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IT-Outsourcing bringt nicht immer klare Kostenvorteile

Auch wenn Unternehmen häufig auf das Outsourcing einiger IT-Bereiche angewiesen sind, um Kosten zu senken: nicht jedes Outsourcing-Projekt spart Geld.

Outsourcing ist ein umstrittenes – wenn auch manchmal wirksames – Mittel, um IT-Kosten zu senken. Unternehmen sparen dadurch Geld, das sie für Services zahlen, die nicht zu ihren Kernkompetenzen zählen, zum Beispiel IT-Infrastruktur-Services. Mit der Übernahme dieser Aufgaben können Outsourcer die Effizienz erhöhen, Security-Risiken reduzieren sowie Aufgaben automatisieren, was wiederum Kostenersparnisse bringt, die die Kunden nie erreichen würden.

Kurios ist allerdings, dass Unternehmen mit Outsourcing nicht automatisch Geld sparen. Als CIO habe ich in den letzten zehn Jahren zwei IT-Outsourcing-Projekte betreut. Beide Outsourcing-Projekte führten am Ende zu höheren Kosten als vorher für die Aufgaben ausgegeben wurden. Wie konnte es dazu kommen?

Um eine Erklärung hierfür zu geben, muss ich kurz das Finanzkonzept vieler Anbieter erläutern: Outsourcer müssen Geschäftskosten sowie Steuern zahlen und gleichzeitig profitabel sein. Die Arbitrage, also die Ausnutzung von Preisunterschieden für gleiche Produkte auf verschiedenen Märkten oder in verschiedenen Branchen, die Outsourcer ansetzen, wird meist nicht einberechnet. Gut verwaltete IT-Abteilungen mit engen Budgets haben aber unterschiedliche Kostenbelastungen, so dass die versprochenen Kosteneinsparungen durch Outsourcing wieder zunichte gemacht werden können.

Spart Outsourcing automatisch Geld?

Um herauszufinden, ob Outsourcing Kosten einspart, müssen Sie eine vergleichbare Kostenbasis etablieren, die in der Regel falsch berechnet ist. Outsourcing-Unternehmen sind anders strukturiert als die eigene IT-Abteilung und die Kosten werden unterschiedlich ermittelt. Hier zwei Beispiele:

  • Eigene IT-Ressourcen müssen meist mehrere Aufgaben abdecken, während Outsourcing-Firmen stark spezialisiert sind. Zum Beispiel unterstützt ein unternehmensinterner Administrator die Anwender, kümmert sich gleichzeitig um Projektarbeit, pflegt E-Mails und muss sich meist noch mit der Security beschäftigen. Ein Outsourcing-Vertrag umfasst demgegenüber nur Service Level Agreements (SLA), die bestimmte Support-Aufgaben abdecken. Die Projektarbeit wird beispielsweise zusätzlich berechnet.
  • Outsourcing-Services umfassen Funktionen, die In-house IT-Abteilungen nicht leisten oder rechtfertigen können. Outsourcer aktualisieren beispielsweise alle fünf Jahre ihre Hardware, während die eigene IT-Abteilung die Lebensdauer des Equipments künstlich verlängern muss und die Hardware deutlich seltener aktualisiert.

Diese Faktoren führen dazu, dass die Kosten für die eigene IT-Abteilung unterbewertet wird, wenn man sie mit den Kosten für den Outsourcer vergleicht. Um einen Vertrag zu bekommen, wird ein Outsourcer immer aktuelle Kosten als Basis vorschlagen, da die Anbieter wissen, dass sie langfristig von Vertragsänderungen oder Zusatzleistungen profitieren.

