatten.“

In seinem Buch SAM Process Kit empfiehlt Software-Asset-Management-Berater Rory Canavan zwölf Prozesse, die IT-Abteilungen befolgen sollten, damit Software-Auditoren keine Chance bei ihnen haben. Er sieht das Buch als Leitfaden, der den Lizenz-Verantwortlichen einer Organisation Starthilfe geben soll. „Die IT ist nicht gerade als Macher bekannt“, erklärt er.

Genehmigte Anwendungen

Canavan weist darauf hin, dass Software-Lizenz-Manager, die genau wissen, welche Anwendungen in einer Organisation genutzt werden, der IT-Sicherheit helfen, zu ermitteln, „welche Software für das Unternehmensnetzwerk genehmigt wurde. Eine Software-Bestandsaufnahme in jeder Abteilung eignet sich hervorragend, um eine Konfigurations-Management-Datenbank zu füttern“, erklärt er.

Anhand dieser Informationen könnte die IT-Abteilung dann verfolgen, ob für die Anwendungen, auf die Mitarbeiter Zugriff haben, auch eine entsprechende Genehmigung besteht. Canavan sagt dazu: „Einen Katalog unterstützter Software zu pflegen, bedeutet, Lizenz-Audits und Abstimmungsdaten über die eigentlichen Grenzen des Software-Lizenz-Managements hinaus zu führen. Außerdem fließt die so gewonnene Business Intelligence über die Service-Desk-Funktion wieder ins Unternehmen zurück.“

Support und Schulungen

Theoretisch könnte man mit dem Katalog auswerten, welche Auswirkungen sich ergeben, wenn man ein bestimmtes Produkt unterstützt oder nicht. Fällt bei einem Produkt eine hohe Zahl von Service-Desk-Anfragen wegen Bugs und technischen Schwierigkeiten an, könnte diese Information wieder zurück an die Beschaffungsabteilung fließen und die Verhandlungsposition bei Lizenzverlängerungen stärken. Außerdem, so ergänzt Canavan, ließe sich so ermitteln, ob zusätzliche Anwenderschulungen gebraucht würden.

„Die in diesem Katalog enthaltene Software würde dann die Grundlage für Berichte bilden, nach denen der Anbieter-Support entweder verlängert werden oder das Produkt als zu belastend aufgegeben werden sollte“, erklärt er.

Wiederverwendung von Lizenzen

Die Softwarelizenzierung ist in den IT-Budgets zum schwarzen Loch geworden. Laut Canavan biete sich Organisationen ein beträchtliches Einsparpotenzial, wenn sie alte Lizenzen nach dem Abgang von Mitarbeitern oder der Aussortierung von Laptops anderen Geräten zuweist. Doch sei es bei solchen Praktiken für die IT-Abteilung notwendig, stets aktuelle Aufzeichnungen über die vorhandenen IT-Assets zu führen, das heißt Tools zum Lizenz-Tracking zu verwenden.

„Viele Organisationen sind unheimlich stolz auf ihre Audit- und Abstimmungsberichte, reagieren dann aber nicht auf die Angaben bezüglich ungenutzter Software. Neue Softwareanfragen erfüllen sie dafür allzu gern, anstatt alte Installationen wiederzuverwenden“, erläutert Canavan.

Laut Canavan könne der Lizenzbestand mithilfe der Softwarewiederverwendung erweitert werden, so dass es weniger Verschwendung gäbe und nicht zu viel eingekauft würde. Viele Organisationen setzen daher auf Softwarelizenz-Tools. Dabei stellen diese Produkte nur einen kleinen Bruchteil einer übergeordneten Software-Lizenz-Management-Strategie dar.

„Es besteht die Ansicht, dass man Lizenz-Management einfach kaufen könne. Doch so einfach ist es nicht. Lizenz-Management ist zu 80 Prozent ein Prozess, kein Produkt, das man einfach starten und ausführen muss. Und dieser Prozess erfordert kontinuierlichen Einsatz“, sagt Martin Thompson, Gründer von ITAM Review.

Er merkt zudem an, dass ein starker Lizenz-Management-Prozess das Change Management in einer Rechenzentrumsumgebung unterstützen könne, besonders in Situationen, in denen die IT die kostengünstigste Bereitstellungsplattform ermitteln müsse. Nach Thompsons Erfahrung geben sich Systemarchitekten, die Rechenzentrumsanwendungen entwerfen, aber nur selten mit den Auswirkungen ihrer Systeme auf die Softwarelizenzierung ab.

„Sind die Anweisungen zur Installation/Bereitstellung oder Änderung von Software erst einmal eingegangen, können Sie wetten, dass die meisten Organisationen sich nicht mit den Lizenzbedingungen auseinandergesetzt haben, um sicherzugehen, dass die Installation/Bereitstellung/Änderung nicht gegen die AGB verstößt. Deshalb ist es immer eine gute Idee, schon vor der Bereitstellung einen Lizenz-Fachmann hinzuzuziehen“, erläutert Canavan.

Auf diese Weise kann der Lizenz-Management-Prozess den IT-Entscheidern Angaben zu den Lizenzkosten liefern, damit auf dieser Grundlage die kosteneffektivste Bereitstellungsplattform ermittelt werden kann.

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