E-Rechnungspflicht: Wie Unternehmen die Umstellung meistern

Welche Unternehmen von der E-Rechnungspflicht betroffen sind

Die E-Rechnung ist Teil des Wachstumschancengesetzes und soll Geschäftsprozesse effizienter, transparenter und weniger fehleranfällig machen. Statt eines einfachen PDFs ist künftig ein strukturiertes XML-Format erforderlich, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Das Gesetz als solches besteht nicht erst seit 2025: Bereits seit 2020 müssen Lieferanten der öffentlichen Hand Rechnungen als sogenannte X-Rechnung einreichen. Dazu gehören unter anderem Bauunternehmer, Energieversorger und IT-Dienstleister, die ihre Services für staatliche Institutionen bereitstellen.

Nun folgt der verpflichtende Umstieg aber auch für den B2B-Sektor​. Seit 2025 müssen alle Unternehmer elektronische Rechnungen empfangen können – für die Ausstellung der E-Rechnung gibt es Ausnahmen und Übergangsfristen bis 2028. Von der Regelung betroffen sind alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmen erbringen. Die Regelung betrifft sowohl kleine, mittlere als auch große Unternehmen – unabhängig von ihrer Rechtsform. Zudem ist die E-Rechnungspflicht branchenübergreifend.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, versendet und empfangen wird. Im Gegensatz dazu steht die PDF-Rechnung, die lediglich eine digitale Kopie eines Papierdokuments ist. Der entscheidende Unterschied liegt also darin, dass eine E-Rechnung als strukturiertes elektronisches Format vorliegt – beispielsweise als XML-Datei. Dadurch kann sie automatisch von Buchhaltungs- und ERP-Systemen verarbeitet werden, ohne dass eine manuelle Erfassung notwendig ist.

Die europäische Norm EN 16931 definiert die Anforderungen an E-Rechnungen und legt fest, welche Daten sie enthalten müssen. Dazu gehören unter anderem die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Lieferdatum, die Steuernummer, die Umsatzsteuer, der Rechnungsbetrag sowie Name und Adresse von Auftraggeber und Auftragnehmer. Ergänzend können weitere Informationen wie Zahlungsbedingungen oder Bestellnummern integriert werden, um den Abgleich mit anderen Geschäftsdokumenten zu erleichtern. Dank der Standardisierung durch die EN 16931 können E-Rechnungen europaweit einheitlich verarbeitet werden. Dies erleichtert nicht nur den Austausch zwischen Unternehmen, sondern auch die Zusammenarbeit mit Behörden und internationalen Geschäftspartnern, indem Prozesse effizienter und transparenter gestaltet werden

Neben dem XML-Format ist auch das ZUGFeRD-Format für die E-Rechnung von Bedeutung. Es kombiniert ein PDF mit einer eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datei. Diese hybride Struktur ermöglicht es, dass die Rechnung sowohl für den Menschen (über das PDF) als auch für Maschinen (über die XML-Datei) lesbar ist. Das ZUGFeRD erleichtert den Austausch und die Verarbeitung von Rechnungen, indem es eine nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme ermöglicht. Das Format ist flexibel, weil es sowohl den gesetzlichen Vorschriften entspricht als auch Rechnungen übersichtlich darstellt.

Strategischer Umgang mit der E-Rechnung: Übergangsfristen optimal nutzen

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt in mehreren Stufen:

• Ab 1. Januar 2025: Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. PDF-Rechnungen sind nur noch mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
• Bis Ende 2026: Die freiwillige Nutzung von PDFs bleibt erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt.
• 2027: Kleinunternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen weiterhin PDFs versenden.
• Ab 2028: Die E-Rechnung wird für alle inländischen B2B-Geschäfte verpflichtend. Nur noch E-Rechnungen nach EN 16931 oder das EDI-Format mit Zustimmung des Empfängers sind zulässig.

Die gestaffelte Einführung der E-Rechnung bietet Unternehmen die Gelegenheit, sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen einzustellen und gleichzeitig die Effizienz ihrer Finanzprozesse zu steigern. Wer die Übergangsfrist gezielt nutzt, kann nicht nur gesetzliche Vorgaben rechtzeitig erfüllen, sondern auch Wettbewerbsvorteile durch optimierte Prozesse sichern. Durch solche automatisierten Prozesse lassen sich Kosten senken, Fehlerquellen minimieren und Rechnungen weitaus schneller verarbeiten. Unternehmen sollten daher jetzt handeln, um reibungslose Prozesse und langfristige Einsparungen sicherzustellen. Die E-Rechnung ist dabei mehr als eine regulatorische Vorgabe – sie ist eine Chance, Finanzprozesse zu modernisieren und Kosten nachhaltig zu senken.