Anders als interne IT-Kosten wachsen die Outsourcing-Gebühren linear mit der größeren Nachfrage nach Server-, Storage- und Helpdesk-Ressourcen. In meinem aktuellen Unternehmen wachsen zum Beispiel die Server- und Storage-Anforderungen durchschnittlich um 17 Prozent pro Jahr. Wenn man diesen Wert ungeprüft einfließen lässt, würden die Outsourcing-Kosten innerhalb des gleichen Zeitraums wachsen: 17 Prozent pro Jahr entspricht einer Zunahme von insgesamt 87 Prozent für einen Fünf-Jahres-Vertrag.

Outsourcer und Kunde verfolgen gegensätzliche Ziele

Schließlich ist die Ausrichtung des Unternehmens ein Faktor. Wie jedes Geschäft, möchten Outsourcing-Anbieter Geld verdienen, doch sie haben keinen Anreiz, das Geld der Kunden einzusparen. Mehr Umsatz für den Outsourcing-Anbieter ist gleichbedeutend mit mehr Kosten für den Kunden, was heißt, dass Anbieter und Kunde gegensätzliche Ziele verfolgen.

Auch wenn Kosteneinsparungen kein wesentlicher Punkt für Outsourcing sein sollten, Skalierbarkeit, Stabilität und Qualität sind es schon. Interne IT-Abteilungen können nur schwer rechtfertigen, warum sie Upgrades oder Aktualisierungen benötigen, die keinen kurzfristigen Geschäftsnutzen haben. Outsourcing-Anbieter können dies dagegen rechtfertigen, um Risiken zu minimieren.

Interne IT-Abteilungen müssen Ressourcen strecken, um ständig wechselnden Geschäftsprioritäten und begrenzten Mitteln Rechnung zu tragen. Dagegen verfolgen Outsourcing-Anbieter bewährte Methoden und Best Practices. Sie investieren in ihre Infrastruktur mit genügend Spielraum, um zu wachsen.

Die Integration einer Akquisition ist einfacher, wenn die IT-Infrastruktur ausgelagert wird. Kosteneinsparungen durch Outsourcing lassen sich allerdings nur erreichen, wenn beide Seiten gemeinsame Anstrengungen unternehmen, das Volumen der auszulagernden Ressourcen zu verringern. Das lässt sich unter anderem etwa durch das eigenständige Verwalten von Passwörtern, die Konsolidierung der Datenbank-Server, Cloud-Angebote und Datenarchivierung erreichen.

Tatsächlich hat Cloud Computing das Outsourcing-Szenario deutlich verändert, da es nun Servicepakete mit kalkulierbaren monatlichen Kosten und klaren SLAs gibt. Die Verlagerung in die Cloud führt aber ebenfalls nicht immer zu Kosteneinsparungen. Auch hier sollten Unternehmen vorher ihre Ressourcen konsolidieren, rationalisieren und überprüfen. Angetrieben werden sollte dieser Prozess durch die interne IT-Abteilungen, wie dies auch bei traditionelle Outsourcing-Projekten geschieht.

Outsourcing-Anbietern, die sich nicht an den Plänen der Kunden ausrichten können, da sie um ihren Umsatz fürchten, sollten Unternehmen bei der erstbesten Gelegenheit den Rücken kehren. Sind Kunden mit den Dienstleistungen und Kosten ihres Outsources unzufrieden, sollten diese die entsprechenden Ressourcen wieder intern integrieren, um Kosten zu sparen.

Outsourcing-Anbieter, die bereit sind, eine echte Partnerschaft mit ihren Kunden aufzubauen und von kurzfristigen Umsatzversprechen absehen, werden trotzdem profitabel sein, da sie in den Genuss des Skaleneffekts, multipliziert mit dem wachsenden Erfolg ihrer Kunden, kommen. Das ist letztlich auch der Punkt, an dem das Wertversprechen von Outsourcing zum Tragen kommt.

Über den Autor:
Celso Mello ist CIO bei Reliance Home Comfort, einem kanadischen Anbieter von Heiz- und Kühlungssystemen.

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Artikel wurde zuletzt im Oktober 2015 aktualisiert

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