Die SharePoint-Suche im Unternehmen individuell anpassen

Re-Discovery, Forschung und Vorhersage – das sind die drei Möglichkeiten, für die Sie die Suche in Microsoft SharePoint individuell anpassen können.

Um das Beste aus Microsoft SharePoint herauszuholen, müssen Sie die Technologie gut kennen und ein Gespür für die Geschäftsanforderungen Ihres Unternehmens haben. Wenn Sie das kreative Know-how haben, beides zusammenzubringen – Technikwissen und Business – ist das eine große Hilfe. Es gibt viele Funktionen in SharePoint, bei denen dieses Know-how erforderlich ist – die SharePoint-Suche ist eine von ihnen.

Die SharePoint-Suchfunktionen erlaubt es Benutzern, Inhalte, Dateien, öffentliche Ordner, Webseiten und sogar externe Datenbanken zu indizieren. Um von der Suchfunktion allerdings wirklich zu profitieren, sollten Admins diese drei Möglichkeiten kennen, wie man einen SharePoint Suche nutzen kann: Re-Discovery, Forschung und Vorhersage.

SharePoint-Suche für Re-Discovery

Wenn Benutzer versuchen, ein Dokument aufzustöbern, von dem sie wissen, dass es irgendwo im System vorhanden ist, sollten sie die SharePoint-Suche für Re-Discovery nutzen.

Um das Beste aus dem Re-Discovery zu erhalten, sollten Admins zunächst mehrere Suchbereiche definieren, die dann den Benutzern in einem Dropdown-Menü angezeigt werden, wenn sie Suchbegriffe in das Suchfeld eintragen. Die User können anschließend aus dem Menü die Suchbereiche wählen, und die Ergebnisse erscheinen in der Reihenfolge ihrer Relevanz. Mehrere Suchbereiche haben eine ganze Reihe von Vorteilen: Sie grenzen die Suche ein, steigern die Relevanz der Ergebnisse und sorgen dafür, dass der Nutzer eher das findet, was er sucht.

IT-Administratoren, die Suchbereiche definieren, müssen zunächst festlegen, was gesucht und was nicht gesucht werden kann. Dabei sollten vielleicht ein paar Daten aus Sicherheitsgründen ausgeschlossen werden. Nachdem der Index erstellt wurde, können Sie – basierend darauf, was indiziert wurde – Bereiche für Benutzer festlegen. 

Zum Beispiel können Sie für eine Abteilung ein Webpart für eine SharePoint-Suche konfigurieren und es auf die Homepage dieser Abteilung stellen. Damit können die Nutzer in dieser Abteilung dann nur die freigegebenen Dateien, öffentlichen Ordner und SharePoint-Websites innerhalb dieses Bereichs absuchen. Diese Art von präventiver Konfiguration macht es wahrscheinlicher, dass die User nur das finden, was sie brauchen.

SharePoint-Suche als Forschungsinstrument

Bei der Verwendung der SharePoint-Suche als Forschungswerkzeug sucht der Benutzer aus mehreren Quellen der Organisation nach Informationen zu einem bestimmten Thema. Anders als beim Re-Discovery wird alles rund um das Thema abgesucht. Diese Art der Suche kann für die interne oder externe Forschung verwendet werden.

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Dazu ein Beispiel: Firma A hat eine Forschungsabteilung, deren Aufgabe es ist, Informationen für ihre Berater zu sammeln. Diese Informationen werden dann bei Kundenpräsentationen verwendet mit dem Ziel, neue Kunden zu gewinnen. Da die Berater nicht immer alle Informationen untereinander teilen und sich gegenseitig informieren, was sie bereits gelernt haben, muss die Forschungsabteilung häufig Daten zu Themen suchen, die von anderen Beratern bereits verwendet wurden. 

Dies kostet nicht nur dem Forschungsbereich viel Zeit, es führt auch zu einer Verzögerung bei den Beratern, weil sie auf die Ergebnisse der Forschungsabteilung warten müssen, um ihre Präsentation zu erstellen. Verzögerungen werden auch bei den Beratern verursacht, wenn sie den Kunden Daten liefern sollen und für das Forschungsteam wird der Anreiz erhöht, ihre Berichte immer ähnlich zu gestalten und nur gering zu variieren.

Die Lösung für dieses Problem ist, alle bislang erzielten Forschungsergebnisse abzusuchen und sicherzustellen, dass alles, was gefunden wurde, in den Suchindex aufgenommen wird.

SharePoint-Suche für Vorhersagen

Mit der SharePoint-Suche kann der Anwender auch nach Informationen suchen, die nicht im Index erscheinen, um Muster zu erkennen und Trends vorherzusagen. Nehmen wir an, eine tierärztliche Hochschule sammelt Untersuchungsdaten über Tiere mit Tablet-PCs und InfoPath-Formularen. 

Jedes Mal, wenn ein Tier in die Klinik kommt, werden seine Symptome, der Ort, wo sie auftreten und die Diagnose erhoben. Mit der Warn-Funktion in der SharePoint-Suche würde ein Forscher, der Daten für eine bestimmte Krankheit sucht, automatisch eine Benachrichtigung erhalten, wenn ein Tier mit bestimmten Symptomen kommt oder einer ähnlichen Diagnose, die ihn interessieren könnte.

Darüber hinaus kann die SharePoint-Suche verwendet werden, um zu erfahren, welche Informationen am häufigsten gesucht werden, welche Informationen nicht leicht zu finden sind und wie sich die Arbeitsabläufe in einem Unternehmen gestalten.

Aus der SharePoint-Suche erhält man immer den größte Nutzen im Unternehmen,

  • wenn man die drei Suchmethoden kontinuierlich neu bewertet, um herauszufinden, dass das, was der Benutzer weiß, auch vorhanden ist;
  • wenn man Forschungsergebnisse und Daten aus mehreren Quellen vereint;
  • und wenn man Trends in den Indizes erkennt und sie an die Geschäftsleitung meldet.

Einfach die Software installieren und alles indizieren reicht nicht aus. Sie müssen benutzerdefinierte Bereiche generieren, die auf die individuellen Anforderungen der Anwender abzielen und sicherstellen, dass die wertvollsten Informationen indiziert und durchsuchbar sind, während irrelevante Inhalt ausgeschlossen werden. Schließlich sollten Sie Microsoft SharePoint oder höhere verwenden, um die Daten automatisch zu sichten und Informationen zu jenen Anwendern pushen, die sie benötigen, wann immer sie auftauchen.

Über den Autor:
Stephen Cummins ist SharePoint-Berater und SharePoint MVP (Most Valuable Professional).

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