Die Vorteile einer Umstellung sind dabei vielfältig:

• Kostensenkung durch Automatisierung: Digitale Rechnungsprozesse können laut Bitkom bis zu 60 Prozent der Bearbeitungskosten einsparen.
• Fehlerminimierung: Automatische Prüfung von Rechnungsdaten reduziert manuelle Eingabefehler.
• Schnellere Verarbeitung: Durch digitale Arbeitsabläufe lassen sich Rechnungen effizienter prüfen, freigeben und bezahlen.
• Bessere Liquiditätssteuerung: Echtzeit-Daten ermöglichen eine präzisere Finanzplanung.

Damit Unternehmen die Vorteile der E-Rechnung bestmöglich nutzen können, sollten diese die Übergangsfristen strategisch nutzen.

• Frühzeitige Implementierung und Testphase: Unternehmen sollten bereits 2025 mit Pilotprojekten beginnen, um erste Erfahrungen zu sammeln und Prozesse zu optimieren.
• Mitarbeiterschulungen: Die Umstellung auf E-Rechnungen sollte durch gezielte Schulungen begleitet werden, um Akzeptanz und Effizienz zu steigern.
• Integration in bestehende Systeme: Eine nahtlose Anbindung an Buchhaltungs- und ERP-Systeme stellt sicher, dass E-Rechnungen automatisch verarbeitet werden können.
• Strategische Umsatzplanung: Unternehmen mit einem Jahresumsatz nahe der 800.000-Euro-Grenze sollten prüfen, ob eine frühzeitige Umstellung oder eine spätere Anpassung wirtschaftlich sinnvoller ist.

Darüber hinaus lassen sich durch die E-Rechnung langfristig Kosten einsparen. Der Wegfall von Papier, Porto und manuellen Eingaben senkt den Verwaltungsaufwand und ermöglicht eine schnellere Zahlungsabwicklung. Dies optimiert nicht nur die Liquiditätsplanung, sondern senkt auch das Risiko von Zahlungsverzügen. Die Einführung der E-Rechnungspflicht kann somit als Impuls für Unternehmen dienen, ihre digitalen Prozesse zu optimieren und auf moderne, zukunftssichere Softwarelösungen zu setzen. Unternehmen sollten dabei sicherstellen, dass ihre Systeme bereits jetzt E-Rechnungen empfangen können.

Die richtige Software wählen: Funktionen, Kosten und Skalierbarkeit

Die Wahl der richtigen Software ist ein entscheidender Faktor für Unternehmen, um Prozesse effizient zu gestalten und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein leistungsfähiges Tool sollte über Schnittstellen zu bestehenden Buchhaltungssystemen verfügen, Steuerberechnungen automatisieren und automatisierte Berichterstellungsfunktionen bieten. Diese Funktionen erleichtern den Arbeitsalltag und reduzieren den manuellen Aufwand. Neben dem Funktionsumfang spielt ebenso die Benutzerfreundlichkeit eine zentrale Rolle. Eine intuitive Bedienung minimiert Fehlerquellen und sorgt für eine schnelle Einarbeitung der Mitarbeitenden – dadurch können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen.

„Wer die Übergangsfrist gezielt nutzt, kann nicht nur gesetzliche Vorgaben rechtzeitig erfüllen, sondern auch Wettbewerbsvorteile durch optimierte Prozesse sichern. Durch solche automatisierten Prozesse lassen sich Kosten senken, Fehlerquellen minimieren und Rechnungen weitaus schneller verarbeiten.“

