Checkliste für erfolgreiche ECM-Projekte

Viele ECM-Projekte erfüllen die in sie gesetzten Erwartungen nicht. Der Grund ist oft eine ungenügende Vorbereitung. Diese Tipps schaffen Abhilfe.

Systeme für Enterprise Content Management (ECM) versprechen Vorteile wie den schnelleren Zugriff auf bessere Informationen und die Entlastung der Mitarbeiter von langen Suchen und Doppelarbeiten. Doch viele Projekte bleiben hinter den Erwartungen zurück, weil sie nicht sorgfältig vorbereitet wurden.

Systematische Vorbereitung

Eine systematische Vorbereitung des Projekts steigert die Erfolgschancen und den späteren Nutzen von ECM-Systemen. Dies beginnt damit, dass die Projektziele zu Beginn identifiziert und eindeutig formuliert wurden. Die an ihnen orientierte Projektplanung muss die tatsächlich vorhandenen Ressourcen und Zeiten der beteiligten Mitarbeiter klären, um zu einer realistischen Roadmap ohne überraschende Personalprobleme zu gelangen. Die Anforderungsanalyse sollte die bisherige Arbeitsweise der künftigen Nutzer und Abteilungen des ECM-Systems untersuchen und Verbesserungspotenziale identifizieren. Dadurch kann beispielsweise später eine ECM- Client-Software wesentlich gezielter auf die Bedürfnisse und Prozesse der jeweiligen Anwendergruppen abgestimmt werden.

Detaillierten Kriterienkatalog erstellen

Die Ergebnisse der Voruntersuchungen sollten sich in einem detaillierter Kriterienkatalog wiederfinden, der sämtliche anbieterbezogenen, technischen und funktionalen Anforderungen zusammenfasst. Hinzu kommen definierte Soll-Prozesse, welche die geplanten Arbeitsweisen beschreiben und ECM-Projekten bei verschiedenen Fragestellungen Orientierung geben. Diese verbinden die fachlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen in einem konkreten Kontext. Damit sind verschiedene Vorteile verbunden:

  • Das Aufzeigen der Potenziale des ECM für die späteren Anwender.
  • Die Grundlage zur Abschätzung der erforderlichen Dienstleistung durch die Anbieter im Rahmen der Ausschreibung.
  • Die Vorgabe für die spätere Implementierung, als genaue Richtlinie der umzusetzenden Funktionen, Strukturen und Abläufe.

Die Software-Auswahl sollte schrittweise erfolgen. Nach einer ersten Markteingrenzung können sich Grob- und schließlich Detail-Evaluation anschließen. Die technische und funktionale Bewertung der ausgewählten Software-Lösungen wird mit Hilfe eines Lastenhefts (Kriterienkatalog und Soll-Prozesse) erstellt, das sowohl Ausschreibungs- als auch später Vertragsgrundlage ist.

Verhandlung mit dem ECM-Anbieter

Bei der Abfrage der Lizenzkosten sollte eine strukturierte Vorgabe (Preisblatt) der Art und Anzahl der geforderten Client- und Serverkomponenten erfolgen, um so Anbieter mit unterschiedlichen Preismodellen vergleichbar zu machen. Für die Abschätzung der Dienstleistungskosten dienen wie erwähnt die Soll-Prozesse als Basis. Bei der Bewertung der jeweiligen Lösungskonzepte der ECM-Hersteller sind offene Fragen an den Anbieter ein gutes, ergänzendes Mittel, um mehr über die Leistungsfähigkeit des Werkzeugs und die Lösungskompetenz des Software-Unternehmens zu erfahren. Gleiches gilt für Referenzprojekte der Hersteller. Es sollte sich aber bei den Beispielen möglichst um solche handeln, in denen vergleichbare Aufgaben zu bewältigen waren. Ein Branchenvergleich ist hingegen eher zweitrangig im Vergleich zu Praxisinformationen, was andere Anwender mit dem System gemacht haben.

Eine weitere Empfehlung ist es, das ECM-System aufgabenorientiert einzuführen. Nutzer können so direkt erkennen, welche Vorteile die Lösung für sie hat. Ferner ist eine Umsetzung des Gesamtvorhabens in Teilprojekten ratsam. So bleibt das Projekt beherrschbar und es lassen sich schnell erste spürbare Erfolge erzielen.

Mitarbeiter einbinden und aufklären

Angesichts der vielen, hier nur kurz genannten Schritte und Aufgaben eines ECM-Projekts wird klar, dass die Organisation der entscheidende Erfolgsfaktor im Projekt ist. Mitarbeiter sollten so früh wie möglich eingebunden und über die Vorteile einer ECM-Lösung für die tägliche Arbeit aufgeklärt werden:

  • Problemidentifikation: Eingehende Inhalte werden (automatisch) klassifiziert und stoßen ohne ein Zutun der Sachbearbeiter die entsprechenden Verarbeitungsschritte direkt an.
  • Steuerungswissen: Innerhalb der Workflows können Schritte ohne Entscheidungsfreiheit regelbasiert automatisch ablaufen.
  • Unterstützungswissen: Muss der Sachbearbeiter doch eine Eingabe vornehmen, erhält er alle mit der Aufgabe verbundenen Inhalte angezeigt.
  • Kontrollwissen: Unvollständige oder widersprüchliche Angaben im Prozess werden erkannt.
  • Proaktivität: Der Anwender wird automatisch auf diese mangelhaften Angaben hingewiesen.
  • Prozessprotokollierung: Das System kann die Verarbeitung automatisch dokumentieren, um so die Nachweispflichten zu erfüllen.

Alle dies ermöglicht es dem Anwender, einfacher, schneller und besser mit Informationen zu arbeiten.

Klare Verantwortlichkeiten im ECM-Projekt festlegen

Ferner empfiehlt sich der Aufbau eines ECM-Kompetenzzentrums. Wo dies nicht möglich ist, sollte es zumindest einen „Projekt-Kümmerer“ geben. Dieser muss die erforderliche Zeit haben, fachliche Aufgaben zu planen und zu koordinieren, Teilaspekte selbst zu realisieren und insbesondere das erforderliche Wissen über die Möglichkeiten des ECM-Systems und die Anforderungen der Mitarbeiter aufzubauen. Er übernimmt in der Regel als zentrale und koordinierende Stelle im Unternehmen also folgende Aufgaben:

  • Planung der Projektabschnitte,
  • Sammlung der Informationen,
  • Erarbeitung und Anpassung von fachlichen Vorgaben an Strukturen und Prozesse,
  • Abstimmungen mit Geschäftsleitung, Dienstleister und Anwender und
  • Abbildung von Strukturen, Abläufen und Regeln im System.

Fazit

Unternehmen sollten daran denken: „Software haben“ ist nicht gleichzusetzen mit „Software nutzen“! Die Technologie, Funktionalität und die Organisation müssen aufeinander abgestimmt und miteinander verbunden werden. Erfolgreiche ECM-Projekte zeichnen sich entsprechend dadurch aus, dass alle Bereiche richtig kombiniert werden und die Unterstützung des Vorhabens durch die Mitarbeiter gesichert ist.

Über die Autoren: Martin Böhn ist Head of Enterprise Content Management bei BARC, Sabine Kraus ist Analystin ECM bei BARC.

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Artikel wurde zuletzt im September 2013 aktualisiert

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