Rudolf Vasil, Finatycs

Ebenso entscheidend ist die Skalierbarkeit der Software. Sie sollte in der Lage sein, mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt zu halten, um teure Systemwechsel oder Erweiterungen in der Zukunft zu vermeiden. Wenn die Software flexibel genug ist, um sich an sich verändernde Anforderungen anzupassen, kann dies langfristig Kosten sparen und das Unternehmen effizient unterstützen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Support sowie die Sicherheit der Software. Ein zuverlässiger Kundenservice sorgt dafür, dass bei Problemen oder Fragen schnell und kompetent geholfen wird. Dies minimiert Ausfallzeiten und hilft, Betriebsabläufe aufrechtzuerhalten. Gleichzeitig muss die Software den gesetzlichen Datenschutzanforderungen entsprechen, um sicherzustellen, dass sensible Unternehmensdaten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Zu guter Letzt sollte auch das Preis-Leistungs-Verhältnis gründlich überprüft werden. Die günstigste Lösung ist nicht zwangsläufig die beste Wahl, da sie möglicherweise nicht alle benötigten Funktionen oder den gewünschten Support bietet. Es ist essenziell, die Kosten der Software in Relation zum tatsächlichen Mehrwert zu setzen, den sie dem Unternehmen bringt. Nur so lässt sich sicherstellen, dass es sich um eine nachhaltige Investition handelt, die sowohl in der Gegenwart als auch in der Zukunft von Vorteil ist.

Software: versteckte Kosten vermeiden

Unternehmen sollten bei der Wahl einer Software nicht nur den Anschaffungspreis berücksichtigen, sondern auch mögliche versteckte Kosten im Blick behalten. Ein häufiges Problem sind teure Systemwechsel, wenn die Software nicht flexibel genug ist. Auch eine schlechte Integration mit bestehenden Buchhaltungssystemen kann zu ineffizienten Arbeitsabläufen und zusätzlichem manuellen Aufwand führen, was unvorhergesehene Kosten verursacht. Insbesondere größere Unternehmen sind davon betroffen.

Neben diesen Aspekten können auch Schulungs- und Einarbeitungskosten entstehen, wenn Mitarbeitende auf die neue Software vorbereitet werden müssen. Dies kann vor allem bei komplexen Systemen einen erheblichen Zeit- und Kostenaufwand mit sich bringen und sollte unbedingt berücksichtigt werden. Im Blick behalten sollten Unternehmen ebenfalls die Tatsache, dass zusätzliche Lizenz- und Nutzungsgebühren entstehen, wenn die Anzahl der Nutzer oder der Umfang von verarbeiteten Daten steigt.

Um langfristige finanzielle Belastungen zu vermeiden, sollten Unternehmen daher nicht nur den monatlichen Preis, sondern die Gesamtkosten über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren sorgfältig kalkulieren. So lässt sich der tatsächliche Mehrwert der Software besser einschätzen und unerwartete Ausgaben können vermieden werden.

Fazit: Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil nutzen

Die E-Rechnungspflicht mag auf den ersten Blick wie eine bürokratische Hürde erscheinen, doch sie bietet Unternehmen und staatlichen Behörden enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung. Unternehmen, die die Übergangsfristen gezielt nutzen und in die richtigen Technologien investieren, können nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern sich auch langfristig Wettbewerbsvorteile verschaffen. Durch die Umstellung auf digitale Rechnungsformate lassen sich Kosten senken, Fehler minimieren und die Verarbeitungsgeschwindigkeit erhöhen. Wer den Wandel frühzeitig angeht, stellt sicher, dass seine Finanzprozesse nicht nur den aktuellen Anforderungen entsprechen, sondern auch zukunftssicher und nachhaltig optimiert sind. Die E-Rechnung ist somit mehr als eine gesetzliche Verpflichtung – sie ist eine Chance für eine zukunftsorientierte Finanzstrategie.

Über den Autor:
Rudolf Vasil ist Partner bei der Berliner Unternehmensberatung Finatycs, die sich auf die Optimierung von Finanzprozessen spezialisiert hat. Herr Vasil startet seine berufliche Laufbahn als Accountant bei ProPartners Asset Management in der Slowakei. Anschließend baute er seine Expertise im Bereich Financial Accounting Advisory Services bei EY aus. Seit 2018 ist er Partner bei Fintaycs, wo er Unternehmen mit einem Fokus auf digitale Transformation unterstützt, ihre Rechnungswesen- und Controlling-Abteilungen zu modernisieren und zu optimieren. Mit seiner umfangreichen Erfahrung in der Finanzberatung hilft Herr Vasil seinen Kunden, effiziente und nachhaltige Lösungen zu implementieren, insbesondere durch den Einsatz moderner IT-Systeme wie SAP, um den gesamten Finanzbetrieb zu optimieren.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.